Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец

Инструкция по заполнению трудовых книжекГлавная » Персонал » Трудовая книжка » Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

  • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
  • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
  • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Содержание записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
  • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
  • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
  • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

  1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
  4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

(2

Источник: https://ktovdele.ru/trudovaya-knizhka.html

Заполнение трудовых книжек по инструкции — рассмотрим правила

Трудовая книжка — главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО — обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании — в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень — высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения — ее пишут или полностью цифрами, или так — число и год цифрами, месяц — словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя — необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк — красивым и эстетичным, буквы и цифры — не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос — какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет — позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное — чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

к содержанию ↑

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист — с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг — внесение информации в раздел с записями о работе.
  3. Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

    Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  4. Следующий шаг — вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 — «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 — самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу — это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее — его номер, и точную дату — цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  • сначала — номер, под которым оформляется запись, цифрами — непосредственно дата поощрения;
  • вид поощрительных действий — к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  • документ, обосновывающий поощрение — приказы, постановления.

к содержанию ↑

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

  1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.

  2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа — запись под номером (указать его) считать недействительной.

  4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
  2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация — запись с устраненной ошибкой;
  4. вносится дата именно исправления;
  5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.
Читайте также:  Налог на прибыль бюджетных учреждений в 2018: порядок и сроки уплаты, проводки

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

  • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  • ставят подпись руководителя, штамп.

к содержанию ↑

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого — новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

к содержанию ↑

Как сделать выписку из книжки?

Выписка — это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например — копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  1. Если она составляется вручную — на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  3. Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

  4. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  5. Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  6. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту — приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

к содержанию ↑

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа — контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  1. на страницах ставятся номера;
  2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

к содержанию ↑

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  • пишется номер с учетом требований хронологии;
  • в графе 2 надо поставить дату увольнения — только цифрами;
  • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание — статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  • в последней графе пишут распорядительный акт;
  • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется — так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

к содержанию ↑

Индивидуальный предприниматель — нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям.

к содержанию ↑

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

  • вписывается полное название учреждения;
  • пишется номер по порядку в графе 1;
  • ставится дата цифрами;
  • производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название — директор, гендиректор;
  • в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.

к содержанию ↑

По совместительству

Занесение информации в книжку при совместительстве — еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно. Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки

Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

  • на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
  • пишутся все данные для титульного листа;
  • на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий — сколько лет, месяцев и дней;
  • заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой — смотрите видео:

Источник: http://bizakon.ru/kadry/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Полная инструкция по заполнению трудовых книжек

Между работодателями и работниками существуют трудовые отношения, закрепленные в документальном порядке. Сотрудничество сторон регулируется законодательством РФ. Права и обязанности, партнерские отношения, характер деятельности находят свое отражение в трудовом договоре.

При этом информация о стаже работника, его продолжительности, качестве, занимаемой им должности и все передвижения по карьерной лестнице заносятся  в трудовую книжку.

Предназначение документа

Документ строгой отчетности необходим для:

  • отображения фактической деятельности специалиста;
  • информирования владельца фирмы о причине ухода с прежнего места работы и стаже, а так же о существующих выговорах и награждениях, если таковые имеются;
  • реализации имеющихся прав на пенсию в будущем.

Как заполнить трудовую книжку: основные правила

В независимости от того, какие совершаются действия в отношении работника, в организации делопроизводитель вносит все изменения в книжку специалиста.

Бланк для учета трудового стажа оформляется в течение 7 дней со дня приема на работу, но не позднее. В том случае, если гражданин проработал на предприятии более 5 дней, то она считается постоянной.

Если сотрудник также числится в штате другой организации, то сведения о совмещении вносятся с его согласия и на основании официальных документов.

Данный бланк является документом строгой отечности, в котором должны содержаться следующие сведения:

  1. Информация о зачислении в штат предприятия.
  2. Передвижения по карьерной лестнице.
  3. Служба в рядах вооруженных сил и других государственных структурах.
  4. Сведения о награждениях, повышении квалификации, выговорах.
  5. Даты увольнений сотрудника и причины.

О заполнении трудовой книжки можно узнать из видео.

Основные рекомендации при заполнении бланка

На основании постановления Правительства России установлены правила, которые необходимо неукоснительно соблюдать при внесении новой информации в документы, отражающие стаж их владельца:

  1. Все записи вносятся ручкой с чернилами синего или черного оттенка, при этом сокращения запрещены.

    Сведения имеют свой номер по порядку, согласно разделу.

  2. На титульном листе прописываются данные паспорта владельца.
  3. Изменения, происходящие на протяжении всего периода работы специалиста, заносятся в бланк не позднее недели после издания приказа директора.

    В случае увольнения сотрудника сведения об этом записываются в последний день его работы на основании приказа.

В документе не отображается информация о ежемесячных премированиях.

Инструкция заполнения трудовых книжек в 2016 году

Первый титульный лист содержит общую информацию о владельце документа, в том числе и сведения о его образовании. Если специалист по каким-либо причинам сменил фамилию, отчество или имя, то старое аккуратно зачеркивается, а новое указывается рядом.

После внесения всех данных проставляется дата и заверяется подписью владельца бланка и работодателя, а также печатью фирмы.

Вносим сведения о работе

Прописывается полное наименование предприятия с расшифровкой аббревиатуры, далее указывается:

  1. Дата устройства на работу, которая должна располагаться в своей колонке, но сразу же после строки с названием компании работодателя. Пропускать строки между записями запрещено.
  2. Далее в 3-ю графу, после даты идет информация о занимаемой должности, на которую был принят специалист, и название структурного подразделения.
  3. В 4-ой графе проставляется дата и номер, приказа о зачислении сотрудника в штат организации. Вся информация, должна быть указана в одной строке.

При освобождении должности работником предприятия принцип заполнения практически тот же. Одно отличие – в 3-ей графе указывается причина увольнения на основании существующего ТК РФ.

Скачать инструкцию по заполнению трудовых книжек в 2016 году

Трудовая книжка – важный документ, утрата которого грозит потерей сведений о стаже ее владельца.

Кроме того, ее можно отдавать только на руки владельцу и то после его увольнения, до этого она хранится в отделе кадров и ответственность за нее несет делопроизводитель.

При оформлении титульного листа необходимо все личные данные внести корректно. Ведь именно эти сведения важны для книжки, которые сверяются с паспортными данными владельца, для определения ее принадлежности.

Допущенные ошибки при заполнении бланка могут привести к дальнейшим проблемам, не только самим специалистам, но и работникам кадров.

Об исправлении ошибок в трудовой книжке узнайте из видео.

Читайте также:  Оспаривание ликвидации юридического лица кредитором

Читайте также!  Увольнение за несоответствие занимаемой должности

Источник: http://vesbiz.ru/personal/instrukciya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Основную часть своей жизни здоровые физически и психологически люди, реализуя свой потенциал, трудятся на благо общества, обеспечивая при этом себя и своих близких материально.

Каждый человек имеет право на получение от государства пенсии, в зависимости от сферы своей деятельности:

  • отработав до определенного возраста;
  • имея необходимый трудовой стаж, если трудились в тяжелых и опасных для жизни и здоровья условиях, получив льготы по выходу на заслуженный отдых раньше достижения пенсионного возраста.

Для назначения пенсионных выплат одним из основных документов является именно трудовая книжка.

Ее отсутствие не играет роли лишь для назначения социальной выплаты, если инвалидом признается ребенок.

Во всех других ситуациях:

  • случился несчастный случай и работник, получив трудовое увечье, группу инвалидности со стойкой утратой трудоспособности;
  • в результате аварии на производстве, работник погиб и остались несовершеннолетние дети или другие лица, находившиеся при жизни на его иждивении, имеющие право на пенсию по потере кормильца;
  • при наличии льготного стажа по профессиям, определенным российским законодательством или отработав в районах Крайнего Севера и аналогичных по климатическим условиям районах, на подземных работах и в карьерных разработках и прочее;
  • по достижению женщинами 55 лет, мужчинами 60 лет,

для назначения пенсионного обеспечения, главным документом, подтверждающим стаж, является именно трудовая книжка.

Подтверждение трудового стажа и сферы деятельности человека оказывает существенное влияние также на размер пенсионных выплат.

Поэтому очень важно грамотное заполнение трудовой книжки.

В противном случае, при сборе документов могут возникнуть определенные сложности.

Так, например, если будет обнаружено, что допущены ошибки в персональных данных человека, придется обращаться на предприятие, если оно к тому времени еще функционирует, с которого начиналась трудовая деятельность для внесения исправлений.

В случае, когда организации уже нет как юридического лица к моменту, когда вы получили право на оформление пенсионных выплат, нужно будет

ходить по судебным инстанциям, доказывая, что трудовая книжка принадлежит именно вам, что довольно затяжная волокита, занимающая много времени и само собой выматывает любого человека морально и физически.

То же самое, если в сведениях о работе будут выявлены ошибки и несоответствия, нужно будет обращаться на предприятие, на котором работали в тот момент, для внесения изменений.

Вполне возможно, что эта организация находится за сотни километров от места жительства в настоящий момент, ведь за годы жизни можно поменять не только работу, но и города, а порой и страны, пока найти свою обитель. Запросы о предоставлении всевозможных справок, письменные переписки, необходимость поднимать архивные данные, занимают довольно много времени.

Вам придется приложить немало моральных усилий, чтобы доказать что действительно имеете право на пенсию по льготному стажу, либо по возрасту, также при переводах на другую работу с существенными изменениями условий труда и заработной платы, что непосредственно влияет на размер назначенной пенсии.

Трудовая книжка, заполненная изначально правильно – важный фактор оформления всех положенных пенсионных выплат без нервотрепки и промедлений.

На любом предприятии (в организации), именно руководитель отвечает за правильное ведение и своевременное сделанные записи в трудовую книжку обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью (п. 45 Правил ведения трудовых книжек).

При этом работодатель вправе издать приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за ведение и учет трудовой документации.

Обычно в организациях создана кадровая служба.

Если фирма имеет несколько сотрудников, может и не быть отдела кадров. Приказом руководитель имеет право назначить любого сотрудника отвечать за ведение трудовой документации (от главного бухгалтера до простого секретаря).

Статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает выдачу трудовой книжки человеку, устраивающемуся впервые на работу.

Обязанность работодателя оформить новый бланк трудовой книжки молодому сотруднику, или человеку, имевшему уже ранее трудовой опыт, но в силу различных обстоятельств (кража, пожар, потоп) утерявшему трудовую книжку, по его заявлению.

Ни в коем случае нельзя вновь принятого сотрудника принуждать принести бланк трудовой книжки, так как они относятся к документам строгой отчетности и получаются на предприятие в количестве экземпляров, зависящих от текучести кадров.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Государственной Думой РФ в декабре 2001 года Г был принят Федеральный закон, одобренный Советом Федерации № 197 – ФЗ, вступивший в силу 30 декабря 2001 года и регулирующий отношения, споры, возникающие в процессе трудовой деятельности между работодателем и наемными работниками.

За эти голы неоднократно вносились изменения и дополнения, корректирующие отдельные нормы законодательства в процессе изменений, происходящих в обществе.

В настоящее время ТК РФ действует на законодательной основе с последними вступившими в силу изменениями и дополнениями от 3 октября 2016 года.

Статьей 66 основного законодательного акта о труде определено, что трудовая книжка является главным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Второй частью этой же статьи установлен порядок ведения и хранения этого документа в соответствии с уполномоченным правительством органом исполнительной власти.

16 апреля 2003 года Постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» (на сегодня действует в редакции от 19 мая 2008 года), были введены Правила как правильно необходимо вести и хранить трудовые книжки на предприятии, где и в какой форме должны изготавливаться бланки и в каком порядке обеспечиваться ними работодатели.

Пунктом 13 вышеуказанных Правил определено, что трудовые книжки должны заполняться в порядке, утвержденном Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

10 октября 2003 года вышло Постановление Министерства труда «О трудовых книжках» и была введена в действие Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек.

Благодаря этой Инструкции, даже начинающие работники кадровой службы, могут найти ответы на все возникающие вопросы при ведении записей в трудовые книжки сотрудников организации.

В случае необходимости внесения изменений и исправлений в связанные с трудовой деятельностью работника записи также необходимо обратиться к нормам, прописанным в Инструкции.

При нарушении правил ведения трудовых книжек ответственные лица привлекаются к административной ответственности согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Предусмотрена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Отсутствие учета на предприятие движения трудовых книжек, а также прихода и расхода бланков трудовых книжек и вкладышей к ним считается серьезным нарушением, за которые предусмотрена административная ответственность:

  • наложение штрафа;
  • когда ответственное лицо ранее уже привлекалось к административной ответственности за аналогичные нарушения, возможно отстранение от работы на срок от одного до трех лет.

Задержки выдачи трудовых книжек при расчете, внесения неправильных данных об основаниях увольнения работника, может повлечь за собой судебные разбирательства, взыскание морального ущерба, нанесенного работнику.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает возможность вынесения предупреждения, в случае незначительного нарушения выявленного при ведении трудовых книжек и наложения штрафа:

  • на физических лиц в размере от 1 до 3 минимальных заработных плат;
  • на должностное лицо организации от 3 до 5 минимальных размеров зарплаты.

Пошаговый порядок заполнения трудовой книжки

1. Прежде всего, общими положениями инструкции определены правила заполнения трудовых книжек:

  • применение для ведения записей только арабских цифр;
  • неиспользование сокращений;
  • записи должна вестись только чернилами привычного для письма цвета (синего, фиолетового или черного);
  • не допускается черкания, подтирания ластиком, наведения сверху написанного слова других букв;
  • в случае обнаружения описки или ошибки в написанном тексте записи в сведениях о работе, вносится уточнение, что запись за определенным порядковым номером признается недействительной и записывается ниже правильная формулировка;
  • при увольнении, признанном впоследствии незаконным и восстановлении работника в прежней должности, по его желанию возможна выдача дубликата трудовой книжки.

Все записи, кроме последней об увольнении и восстановлении на работе переносятся в новый бланк с обязательным указанием на титульной странице номера первоначально выданной трудовой книжки.

2. Во втором пункте инструкции уделено внимание правильному заполнению сведений о работнике, которые отражены на первой титульной странице трудовой книжки.

Все персональные данные, начиная от имени, отчества и фамилии работника вносятся только на основании представленных документов при приеме на работу:

  • паспорта (любого другого документа, удостоверяющего личность);
  • аттестата об окончании школы, дипломов и другой документации о полученном образовании и специальности, квалификации;
  • дата заполнение трудовой книжки может не совпадать с датой приема на работу, поскольку работодателю разрешается заносить записи о работе по истечению пяти дней от момента, как новый сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Проверив визуально заполненные о себе сведения, владелец трудовой книжки должен поставить личную подпись, после чего расписывается должностное лицо ответственное за ведение трудовых книжек и ставится печать организации.

Если обнаружена ошибка в новой трудовой книжке на титульной странице, бланк нужно аннулировать и выписать новую книжку.

При необходимости внесения изменений в процессе трудовой деятельности (смены фамилии, данных об образовании, полученной специальности), запись, которую нужно откорректировать перечеркивается одной чертой, рядом пишется уточнение и на внутренней стороне обложки записывается номер и дата документа, на основании какого внесены изменения.

3. В третьей части описаны правила заполнения сведений о работе.

При приеме на работу вначале должно быть записано название организации без сокращений и аббревиатура.

На следующей строке после этого указывается порядковый номер записи, дата, когда человека принимают на работу (переводят на другую должность), сами сведения о работе и основания по которым человека приняли на работу, уволили или перевели на другую должность.

Читайте также:  Курортный сбор с 1 мая 2018 года

Обязательно указывается номер приказа и дата его издания.

В том случае, если за время трудовой деятельности вносятся изменения в квалификационные справочники или штатное расписание организации, сведения доводятся до сотрудников.

После издания приказа по предприятию, вносятся изменения в трудовые книжки.

Получение другой специальности или профессии должно быть также отражено следующей по нумерации записью.

Аналогично при повышении разряда, категории по специальности, это должно быть зафиксировано в трудовой книжке.

Если сотрудник имеет работу по совместительству, запись об этом трудовой книжке может по его желанию заноситься по основному месту работы при предоставлении соответствующего приказа с предприятия, где он подрабатывает в свободное от основной трудовой деятельности время.

При различных реорганизациях предприятия, изменении наименования, записывается отдельная строка в графе, где обычно вносят сведения о работе с новым названием предприятия и основанием его переименования (номер и дата приказа).

Если сотрудник отбывал наказание за совершенное преступление в виде исправительных работ, этот период не включается в трудовой стаж.

Для выделения этого срока также заносят соответствующую запись с указанием четкого периода, не засчитываемого в непрерывный стаж со ссылкой на распоряжение или решение работодателя с указанием номера и даты.

Восстанавливается непрерывный стаж аналогично.

4. Часть четвертая уделяет внимание заполнению сведений о награждении работника за высокие показатели и другие достижения в работе.

Здесь также обязательно должно быть указано название организации, дата, причины награждения, сам вид поощрения, и как основание номер и дата приказа.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вписывается.

5. Следующая, пятая часть рассматривает все нюансы при занесении записей в трудовую книжку при увольнениях по разным причинам.

Основным для всех случаев является указание даты последнего рабочего дня, как даты увольнения.

В сведениях о работе указывается причина увольнения со ссылкой на нормы трудового законодательства и в точной формулировке, совпадающей с ТК РФ.

Также как основание должны быть прописаны номер и дата издания приказа.

Если работник увольняется по собственному желанию, аргументируя причины, согласно которым законодательство предоставляет льготы, это должно быть отражено в записи трудовой книжки.

6. По аналогии ведения записей приема на работу и увольнения в шестой части инструкции более детально рассмотрены случае увольнения работника по переводу в другую организацию или выборную должность.

7. Заключительная седьмая часть инструкции концентрирует внимание на особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Здесь самым важным моментом является то, что со слов записи сделаны быть не могут.

Только при наличии подтверждающих документов о стаже с предыдущих мест работы, работодатель может внести данные в новый бланк трудовой книжки.

Основанием для внесения записей являются только представленные работником документы.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/instrukciya-po-zapolneniyu-trudovyx-knizhek/

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Коротко: При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016  г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

  • Информация о приеме на работу.
  • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
  • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
  • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
  • Повышение квалификации или получение наград.
  • Увольнение работника.

 Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

  • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
  • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
  • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

  • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
  • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
  • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
  • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
  • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
  • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
  • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» — это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

  • Дата и номер внесения записи цифрами.
  • Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
  • Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

  • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
  • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

  • Обязательный номер записи по очередности.
  • Дата официального перевода простыми цифрами.
  • В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
  • Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

  • Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
  • Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
  • Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

  • На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
  • На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г. 

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

  • Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
  • Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
  • Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
  • Ведомости о зарплате.
  • Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
  • Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано:

Источник: http://MoneyMakerFactory.ru/spravochnik/zapolnenie-trudovyih-knijek/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector