Восстановление кадрового учета (порядок проверки если учет не вели)

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Восстановление кадрового учета (порядок проверки если учет не вели)

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Восстановление кадрового учета

Компания «НЛ Консалтинг» предлагает услуги по восстановлению кадрового учета в Москве и области. Таким образом, вы минимизируете риски, существенно сэкономите свои деньги и время.

Восстановление кадрового учета — это не самая быстрая и приятная процедура, поскольку она сопряжена с дополнительными расходами, которых можно было бы избежать при правильной организации и управлении предприятием.

К сожалению, отказаться от такого мероприятия также нельзя. Ведь это может повлечь за собой серьезные последствия в виде штрафных санкций со стороны контролирующих госорганов.

Игнорирование проблемы опасно неэффективной организацией работы предприятия.

Когда нужно провести восстановление кадрового учета?

  • Утеря соответствующей документации.
  • Обнаружение ошибок в отчетах прошлых периодов.
  • Отсутствие ведения учета из-за некомпетентности предыдущего руководства либо ответственных лиц.
  • Частичная либо полная смена штата сотрудников.

Как проводится восстановление кадрового учета?

В первую очередь вам нужно связаться со специалистами «НЛ Консалтинг». Для этого достаточно оставить заявку на сайте или позвонить по одному из указанных номеров.

Мы расскажем о том, как будет проводиться восстановление кадрового учета, какие документы потребуются, сколько будет стоить услуга для вашей организации и т. д. Если клиент согласен со всеми условиями сотрудничества, заключается договор о предоставлении услуг.

В соответствии с этим документом и требованиями российского законодательства принимаются нужные меры по устранению имеющихся ошибок.

Восстановление кадрового учета осуществляется в несколько этапов:

  1. Проведение детального кадрового аудита предприятия. Оценивается объем работ, которые нужно выполнить для восстановления учета. По итогам проверки выявляются ошибки, отсутствующие документы и акты.
  2. Исправление имеющихся и подготовка недостающих документов. Восстановление кадрового учета подразумевает составление новых регламентов по управлению сотрудниками, разработку локальных нормативных актов, усовершенствование шаблонов приказов, актов, уведомлений, соглашений и трудовых договоров. В последнюю очередь исправляются документы, связанные с охраной труда.
  3. Консультирование сотрудников по вопросам оформления документации. Это необходимо для того, чтобы избежать ошибок в будущем. После восстановления кадрового учета его ведение также можно передать на аутсорсинг специалистам «НЛ Консалтинг». Благодаря этому вы сэкономите собственные силы и деньги организации.

Стоимость восстановления кадрового учета зависит от объема предстоящей работы. Чем больше нужно времени, тем дороже услуга. Если компания имеет минимальное число документов, восстановление кадрового учета обойдется в 15 000 рублей. Уточнить тарифы на услуги «НЛ Консалтинг» можно у наших специалистов.

Что получит клиент после восстановления кадрового учета?

После восстановления кадрового учета клиент получает отчет о проделанной работе и полный комплект исправленных документов:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • документы, которые устанавливают порядок обработки персональных данных сотрудников;
  • график отпусков;
  • график сменности (при сменной работе);
  • табель учета рабочего времени;
  • правила и инструкции по охране труда;
  • приказы о назначении сотрудников;
  • приказы об увольнении сотрудников;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки сотрудников и др.

Почему восстановление кадрового учета лучше доверить нам?

Некоторые руководители занимаются восстановлением кадрового учета самостоятельно. Они тратят уйму времени и сил, но так и не получают желаемого результата. Также руководство предприятий долго пытаются найти хороших специалистов и организовать отдел кадров.

К сожалению, сделать это не так-то просто. К тому же придется выплачивать заработную плату, делать отчисления в фонды, покупать канцелярские принадлежности, специализированное программное обеспечение и оборудование, арендовать дополнительные помещения и т. д.

Именно поэтому восстановление кадрового учета лучше передать на аутсорсинг.

Наши преимущества:

  • безупречная репутация и большой опыт работы;
  • профессиональный подход к выполнению поставленных задач;
  • индивидуальная работа с каждым клиентом;
  • приемлемые расценки на все услуги;
  • существенная экономия времени и денежных средств;
  • минимизация рисков, которые связаны с получением штрафов от проверяющих органов.
Читайте также:  Можно ли удержать алименты из материальной помощи можно ли удержать алименты из материальной помощи

Более подробную информацию о восстановлении кадрового учета можно получить по телефону +7 (499) 737-89-17.

Источник: http://nl-consalting.ru/vostanovlenie-kadrovogo-ucheta.html

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала.

Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ.

Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать. Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации.

Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел.

Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании.

Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

  1. Формирование личных дел, учетных карточек личного состава организации.
  2. Оформление приказов или других необходимых документов представляемых в расчетный отдел для начисления заработной платы, премии, различных бонусов и поощрений.
  3. Контроль над соблюдением рабочего графика, контроль фактически отработанного работником времени с составлением табеля.
  4. Формирование штатного расписания компании.
  5. Заполнение листков нетрудоспособности.
  6. Оформление и предоставление периодической отчетности в налоговые и другие органы.
  7. Составление приказов, связанных с любым перемещением сотрудников: прием на работу, увольнение и другое.
  8. Выдача справок, заявлений по месту требования.
  9. Формирование графика отпусков, контроль над их соблюдением.
  10. Подготовка и участие в аттестации трудящихся.
  11. Ведение кадрового документооборота в соответствии с существующим законодательством.

Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

Пошаговая инструкция организации учета с нуля

При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота.

Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

  1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
  2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
  3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
  4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
  5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
  6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
  7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия. За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Необходимые документы

Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

Существует перечень рекомендованных, но не обязательных для использования документов.

На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют оформление всех трудовых отношений внутри организации: прием и увольнение, заключение трудовых договоров, решение споров. Опираясь на него, формируются должностные обязанности трудящихся, их рабочий график с четко указанным временем работы и перерыва. Наличие правил обязательно по КЗОТу;
  • штатное расписание. Устанавливает численность персонала, отражает структуру предприятия. В нем перечислены все имеющиеся должности и соответствующие оклады и надбавки. Из штатного расписания можно получить информацию об имеющихся вакансиях. Расписание вступает в силу после подписания руководителем или уполномоченным им органом;
  • трудовой договор. Данный документ четко определяет все трудовые взаимоотношения между нанимателем и штатными единицами. В нем четко прописываются должностные обязанности работника, права и обязанности сторон и общие положения. Содержание трудового контракта должно полностью соответствовать требованиям ТК РФ ст. 56;
  • личные карточки. Данный документ отражает всю информацию о сотруднике. Его можно еще назвать личным делом. Четких законодательных установок о правилах ведения личных дел нет. Главное, что в карточку должна вноситься вся информация о передвижении, отпуске, поощрениях трудящегося и тому подобное. Дело формируется за счет анкетных данных, фотографий и копий сопроводительных документов;
  • приказы, связанные с приемом, увольнением или переводом на другую работу, предоставлением отпуска;
  • график отпусков. Составляется с учетом пожелания сотрудников, мнения профсоюзной организации и прав, имеющихся у отдельных категорий трудящихся;
  • табель учета рабочего времени. Оформляется для контроля за фактически отработанным временем каждого сотрудника. Особенно он актуален для работников с гибким графиком;
  • трудовые книжки. В них фиксируется общий рабочий стаж человека. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, она должна предъявляется трудящимся при преступлении на работу. Трудовые книжки хранятся и заполняются в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством Труда РФ;
  • приказы по охране труда;
  • положение о защите персональных данных. Данное требование закона очень часто нарушается работодателем. Обязательное наличие положения определено в федеральном законодательстве и трудовом кодексе.

К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

Восстановление кадрового учета

Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

  • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
  • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
  • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать.  Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

Восстановление проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
  2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
  3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
  4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
  5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
  6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
  7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
  8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
  9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.
Читайте также:  Модернизация основных средств: проводки, документальное оформление

Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

Начинать следует с восстановления трудовых договоров. Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом.

В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации.

Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП).

То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

  • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
  • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
  • использование платных интернет-сервисов.

За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность.

Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

  • в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
  • в фонде социального страхования в течение 10 дней.

Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

Программы, помогающие вести кадровый учет

Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя. Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры». Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом:

  • Корс-Кадры;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел Кадров;
  • Сотрудники предприятия и прочие.

Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов. Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/uchet-s-nulya.html

Восстановление кадрового учета

Застраховать себя от неприятных последствий грядущих проверок, оценить работу собственной службы кадров и просто привести кадровое дело в вашей Компании в соответствие с требованиями Трудового Кодекса РФ поможет профессиональное восстановление кадрового делопроизводства.

Восстановление учета — предосторожность или необходимость?

Неправильное, небрежное или несвоевременное ведение кадрового дела может привести к весьма печальным последствиям, как для руководства Компании, так и для всего предприятия в целом.

Чаще всего вопрос о восстановлении кадровой документации ставится в следующих случаях:

  1. Ожидается плановая или внеплановая проверка соответствия ведения кадрового дела требованиям трудового законодательства со стороны органов Прокуратуры или Рострудинспекции. Внеплановая проверка может стать следствием претензий персонала Компании, недовольного руководством или условиями труда.

    Так или иначе, услуги профессионалов по подготовке и восстановлению кадровых документов (в том числе бесследно исчезнувших) являются гарантией защиты вашего предприятия от всевозможных претензий, штрафов и административных санкций.

  2. Халатное отношение, отсутствие надлежащего и своевременного оформления трудовых договоров и книжек, другой кадровой документации, ведет к путанице с начислением зарплаты и учетом отпускных, неразберихе с должностными инструкциями и полному хаосу в работе всей Компании.

    В данном случае услуга полного восстановления кадрового делопроизводства поможет избавиться от беспорядка и вернуть нормальный режим работы предприятия.

  3. Если восстановление кадровой документации предприятия собственными силами невозможно, либо кадровая служба, по мнению руководства, нуждается в проверке независимыми специалистами, значит, пришла пора обратиться в МОСЮРГАРАНТ и исправить ошибки, допущенные ранее.
  4. В критический период быстрого экономического роста, расширения сферы деятельности фирмы и увеличения числа сотрудников кадровому учету, зачастую, уделяется недостаточно внимания, что ведет к ошибкам не только в кадровом делопроизводстве, но и в бухгалтерском, и в управленческом учете. А подобные ошибки в условиях, сложившихся на отечественном рынке, чреваты проверками и штрафами, штрафами, штрафами…

Работа над ошибками кадрового учета

В особо запущенных случаях мы рекомендуем предварить процесс восстановления кадрового делопроизводства процедурой выборочного аудита, который поможет оценить настоящее положение вещей в кадровой службе конкретнй организации.

По результатам аудита или предварительной оценки, которые осуществляются нашими выездными специалистами, нетрудно определить объем работ и сроки их выполнения. Далее оформляется коммерческое предложение, а уже после согласования его с клиентом начинается процесс восстановления кадрового делопроизводства.

Схема возрождения и поиска утраченных документов, а также приведение их в соответствие букве закона включает:

  • определение отправного пункта, согласно которому будут приводиться в надлежащий вид как бумаги, так и регистры учета «в компьютере» (неизменно таким документом оказываются трудовые книжки);
  • исправление ошибок в существующих и восстановление недостающих документов, к которым относятся приказы, личные дела и карточки, графики отпусков и трудовые договоры, штатное расписание, табели учета рабочего времени и командировочные документы, нормативные акты, должностные инструкции, а также журналы учета.
После согласования коммерческого предложения начинается восстановление делопроизводства

Подведем итог: результатом нашей работы, выполненной с максимально возможной ориентацией на обеспечение прав и интересов работодателя, является полностью восстановленное кадровое дело, соответствующее требованиям ведения по Трудовому Кодексу РФ.

Восстановили учет — что получите «на руки»?

Вам предоставят оформленные в надлежащем порядке личные дела сотрудников, полностью заполненные личные карточки установленной формы, комплект приказов по личному составу, графики отпусков, трудовые договоры.

Также вы получите заполненные в соответствии с действующим законодательством трудовые книжки (с внесением необходимых исправлений), штатное расписание, табели учета рабочего времени и командировочные документы за прошедший период.

Завершают пакет документов детальные должностные инструкции персонально каждому ответственному должностному лицу и заполненные от корки до корки, согласно профилю предприятия, всевозможные журналы учета, о существовании части из которых заказчики, бывает, даже не подозревали.

Делопроизводство в порядке! А кадровая служба?

МОСЮРГАРАНТ восстановит кадровое делопроизводство в любом масштабе, разработает оптимальные формы документов с учетом специфики конкретной Компании, защищающие работодателя «пред ликом Родины» и органов контроля. Если вы с нашей помощью восстановили кадровые документы, не стоит останавливаться на достигнутом, ведь наведенный с таким трудом порядок придется поддерживать уже вашим сотрудникам.

Все ли они знают о делопроизводстве? Не уверены? Залогом дальнейшей успешной деятельности предприятия и грамотного ведения кадрового дела станут тренинги и подробный инструктаж кадровиков, проводимые специалистами МОСЮРГАРАНТ.

Содержание

Источник: http://mosjurgarant.ru/faq/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta

Как восстанавливается документация кадров?

Кадровая документация в некоторых компаниях ведется не по правилам. В итоге со временем становится понятным то, что некоторые документы потеряны. Нужно восстановить все бумаги в короткие сроки, например, для предоставления каким-то комиссиям или по другим причинам. Узнаем, как необходимо восстанавливать документы и как ведется правильная кадровая документация.

В первую очередь необходимо определить, какие документы создаются и хранятся в организации. Обычно, если в компании нет грамотного делопроизводителя, то многие бумаги просто отсутствуют, так как их не создавали, по факту отсутствует кадровая документация. Проведите ревизию и выявите, те документы, которые обязательно должны присутствовать в организации.

Некоторые компании пользуются документами, скаченными из интернета. Кадровый работник не знает норм и правил составления документов, он качает готовые, распечатывает. На деле получается так.

Организация работает посменно, а в документах указан рабочий день с 9 часов утра и до 18 часов. Необходимо взглянуть на документы внутреннего распорядка и изменить все существующие.

Привести неправильно оформленные бумаги в надлежащий вид.

Читайте также:  С каких доходов нельзя удерживать по исполнительному листу: примеры

Взгляните на штатное расписание. Что в нем описано и что существует в действительности? В действительности может не существовать многих должностей, быть изменен график работы. А в штатном расписании все это отсутствует. Необходимо переписать документ полностью, если на предприятии есть серьезные изменения.

Каждый сотрудник должен быть оформлен по правилам. Нужно проверить все трудовые договора. Если сотрудники приняты без трудового договора, то это грубое нарушение. Нужно тщательно изучить все соглашения, так как некоторые могут быть неправильно заключены еще и потому, что являются гражданско-правовыми.

Если на предприятии трудоустроены сотрудники, работающие по совмещению, то необходимо проверить правильно ли они оформлены. Сотрудник на совмещенной должности должен быть трудоустроен посредством перевода на дополнительную должность. Будьте внимательны, существуют некоторые нюансы по оформлению.

Далее необходимо изучить, насколько правильно оформлены увольнения. Также необходим специальный документ, который фиксирует различные виды увольнений. Это обязательный кадровый документ.

Также проверьте после увольнения, всем ли сотрудникам была выдана трудовая книжка.

В некоторых случаях работник сам не может получить документ, в итоге книжка остается в организации на несколько месяцев и даже лет.

Какой график работы на предприятии? Обязательно надо вести график смен. Это важно в таком деле, как кадровая документация.

Некоторые компании устанавливают ненормированный график работы, при этом оплата труда остается фиксированной, то есть оплата только за трудовую смену, за 8 часов. А человек трудиться 12 часов.

Ненормированный день не может устанавливать один работодатель. Обычно создается комиссия, обговариваются все нюансы, которые интересуют проверяющий орган.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Источник: http://sraboty.ru/index.php/kadrovyj-uchet/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty/9219-kak-vosstanavlivaetsya-kadrovaya-dokumentatsiya

Восстановление бухгалтерского учета. С чего начать

Законодательная база Российской Федерации, касающаяся предпринимательской деятельности, четко оговаривает необходимость надлежащего ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако на практике не всегда это делается в соответствии с требованиями законодательства.

Что может грозить предпринимателям, пренебрегающим правилами ведения бухучета? Как поступать тем бизнесменам, которые хотят привести запущенные или отсутствующие бухгалтерские документы в соответствие с законодательными требованиями? Кто может помочь в восстановлении бухучета? Попробуем найти ответы на эти вопросы в данной статье.

Когда бухучету может быть необходимо восстановление

Восстановление бухучета – комплексная процедура, заключающаяся в приведении с соответствие с требованиями законодательства РФ всей бухгалтерской отчетности и документации. Когда она может понадобиться?

Любая фирма сталкивается с необходимостью вести бухгалтерский учет.

Крупные предприятия налаживают бухгалтерскую службу и строгий контроль, а мелкие предприниматели иногда подходят к решению вопроса легкомысленно: пренебрегают ведением учета, отдают эту деятельность на аутсорсинг непроверенным специалистам, обращаются к знакомым, сдают отчеты как придется, рассчитывая на отсутствие проверок. Но случается, что перспектива отвечать за такое отношение к отчетности встает перед предпринимателем как никогда близко, и тогда нужно будет в короткий срок привести всю документацию к требуемому состоянию. Такие ситуации складываются, когда:

  • бухучет не велся в течение того или иного времени, иногда достаточно длительного;
  • действующий бухгалтер оказался некомпетентным, не справлялся со своими обязанностями;
  • в первичные документы вносилась ошибочная либо ложная информация;
  • преднамеренный вред уволенного бухгалтера – порча или уничтожение бухгалтерской документации;
  • утрата бухгалтерских документов вследствие форс-мажора: пожара, катастрофы, компьютерного вируса, ограбления и др.

Зачем восстанавливать бухучет

Цель приведения документации в порядок – не только самоочевидное восстановление соответствия законодательству. Предпринимателя могут побудить на эту сложную процедуру следующие факторы:

  • перспектива серьезной налоговой проверки;
  • возможность избежать ареста расчетных счетов организации в банке;
  • ожидание аудиторов;
  • создание бухучета «с нуля» под новый стиль управления или новое руководство.

К СВЕДЕНИЮ! Как видим, чаще всего работает «отрицательная» мотивация – стремление избежать санкций, которые за нарушение ведения бухучета весьма суровы.

Что грозит недальновидным предпринимателям

Если проверкой будут установлены нарушения в ведении учета, то есть в случаях, приведенных выше, он не будет своевременно и в нужном объеме восстановлен, участь предпринимателя не назовешь завидной:

  1. Неправильный бухучет автоматически связан с проблемами с ИНФС: ведь ошибки или отсутствие «первички» неминуемо повлечет за собой неверную уплату налогов или даже уклонение. А Налоговый кодекс строг к таким нарушениям: возможна административная и даже уголовная ответственность. За несвоевременное предоставление данных в налоговую или серьезных неточностей в поданной документации закон предусматривает:
    • штраф от 200 тыс. до 300 тыс. руб.;
    • или штраф в размере доходов за трехлетний период;
    • принудительные работы до 5 лет;
    • запрет на занятие тех или иных должностей до 3 лет;
    • ограничение или лишение свободы до 6 лет;
    • возможен арест банковских счетов и имущества фирмы.
  2. Плохой учет, как и любая работа плохого качества, отрицательно сказывается на эффективности организации и ее имидже, а значит, и на партнерских отношениях.
  3. Предприниматель, не имеющий системного представления о финансовой стороне деятельности своего бизнеса, утрачивает контроль не только над денежной динамикой, но и над поставками, реализацией продукции, другими активами.
  4. В случае кражи доказать что-либо в судебном порядке будет нельзя, так как имущественные права не будут подкреплены документально.
  5. Раз попав в поле зрения проверяющих органов, проштрафившаяся фирма останется объектом пристального внимания долгое время.

Каким может быть восстановление

В зависимости от разных оснований, может потребоваться различное восстановление бухгалтерской документации:

  1. Время, оставшееся до события, которое подвигло предпринимателя на учет (проверка, аудит, собственные цели), позволяет выделить:
    • плановое восстановление;
    • срочное;
    • экстренное.
  2. Степень поврежденности исходной базы бухучета делит восстановление на:
  3. Какими силами предприниматель собирается производить эту процедуру? Восстановление может быть:
    • внутренним (самостоятельным);
    • с помощью обновления персонала;
    • внешним (делается на заказ специальными организациями).

Процедура восстановления бухучета

Какое бы восстановление ни потребовалось организации, целесообразно производить его по определенному алгоритму, позволяющему не упустить важных моментов и достичь намеченной цели в кратчайший срок.

СПРАВКА! Опыт показывает, что бухучет можно восстановить за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поэтапный алгоритм восстановления бухучета

1 этап: предварительный аудит. Прежде чем приступать, нужно изучить поле деятельности. Проводится «диагностика» текущего состояния бухгалтерских документов путем комплексного анализа ведущейся (или не ведущейся) деятельности по бухгалтерскому и налоговому учету на фирме. Результатом этого этапа станет перечень ошибок, нуждающихся в исправлении.

2 этап: определение объема необходимых работ. Ставятся конкретные задачи и распределяются по времени, отведенному на восстановление. Если для проведения процедуры приглашена другая организация, согласовываются оргвопросы, касающиеся порядка и места работы с документацией.

3 этап: составление плана. Конкретное планирование необходимых действий с указанием конечных этапов. Лучше, если это сделано максимально подробно. Для сторонних организаций этот этап будет называться «составление техзадания».

4 этап: реконструкция. Создание заново или корректировка первичной документации, а на их основе создание актуальных регистров бухгалтерского учета. Важно, чтобы восстанавливаемый период корректно «стыковался» с предшествующим и последующим.

5 этап: формирование новой отчетности. Воссозданную документацию нужно сверить с партнерами, поскольку остатки на счетах и некоторые другие данные должны полностью совпадать. После этого можно формировать корректные отчеты, которые можно без опасений предъявлять в налоговую.

6 этап: профилактика и рекомендации.

Выявленные нарушения станут основой для формирования будущей стратегии бухучета: важно не допустить такой ситуации в будущем, научившись на собственных ошибках.

Внутреннее восстановление позволит сделать выводы из сложившейся ситуации, а сторонняя организация в обязательном порядке даст комплекс практических советов и конкретных пропозиций.

Помощь профессионалов в восстановлении бухгалтерии

Можно попытаться восстановить поврежденный бухгалтерский учет силами собственного персонала. Есть путь, который предусматривает обновление бухгалтерского персонала с тем, чтобы новый сотрудник исправил ситуацию, созданную предшественником.

Самый быстрый и эффективный способ восстановить бухучет – обратиться к специализированным организациям.

Опытные профессионалы быстро оценят фронт работ, легко восстановят нужную первичную документацию и на ее основе создадут необходимые бухгалтерские регистры.

Стоимость таких услуг зависит от величины самой фирмы, объема нужных работ, количества документов, подлежащих восстановлению. Вариации возможны также в зависимости от используемой в организации системы налогообложения. Естественно, на сумму окажет влияние и необходимая срочность.

В конечном итоге восстановление бухгалтерского учета в любом случае обойдется компании дешевле, чем существование с разрушенной системой учета и ответственность перед законодательством.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/vosstanovlenie/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector