Подписание бухгалтерских документов (как правильно)

подпись в бухгалтерских документах

Визирование бухгалтерских документов

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать…

Гл. бух и ген.директор подписывают регистры НУ и БУ или достаточно подписи гл. бухгалтера?

Как установите в Приказе об учетной политике. Например: Утвердить следующий перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета: ______________.

(выбрать: должностные лица со ссылкой…Насколько я знаю, сейчас появилось требование подписывать регистры БУ и НУ не только у гл. буха, но и у руководителя.

Во всяком случае нас недавно заставили добавить подпись руководителя во все регистры начиная с января этого года.

Право подписи за главного бухгалтера на время его отсутствия

О возложении обязанностей В связи с производственной необходимостью и на время ежегодного основного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Мельниковой Е. Ю., ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Возложить обязанности и. о. главного бухгалтера с правом подписи

работа в ооо

Приказ оформите! О ведении бухгалтерского и налогового учета. Обязанности по ведению бухгалтерского и налогового учета, подписи финансовых документов возлагаю на себя в связи с отсутствием в штате должности главного бухгалтера.

На основании…конечно можете. напечатайте приказ о возложении обязанностей и все. Вы можете выполнять любые функции и работы, связанные с ведением финансово-хозяйственной деятельности возложив их на руководителя. т.е. Директор — он во всех лицах. А работу…

При нахождении главного бухгалтера в отпуске кто подписывает кассовые документы

На основании приказа о назначении временно исполняющий обязанности главного бухгалтера Образец приказа: В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю: назначить на период с 15 по 30 сентября временно исполняющим…Подписывает его заместитель, согласно приказа о замещении. человек который его заменяет(по приказу),обычно это зам.гл.бухгалтера..

как доказать невиновность?

свидетельскими показаниями о том, что в период такой-то этот человек фактически ходил на работу в др. место. если к конторе сейчас претензии по поводу прошлой деятельности, то и доказать, что в период того, к чеу претензии, он работал в…документы на факт увольнения, отсутствие платежей в фонды, отчетность по среднесписочной (по запросу суда после твоего ходатайства)

можно ли подписывать первичные бухгалтерские документы электронно-цифровой подписью?

Бухгалтерские документы подписываются только от руки, а вот договора, акты, и т.д можно факсимилем и как угодно.Копии на бумажном носителе надо заверять. Подписывать ЭЦП можно если ее можно идентифицировать и созданы необходимые условия для хранения..

Для настроения : Вам хотелось — бы , ставить подпись в бухгалтерских документах под фамилией…ИТОГО ???

Не то слово как хотелось!!! Как вижу ведомость…так эта мысль не выходит из головы! :)Вот всё думаю…может сменить всё таки фамилию. ..

на «ИТОГО» !Лучше Огого!)) Это в категорию «Гороскопы,магия,гадания» с такими желаниями. не-а….зачем мне головная боль….

лучше не формально получать данные суммы — а подпись пущай ставит кто-нить другой….хи-хи Ага, а мы из налоговой! Как, говорите…

Не подскажите чьим решением должен приниматься на работу директор ООО, который является и его учредителем — решением

Решение участника … Где пишем — я, Иванов/Петров/Сидров являясь единственным участником ООО Ромашка Р Е Ш И Л : 1. Обязанности генерального директора ООО Ромашка возлагаю на себя с 09 сентября 2011 года, с правом подписи в банковских и…http://forum.liga.net/kb.asp?tid=76 поищи тут

форма приказа о том,что уполномоченное лицо имеет право подписи бухгалтерских документов

В Налоговом Кодексе в 21 гл. (НДС) не установлено форм приказов, там есть только четкое описание счета-фактуры.Есть там и ссылка о праве подписи. Поэтому придумайте приказ в произвольной форме, ну и почитайте НК 21 гл.Здравствуйте.

Бухгалтерские документы имеет право подписывать либо сам руководитель, либо гл. бухгалтер, и никто иной. Если руководитель не хочет их сам подписывать, и у вас нет гл.бухгалтера, назначти кого -нибудь бухгалтером, пусть даже по…

Надо ли ставить печать?

Списание мат.запасов — хоз. операция. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет…

печать придает документу юридическую силу — она подтверждает подлинность подписи должностного лица, но действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать. Примерный перечень документов, на которые…

Подскажите форму приказа для ООО,чтобы обязанности бухгалтера возложить на гендиректора

Конкретной формы нет, если отсутствует бухгалтер, то пишите: В связи с отсутсвием в штате должности бухгалтера, обязанности бухгалтера возлагаю на себя, как-то так. Приказ о возложении обязанностей В связи с очередным отпуском бухгалтера ООО…В соответствии со ст …Фз о бу принимаю на себя исполнение обязанностей гл бух

Списание денег с р/сч в банке по исполнительному листу.

«О порядке приема и исполнения кредитными организациями, подразделениями расчетной сети Банка России исполнительных документов, предъявляемых взыскателями» Взыскатель вправе представить исполнительный документ непосредственно в банк, в…да можно написать новое заявление. подробнее можно проконсультировать на форуме. «ответ юриста»

чью подпись можно заверять печатью? всем кто ее имеет?

Среди некоторых посетителей проекта бытует мнение, что подпись (любая, чья-то, принадлежащая конкретному лицу) подлежит обязательному заверению печатью (штампом, пломбиром etc.). Это широко распространенное мнение постоянно и периодически…да но заверить может ток юрист

Факсимиле на документах — облегчение руководству или страшное зло бухгалтеру?

Согласно подпункту «ж» пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.

1996 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее…

При получении счет-фактуры от поставщиков — то это зло для бухгалтера, доказывай потом налоговикам не свою вину. Если на договоре или счете, то и черт бы сним. Если на счет-фактуре, то «задница». В соседней организации не приняли к зачету…

Помогите разобраться с отпуском!!!!

Нормативного акта, который определяет, как должны быть написаны заявления — вручную или допускается в напечатенном виде нет. Это совершенно точно.Кроме того, заявления на отпуск вообще не должны писаться — отпуск должен предоставляться…

необходимо смотреть график отпусков (хотя срок его хранения всего 1 год, но может повезет и он сохранился), приказ о предоставлении отпуска должен быть вами подписан, выплата отпускных за 3 дня до начала отпуска, и вообще посмотрте может…

утверждение печати

Ваш внутренний приказ бу иметь силу только для вас. Заказчику он по барабану. Органам Гос власти ещё ниже.

Вы имеете право сделать и зарегистрировать много печатей от основной они будут отличаться номером вместо звездочки (внизу печати) На…Об утверждении формы печати (и штампа).

Аргументируйте буху, что последствий при ее сомнении в печати никаких!

Можно ли верить в неведение госчиновника, если его подопечные, в т. ч. замы мздоимцы?

только идиот в это может поверить.Ясновидящие в отпуске. Все остальное бездоказательные предположения. Лучше за собой следить, нежели за другими. дело даже не в вере. Не исключаю наличие по-настоящему честных министров. Но дело в том, что чем выше пост тем сложнее хапать-ты…

Договор поставки «по факсу». Так работают?

в договоре должно быть прописано согласие на факсимильные подписи . Да, это практикуется. Министерство финансов Российской Федерации ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ ПИСЬМО от 21 августа 2008 года N 03-03-06/1/478 [О…

Если в договоре есть указание на то, что «договор и иные документы, полученные посредством электронной или иной связи, а также подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве…

«то,что лежит на хранении в банке-это вклад,хотя он состоит только из зар.платы «-каким закон.актом это можно подтвердит

Если заработная плата перечисляется сразу на банковский вклад, то необходимо элементарное подтверждение данного факта: бухгалтерскую ведомость либо иной финансовый документ за подписью работодателя. Но если у вас проблемы с приставами и они…Расчетными листками из бухгалтерии и чеками и счетами из магазинов и от сервисных фирм. А что проблемы с налоговой?

нужно ли в трудовом договоре ООО кроме подписи ген.дир. и работника ставить печать организации? Это обязательно?

Конечно, обязательно! договор с работником точно такой же документ, как и договора с клиентами, подрядчиками, поставщиками и другие бухгалтерские документы.

печать, как нотариус, заверяет подпись, ее подлинность и право расписавшегося…печать обязательна. Печать на документе — это не просто фиолетовое пятно. Печать юридического лица ЗАКРЕПЛЯЕТ, то есть УЗАКОНИВАЕТ подпись.

Конечно обязательно, без печати договор недействителен!

Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?Или всё таки надо обязательно прошивать бумажный вариант?

Если у вас в организации движение денежных средств по безналу, тогда достаточно 1 раз в квартал распечатать и прошить кассовую книгу, если расчеты производятся за наличные , то каждый месяц следует распечатывать и прошиватьКассовая книга -первичный документ, обязательно распечатать, подписать и прошить. Кассовую книгу в бумажном виде вести обязательно, прошивать, пронумеровывать и скреплять печатью за подписью ответственный лиц! В принципе, можно, но при…

обязателен ли учет документов на бумажных носителях, если есть электронный учет? ( ООО предприятия)

18. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников…

Император Николай второй в документе отречения от престола расписался карандашом.. Такой документ имеет юридическую силу?

Да, тогда не было регламента чем расписыватьсяНу вообще после отречения Николая на трон взошел его брат Михаил, но поскольку испуг был сильный ( не было охраны для дебилов) тот сразу ушел . Имеет. Законом не определяется пишущий материал. Есть большие сомнения в том он ли подписал этот…

Переход на электронный документооборот

Если есть электронный ключ, документ можно подписать в MS Office 2007. В более новых версиях для подписания документов необходимо приобрести дополнительный программный модуль. На бумаге ничего дублировать не нужно. Была статья на Главбухе с…

Факсимильная подпись счет-фактуры и ТН от постащика? Это ошибка? спасибо

Бывает, что в счете-фактуре, полученном от поставщика, вместо подписей стоят их факсимильные воспроизведения (оттиск, печать на принтере и т. д.). Ошибка это или нет? Да, ошибка. Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит: счет-фактура подписывается…

Читайте также:  Налоги на корову и домашний скот: история налога

Организация приняла к вычету НДС, предъявленный одним из ее поставщиков, несмотря на то, что подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах были выполнены с помощью факсимиле. Налоговая инспекция отказала компании в вычете по…

Передача своих полномочий другому лицу

Приказ прям по тексту Вашего вопроса: «Назначить на должность и.о. ген. директора …Ф.И.О….

с правом подписи всех необходимых документов (в том числе документов бухгалтерской, налоговой отчётности, а также подписи финансовых (банковских…

Да очень просто, взять это все и прописать в Приказе, а приказ оформитьт по соответствующей форме. Только всей форме, как внесение изменений. Приказ учредителей,нотариус, налоговая, банк. передачу полномочий лицом, осуществляющим функции…

Ребят, что такое электронная печать?

Иначе она называется «электронная подпись» и активно вводится сейчас в обиход. Электронная подпись мощное средство контроля подлинности информации в электронном виде, обеспечения целостности электронных данных, подтверждения их авторства и…

Это программа для подписи типа важных документов, преимущественно бухгалтерский и конкурсных документов. Это некий кодированный ключ который подтверждает, что отправитель не бот, не вор, а физическое лицо, действующее на основании…

Обязана ли компания продать свой товар?

ПУБЛИЧНАЯ ОФЕРТА адресованное неопределенному кругу лиц содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто…Нет.

На сайте и в листовках должен быть указан срок действия этого предложения (публичная аферта). Очень интересный вопрос. Меня лично учили что обязана продать по цене на сайте. не по листовке. Но на деле ни для кого не секрет что по плохой…

Несколько вопросов

1. Что означает «Приходный кассовый ордер»? Это эквивалент чека? — документ для прихода наличности 2.

Что такое ОКУД? -Общероссийский классификатор Управленческой Документации 3, Что такое ДЕБЕТ и что такое КРЕДИТ? Я вроде как кредит не брал…

ты хочешь поговорить об этом??? открой учебник по бухучету — там есть ответы на все твои вопросы нужно всего-лишь немного погуглить… неполенитесь… и все узнаете друг да ты походу вместе с волосами и мозг сбрил Все в приходном ордере…

Люди!!!Хелп!!!Объясните мне пожалуйста как работать с актами сверок…объясните мне по человечески, не бухгалтерскими сл

По дебету — это суммы, которые вы оплатили, а по кредиту — это то, что вы должны оплатить. В идеале они совпадают, тогда задолженность отсутствует. Если нет, то сравните цифры, тогда поймете, кто кому должен. Удачи! 🙂 То, что у Вас по…

Обязательно ли наличие второй подписи в банковской карточке , если в штате организации есть главбух?

На основании п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской

Источник: http://klubadvokatov.ru/podpis_v_buhgalterskih_dokumentah.html

Как подшивать бухгалтерские документы

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

  1. Штатное расписание.
  2. Приказы для общего состава.
  3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

  1. Накладные.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Путевые листы.
  4. Счета-фактуры.
  5. Акты выполненных работ.
  6. Кассовые книги.
  7. Ведомости о зарплате.
  8. Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

  1. Ставится номер в правом верхнем углу.
  2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
  4. Тома дела нумеруются по отдельности.
  5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

  1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
  2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
  3. Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

  1. Название предприятия.
  2. Название подразделения.
  3. Индекс.
  4. Заголовок.
  5. Срок хранения.
  6. Номер тома.
  7. Дата изготовления прошивки.
  8. Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

  1. Количество листов.
  2. Особенности вложенных документов.
  3. ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.
Читайте также:  Проводки по реформации баланса: этапы, сроки проведения в 2018

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

Источник:

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Как правильно сшивать документы ниткой?

Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность.

Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров.

Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Какие документы сшивают в делопроизводстве?

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

Оформление документов для налоговой

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Источник: http://novpedkolledg2.ru/bez-rubriki/kak-podshivat-buhgalterskie-dokumenty.html

Оформление подписи в документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно (!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Читайте также:  Удержание алиментов из зарплаты сотрудника: основания, порядок действий бухгалтера удержание алиментов из зарплаты сотрудника

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

  • Поступившие от кого-либо;
  • Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.

Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда — это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Источник: http://buhgalterov.ru/dokument/pervichnaya-dokumentatsiya.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector