Учет расходов на такси. ндфл с оплаты за такси и страховые взносы

Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников (когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить) (Елина Л.А.)

Учет расходов на такси. НДФЛ с оплаты за такси и страховые взносы

Дата размещения статьи: 16.08.2016

Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.

«Расходный» налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации.Ситуация 1.

КомандировкаДля проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет .

Не имеют значения:- месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);

— время поездки (дневное или ночное время).

Рассказываем руководителю

В локальном нормативном акте организации могут быть закреплены особые условия для использования такси, с которыми надо ознакомить работника при направлении в командировку.

В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчета .

Тем, кто применяет «доходно-расходную» упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета.

А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасхода .Ситуация 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходам . Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы.

Примечание
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) период .

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибыли .

Примечание
Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами .

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в «прибыльном» учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на «представительское» такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нет .Ситуация 3. На работу и с работы

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

Из авторитетных источников
Буланцева Валентина Александровна, государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
«Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях :
(или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
(или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда».

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования . Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.Ситуация 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходов . И с этим согласен специалист Минфина.

Из авторитетных источников
Буланцева В.А., государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
«В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать».

Источник: http://xn—-ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai/article/898

Можно ли включать в расходы услуги такси

Вопрос

 Ответ

Попытка учесть в расходах проезд работников на такси от офиса до дома может вызвать споры с налоговыми органами.

Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях:

  • (или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
  • (или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда.

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

Если Вы не сможете обосновать данный расход, то учитывать его при исчислении налога на прибыль рискованно.

Поездки на такси к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя можно учесть в составе прочих производственных расходов. В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать.

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему:

(или) кассовый чек, напечатанный таксометром;

(или) квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него.

(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам.

По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки).

Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства

Если организация заключила договор со службой такси и поездки сотрудников оплачиваются по безналичному расчету с банковского счета организации, то, по моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber), и выписки с банковского счета.

Если же договора организации со службой такси нет, а работник зарегистрировался в службе такси на свое имя и расплатился за проезд собственной банковской картой, ему необходимо приложить к авансовому отчету выданный водителем кассовый чек либо бланк строгой отчетности.

Распечаток из электронной системы такси и выписки с банковской карточки работника для признания организацией таких расходов может быть недостаточно, так как там могут отсутствовать все необходимые реквизиты.

Например, наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

Что касается НДФЛ. Если Вы сможете обосновать расходы на такси, например:

  • Представительское мероприятие или иные деловые поездки в рабочее время,
  • Проезд из дома до места работы и обратно, если использование такси необходимо в связи с технологическими особенностями производства или в связи с невозможностью иначе добраться до работы,

то в этом случае объекта НДФЛ не возникает.

Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений.

Источник: http://nalog-expert.ru/nalogovyj-uchet/osno/mozhno-li-vklyuchat-v-rasxody-uslugi-taksi/

Такси в законе

27.12.17, Елена Позднякова

Сегодня я расскажу, как безопасно строить такси-бизнес в России. На проведение этого исследования меня вдохновили бесконечные вопросы партнеров такси, как правильно платить налоги при «подключении» водителей. Дело в том, что в «схеме с подключениями» что-то не сходится, и создается впечатление, что платить налоги честно и остаться в прибыли просто невозможно. Как выяснилось, дело вовсе не в налогах, а в том, что есть виды деятельности, которые в принципе не разрешены законом.
Приглашаю вместе со мной прокатиться в такси, а заодно обсудим все вопросы и подумаем, как юридически грамотно строить этот бизнес…

История одной поездки в 9 вопросах

или что в бизнесе такси делать нельзя

Сначала давайте познакомимся с участниками:

Цепочка: агрегатор — партнер — водитель

Агрегатор служб такси

Яндекс такси, Uber, Gett и другие

Электронный сервис заказа такси через мобильное приложение или веб-сайт. Сервис передает заказ тому водителю, который сможет подъехать быстрее, цена поездки устанавливается агрегатором

Партнер

Юридическое лицо или ИП

Посредник, который соответствует требованиям агрегаторов (для Яндекс Такси — таксопарк, для Uber — ООО или ИП, для Gett — ООО или ИП, сотрудники которых сдали специальный экзамен).
По закону является исполнителем договора перевозки (фрахта).

Читайте также:  Ответственность за нарушения при работе с персональными данными

Водитель

Физическое лицо

Непосредственный исполнитель. Работает на своей или арендованной машине. Подключается к агрегаторам через партнера. Платит комиссию агрегатору и партнеру.

Агрегаторы

Сегодня мы будем рассматривать трех основных агрегаторов: Яндекс Такси, Uber и Gett.

Российский рынок такси меняет формат и активно растет за счет онлайн-сервисов. Особенно это касается крупных городов. Пассажирам жить стало лучше, потому что поездки подешевели.

Яндекс Такси вышел на рынок в 2011 году, в 2012 году в Россию пришел такси Gett и американский Uber заявил о себе в конце 2013 года. Скоро, в начале 2018, на российском рынке ожидается слияние двух крупных агрегаторов: Яндекс Такси и Uber.

Как они работают? Я никогда раньше не пользовалась и предлагаю в качестве эксперимента прямо сейчас вызвать Яндекс Такси.

Личный эксперимент

Как работает Яндекс Такси

Давайте проверим, сколько времени займет установка мобильного приложения Яндекс Такси и заказ авто.Для начала нам нужен смартфон, заходим в приложение Play Маркет, пишем «такси» и пожалуйста:
Устанавливаем и открываем, пишем адрес назначения и … готово! Дальше мне не нужно ничего объяснять, приложение знает где я нахожусь и уже сообщает, сколько будет стоить поездка, сколько времени эта поездка займет с учетом пробок и как скоро ко мне приедет машина. Ну это ли не мечта?

Время на заказ: 30 секунд
Мой вывод, робот заменил человека и справляется лучше

Что ж, тариф выставили очень даже недорогой, давайте покатаемся, а заодно узнаем у водителей, сколько они зарабатывают, какие несут расходы, сколько часов в неделю работают и как они оформляют свой бизнес.

Такси подано, за рулем водитель.Водитель по закону должен быть:1) ИП 2) Наемный работник ИП или ООО

А теперь, внимание! вопрос:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Нет. Он либо ИП, либо наемный работник перевозчика (в противном случае — это незаконная предпринимательская деятельность)
Обоснование: Перевозки пассажиров легковыми такси регулируются Федеральным законом 259-ФЗ от 08.11.2007 (глава 5).

Перевозка осуществляется на основании договора фрахтования, заключенного в устной форме. Договор заключает водитель, который либо сам является ИП, либо действует от имени фрахтовщика.
Фрахтовщиком может быть только юридическое лицо или ИП.

1) водитель обязан при себе иметь разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси
2) автомобиль должен соответствовать требованиям: фонарь, шахматная схема и цветовая гамма кузова, установленная в регионе.

А теперь внимание! вопрос от партнеров Ubera:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Здесь начинаем с пояснения:

Есть 3 вида пассажирских перевозок:

1) Регулярные перевозки (требуется лицензия, заключение договора удостоверяется билетом — это, к примеру автобусы)
2) Перевозки по заказам (только письменный договор, который должен находиться в салоне, взимание платы с пассажира водителем не допускается)
3) Такси (требуется разрешение, устный договор)

Основной вопрос в том, как с точки зрения законодательства классифицировать нашу перевозку: по заказам или такси?

Теоретически, это может быть услуга «Личный водитель» в рамках перевозок по заказам, тогда не нужно разрешение и авто не должно соответствовать требованиям для такси.

В этом случае пассажир должен заключить письменный договор с фрахтовщиком (индивидуальным предпринимателем или юрлицом, которое осуществляет перевозку).

С этим сложность: навряд ли пассажир такси согласится тратить на это время ради одной поездки и давать свои данные.

Второй вариант, если договор фрахтования с фрахтовщиком заключила некая компания, которая в соответствии с договором предусматривает перевозку неопределенного круга лиц: теоретически, если этим неопределенным кругом лиц считать пассажиров, тогда подобный сервис мог бы иметь право на существование, но в законе существует одно большое НО! тогда водитель не вправе принимать оплату от пассажира.

Поэтому, такси нельзя рассматривать как перевозку по заказам.
Доказательством того, что фактически оказывается услуга «такси» является следующее:
1.

пассажир считает, что он вызвал такси,
2. пассажир не заключал с фрахтовщиком письменный договор фрахта,
3.

пассажир расплачивается за поездку с водителем (если оплата за наличный расчет)

А теперь интервью с водителем

Сколько зарабатывает водитель такси в Москве?

Секретный агент

Игорь, а Вам нравится ваша работа? Сколько Вы работаете в день и сколько зарабатываете?

Игорь, 42 года

Водитель такси

Работаю 5 дней в неделю по 9 часов, на своей машине: после оплаты комиссий агрегаторам, оплаты за бензин и оплаты штрафов, у меня остается около 50 000 в месяц. Без своей машины в этом бизнесе делать нечего: если брать машину в аренду, то стоимость аренды составит 30 000, у водителя останется только 20 000

Секретный агент

Игорь, а как Вы подключаетесь к агрегаторам и какую комиссию они с Вас берут?

Игорь, 42 года

Водитель такси

Я работаю сам на себя, ИП не регистрировал, разрешение на такси помогла сделать сторонняя компания, подключен ко всем агрегаторам напрямую: Uber, Яндекс Такси и Gett. Комиссия примерно 25%.

Мой комментарий: я не уверена, что он подключается напрямую (но мы позже разберем этом вопрос), а пока давайте посмотрим его доходы и расходы в цифрах.

Вот такой получился расчет:

* Примечание: то, что остается у водителя 15 000 + 32 500 = 47 500

Я попросила Игоря показать разрешение на такси: в нем указано, что оно выдано ООО «ХХХ» на машину, которая принадлежит Игорю.

А теперь внимание! вопрос от водителей со своими машинами:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Нет, это не законно. Разрешение на такси может получить только ИП или юридическое лицо.Как мы уже рассматривали выше, просто физическое лицо (не ИП и не наемный работник) не может быть исполнителем по договору перевозки (фрахта). Соответственно, без открытия ИП ли ООО разрешение получить невозможно.Но как же они это делают? Ответ простой: компания, которая нелегально оказывает данную услугу, заключает с физическим лицом «фиктивный» договор аренды машины и получает разрешение на такси на свое имя (ООО «ХХХ») и передает его водителю.Когда в дальнейшем водитель перевозит пассажиров, с точки зрения закона он это делает, как сотрудник ООО «ХХХ»: только в реальности никто с ним трудовой договор не заключал. Прямо на дороге проверить этот факт не представляется возможным, вот и катается водитель с разрешением на компанию, к которой никакого отношения не имеет.

Чем рискует сама компания: если на дороге случится серьезное происшествие, то правоохранительными органами водитель будет рассматриваться в качестве сотрудника ООО «ХХХ» со всеми вытекающими последствиями. Ответственность за событие будет нести юридическое лицо, несмотря на то, что оно уже и забыло о существовании этого водителя, на автомобиль которого за несколько тысяч рублей было оформлено фиктивное разрешение.

А теперь вопрос про подключение к агрегаторам, ведь Игорь думает, что он подключен к ним напрямую, так ли это:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Конечно же, нет.
Агрегатор не предоставляет транспортных услуг, только доступ к сервису, навигации, а также агрегатор выступает агентом по сбору безналичной выручки.
Поэтому агрегатору нужен перевозчик, который берет на себя обязательства по договору фрахта. Таким перевозчиком по закону может быть только ИП или юрлицо.Поэтому агрегаторы никогда не подключают к сервису физических лиц, это делают за них партнеры.

Вот, для примера, ссылка на условия партнерства с Uber.

Из условий партнерства с Uber:
«Партнер» означает сторону, несущую исключительную ответственность за предоставление Таксомоторных услуг
«Водитель»
означает лицо, являющееся сотрудником, деловым партнером или иным образом находящееся на работе у Партнера, предоставляющее Таксомоторные услуги, соответствующая (контактная) информация (в том числе копия водительского удостоверения) о котором предоставляется компании Uber.

Сразу еще один вопрос про ограничения на подключение к агрегаторам:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Агрегаторы по-разному решают этот вопрос:
Например, Яндекс Такси подключает только таксопарки, которые соответствуют определенным критериям по количеству машин, базам для техобслуживания и, разумеется, имеют разрешение.


Uber
подходит более лояльно к данному вопросу и подключает любые зарегистрированные ИП или ООО, наличие или отсутствие разрешения роли не играет.

В дальнейшем перевозчиков без разрешений они позиционируют, как сервис «личный водитель» (что, как было рассмотрено выше, незаконно). Но, учитывая предстоящее слияние Яндекс Такси и Uber можно предположить, что в дальнейшем эта ситуация изменится.

Gett подключает так же, как и Uber, но у них сложный экзамен, который сдать удается не всем.

Должен ли агрегатор проверять наличие разрешения у подключаемых перевозчиков?
Да.

В соответствии с Федеральным законом от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции», статья 14.2, пункт 1 запрещается вводить потребителя в заблуждение в отношении качества и потребительских свойств товара.
Когда потребитель передает агрегатору заявку на услуги такси, он ожидает, что получит услугу в соответствии с требованиями законодательства: то есть приедет водитель (либо сам ИП, либо сотрудник организации) с разрешением на такси.Если агрегатор даст возможность выполнить заявку лицам, которые не соответствуют требованиям законодательства, то потребитель будет введен в заблуждение.

Также, этом случае оформленные и не оформленные перевозчики находятся в неравных условиях, потому что те, кто соблюдает все требования законодательства, несут дополнительные расходы.

Однако, пока по данному вопросу четкая судебная практика не сложилась. Не исключено, что при наличии иска от антимонопольного органа, суд встанет на сторону агрегатора. Как например, произошло в деле А24-4570/2016: диспетчерская служба подключала всех подряд и по формальным признакам суд ( в апелляционной инстанции) иск от антимонопольного органа не поддержал.

Но независимо от ответственности агрегатора, в любом случае партнер будет нести ответственность за перевозку, как сторона-перевозчик по договору фрахта.

Схемы подключений:
Несмотря на имеющиеся запреты в итоге, при желании, все подключаются куда захотят, благодаря партнерской сети, которая принимает на себя все риски.

Например, Яндекс Такси подключил таксопарк, Таксопарк подключил ИП (у которого есть разрешение), ИП (с разрешением) подключил ИП (без разрешения), а ИП (без разрешения) подключил не оформленное физлицо.
Красным выделена та часть цепи, которая принимает на себя все риски.

Теперь мы подошли к вопросу о рисках:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Партнер принимает на себя обязательство выступить перевозчиком (фрахтовщиком) по договору фрахта. В соответствии с законом 259-ФЗ, глава 5, водитель в машине действует от имени фрахтовщика, то есть партнера, который его подключил.

Ведь действовать от своего имени водитель не может по закону!!!Деятельность указанного водителя должна быть классифицирована, как работа по найму.

Партнер обязан удержать 13% из доходов водителя и начислить страховые взносы на всю сумму дохода: 30,8%.

Обычно партнер не задумывается об этом, берет за подключение, например 5%.

Водитель заработал 100, получил 95 (очень часто прямо на карту!!!! — риск для партнера огромный) и 5 осталось партнеру.

Риски: что может доначислить партнеру налоговая

13 — НДФЛ (его с точки зрения налоговой, можно удержать как с партнера, так и с самого водителя)
2,6 — штраф за не удержание НДФЛ
30,8 — страховые взносы, плюс еще пени.
Итого: 46,4

Обратите внимание, что партнер при таких рисках заработал всего 5, значит в случае налоговой проверки он будет в большом минусе.

Теперь самая главная отмазка партнеров:

Попробуйте сами дать ответ на этот вопрос, а только потом нажмите «показать ответ»

Письма-то есть, но они никакого отношения не имеют к такси и таксистам.В письмах основная мысль следующая:

«Российская организация не признается налоговым агентом в отношении денежных средств, перечисляемых физическим лицам по агентскому договору, в случае, если российская организация, действуя в качестве агента по такому договору, не является источником дохода этих физических лиц«

Партнер такси, который является исполнителем (фрахтовщиком) по договору с агрегатором:
во-первых, не имеет право привлекать физлиц-перевозчиков (если они не ИП, так как физлицо не может быть перевозчиком по закону)
во-вторых, если уж и привлекает, то является для них работодателем и источником выплаты. Ведь партнер передает физическому лицу выполнения обязательства по перевозке, выполнить которое он должен был сам (по условиям договора с партнером)

Вот все эти письма, но ссылаться на них бессмысленно:

Источник: http://finver.ru/blog/taksi-v-zakone

Как обосновать расходы сотрудников на такси

Сотрудники компании используют такси. Во избежание возможных споров с контролирующими органами необходимо документально предусматривать оплату стоимости проезда на такси.

В случае отсутствия у компании документального обоснования возмещать расходы на такси, доначислят НДФЛ- 13% и страховые взносы -30,8 %, включив подотчетную сумму в доход работника.

НДФЛ необходимо будет удержать из дохода сотрудника; в случае невозможности удержания — сообщить в налоговые органы. Это верно? Как документально можно обосновать возмещение расходов на такси?

Да, Вы верно оформляете. Обосновать расходы на такси можно служебными поездками. Имеет смысл установить таким сотрудникам разъездной характер работы. Тогда возмещать расходы работодатель обязан на основании статьи 168.1 ТК.

Подготовлено по материалам Системы Юрист

«Состав расходов

С разъездным характером работы связаны:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст.

 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 № ГД-4-3/2104).

Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненнойработе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии

Да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация расходов, связанных с разъездным характером работ сотрудника

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому документально подтвержденные фактические расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:

Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 14 апреля 2017 № 03-04-06/22286, от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182.

Ситуация: нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суммы возмещения расходов сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Нет, не нужно.

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб.

за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется.

Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592).

Ситуация: как учесть при расчете страховых взносов и НДФЛ фиксированную надбавку к зарплате за разъездной характер работы

Начислите страховые взносы. НДФЛ не удерживайте, если надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути.

Страховые взносы

Фиксированная надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, ведь работодатель не возмещает сотруднику фактические расходы на проезд. Такая надбавка является доплатой к зарплате за особые условия труда.

Следовательно, для целей расчета страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такую надбавку нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей. Эта выплата облагается взносами на общих основаниях. Это следует из пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные выводы подтверждены письмом Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19 и арбитражной практикой (см., например, определения Верховного суда РФ от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889, ВАС РФ от 28 февраля 2014 г.

№ ВАС-1434/14, постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30 июля 2015 г. № Ф02-2769/2015, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012).

Хотя эти разъяснения и судебная практика основаны на положениях утратившего силу Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, они по-прежнему актуальны.

НДФЛ

Надбавки можно считать компенсацией, которая не облагается НДФЛ. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (п.

 4 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г.

№ Ф09-7757/14).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается НДФЛ.

ФНС России письмом от 3 ноября 2015 г. № СА-4-7/19206@ направила нижестоящим инспекциям Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Значит, инспекторы не будут требовать удерживать НДФЛ с надбавки, которая выплачена за фактические дни в пути.

А если речь идет о фиксированной надбавке, которая выплачена независимо от количества дней в режиме разъездов? Тогда это вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей, НДФЛ удерживайте по общим правилам (ст. 210 НК РФ).

Аналогичные выводы подтверждены в письме Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76.

Главбух советует: По страховым взносам организация может действовать так же, как и по НДФЛ. То есть считать надбавки компенсацией, которая не облагается страховыми взносами.

Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г.

№ 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается страховыми взносами.

Однако позднее Верховный суд РФ сменил позицию (см. определение от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889). Судьи подчеркнули: нельзя ссылаться на Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., если речь идет о страховых взносах.

Поэтому безопаснее сразу начислять взносы с надбавки к зарплате за разъездной характер работы.

Налог на прибыль

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ).

Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 № 03-03-05/87 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 № ШС-6-3/643).

В какой момент признавать расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудника, при расчете налога на прибыль

Момент включения расходов, связанных с разъездным характером работы, в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы признавайте на дату, когда утверждаете авансовый отчет, – если компенсируете фактические расходы. Если это фиксированная надбавка к зарплате, списывайте выплату как расходы на оплату труда. Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и 7 ПБУ 18/02).»

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Формулировки договоров, из смысла которых суды делают вывод, что стороны не установили досудебный порядок
Обзор практики.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.

Источник: https://www.law.ru/question/87074-kak-obosnovat-rashody-sotrudnikov-na-taksi

Деятельность такси

Здравствуйте Динар.  

Из выше перечисленных условий можно сделать вывод: Вы партнер Юбер.  Юбер перечисляет денежные средства на выплату заработной платы водителям Вам на расчетный счет (карту) и Вы при этом забираете свой процент (%). 

Данная информация не дает представления о том, чем именно Вы занимаетесь? 

Ситуация №1. Для Юбера  Вы исполнитель заказов. Он тем самым перекладывает всю ответственность за исполнения заказа именно на Вас. Для него не существует водителя, как исполнителя заказа. Водитель — головная боль Ваша, а не Юбера.

Если посреднических отношений не оформлено, то все поступающие к вам на счет и в кассу денежные средства признаются вашими доходами.  Подтверждать доход в таком случае совсем не потребуется. Подтверждать в обязательном порядке нужно расходы.

Для Вас расходы — оплата водителям. Но никакого подтверждения, что они оказали вам услугу или выполнили Вам работу, нет. Значит, уменьшить доход у Вас не получается. Вся полученная от Юбера сумму должна быть зачислена в доход.

Это значит, что 6% Вы платите с общей суммы поступающей к Вам на счет.

Кстати, в том договоре, который Ви подписали с Юбером, есть прямое указание, что Вы отвечаете за уплату налогов, которые нужно платить по национальному (российскому) законодательству. В том числе и за Юбер.

Так вот, поскольку услуги Юбера носят вспомогательный характер по отношению к основной услуге — перевозке пассажиров, то, как и сама перевозка, так и вспомогательная услуга считаются реализованными в России.

А поэтому Юбер со своих получаемых доходов (20%) должен платить НДС. А поскольку он находится за границей и не является российским налогоплательщиком, за него НДС должны платить Вы в качестве налогового агента.

 

Еще один аспект — выплаты водителям.

Если водители не оформлены, как ИП, то при выплате им дохода (даже без оформления договора) у Вас возникают обязанности налогового агента и по отношению к водителям. Вы должны удержать из выплат НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Кроме того, такие выплаты порождают у Вас обязанность начислить и уплатить за свой счет взносы в фонды. С сумм выплачиваемого водителям дохода. 

Ситуация №2. Вы предприниматель, привлекающий сотрудников с дальнейшим их трудоустройством, являетесь работодателем.

Рассмотрим подробно: Нанимая к себе работника, ИП берет на себя дополнительные расходы и обязанности:

  • Исчисляет и удерживает НДФЛ с доходов выплачиваемых своим сотрудникам. Один раз в месяц (на следующий день после выплаты заработной платы) индивидуальный предприниматель обязан перечислять НДФЛ по ставке 13% в пользу налоговой инспекции, выступая в роли налогового агента.
  • Платит страховые взносы во внебюджетные фонды. Отчисления во внебюджетные фонды за работников платятся каждый месяц, исходя из размера тарифов страховых взносов, умноженных на заработные платы сотрудников.

Это значит, что, кроме заработной платы сотрудников, к его расходам прибавляются дополнительные взносы за каждого работника:

  • Взнос в Пенсионный Фонд России. Фиксированная процентная ставка, на основании которой определяется сумма взноса равняется 22% от заработной платы работника, нанятого индивидуальным предпринимателем.
  • Взнос в Фонд Социального Страхования. Ставка – 2,9% от заработной платы работника.
  • Взнос в Фонд Обязательного Медицинского Страхования. Ставка – 5,1% от заработной платы работника.
  • Взнос в фонд страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Здесь ставка может колебаться в пределах от 0,2 до 8,5%.

Обращаю Ваше внимание на то, что страховые взносы, которые индивидуальный предприниматель должен платить за работников никоим образом не зависят от системы налогообложения, которую он использует. Единственное, что влияет на сумму взносов – это размер заработной платы.

Она должна быть не меньше, чем установленный на законодательном уровне минимальный размер оплаты труда (МРОТ).  В 2016 году МРОТ в Санкт-Петербурге установлен в размере 11700 рублей.

Поэтому, нужно следить за изменениями МРОТ (а они происходят каждый год, так как он корректируется на уровень инфляции). 

Помимо страховых взносов, индивидуальный предприниматель так же обязан производить начисление и выплаты налога на доходы физических лиц.

Однако, в отличие от страховых взносов, которые индивидуальный предприниматель должен выплачивать, что говориться, «из своего кармана», НДФЛ выплачивается уже из заработной платы нанятого работника.

На текущий момент действуют две налоговые ставки: для резидентов и нерезидентов. Резиденты обязаны выплачивать 13% с сумм дохода, а нерезиденты – 30%. 

Напомню также, что все индивидуальные предприниматели независимо от наличия работников обязаны уплачивать страховые взносы «за себя» (фиксированные платежи) при любой системе налогообложения, даже если он не ведет никакой деятельности и не получает никакой прибыли.

Если годовой доход ИП не превысит по итогам 2016 года 300 тысяч рублей, он должен будет внести в Пенсионный фонд фиксированный взнос в размере 19 тысяч 356 рублей 48 копеек за год. В Фонд обязательного медицинского страхования ИП в течение 2016 года придется заплатить 3 тысячи 796 рублей 85 копеек.

Таким образом, на обязательное страхование индивидуальному предпринимателю предстоит потратить 23 тысячи 153 рубля 33 копейки. Если же доход по итогам года превысит сумму в 300 тысяч рублей, то индивидуальный предприниматель должен будет доплатить в Пенсионный фонд 1% от суммы превышения. При этом дополнительные взносы в ФОМС не предусмотрены.

В случае, когда по каким-то причинам предприниматель в течение года временно прекращал свою деятельность, сумму страховых взносов ему рассчитают пропорционально количеству отработанных месяцев.

Обращаю Ваше внимание на то, что, с 1 января 2016 года вступают в силу новые коды КБК для уплаты страховых взносов. 

ИП при уплате взносов только «за себя» не обязан подавать отчетность, но, если он нанимает работников, то он так же должен в ПФР подавать формы РСВ-1 (отчет в пенсионный фонд один раз в квартал) по форме СЗВ-М (ежемесячно) и 4-ФСС (отчет в фонд социального страхования один раз в квартал), в которых должны быть раскрыты данные по расчетам платежей.

Точно так же предприниматель должен предоставить налоговой службе все требуемые отчеты: расчет 6-НДФЛ (ежеквартально), 2-НДФЛ на каждого работника (ежегодно до 1 апреля)

Важно! В Пенсионном Фонде должна быть проведена регистрация ИП в качестве работодателя.

Индивидуальный предприниматель может нанимать работников по трудовым и гражданско-правовым договорам (договор подряда, договор на оказание услуг и другие, для разовой работы или работы, не требующей выполнения внутреннего распорядка).

Источник: https://delovoymir.biz/consultation/deyatelnost-taksi.html

Какие суммы расходов на такси можно принять к учету

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат. Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя.

Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре.

То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации. Законодательная база Законодательный акт Содержание Статья 252 НК РФ «Расходы.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

Учет расходов на такси в 2018

Режим работы значительного числа предприятий общественного питания установлен таким образом, что заведение закрывается глубоко ночью, когда общественный транспорт обычно уже не ходит.

Соответственно, возникает потребность использования такси для доставки работников домой. Как правило, предприятие заключает договор о возмездном оказании услуг по организации перевозок легковым автомобильным транспортом (такси).


Рассмотрим, в каких ситуациях расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль и какими документами целесообразнее запастись компании, чтобы избежать претензии налоговиков.

Когда можно признать такие расходы? Расходами признаются обоснованные, документально подтвержденные затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Можно ли включать в расходы услуги такси

Если акт оказанных услуг будет оформляться в виде единого документа за определенный период и из него нельзя будет определить маршрут, дату и стоимость конкретных поездок, от перевозчика целесообразно получить реестр поездок или иной документ, в котором будут детализированы оказанные предприятию услуги: проставлены дата, время, маршрут и стоимость выполненных поездок. Так, ФАС СЗО в Постановлении от 10.12.2013 по делу N А13-6206/2012 признал расходы на оплату такси экономически обоснованными и документально подтвержденными на основании квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которой содержались номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя.

Учет расходов на оплату услуг такси

Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

  • Наименование квитанции, её серия и номер;
  • Дата выдачи квитанции;
  • Стоимость за пользование такси;
  • ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании.

Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы.

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/21/kakie-summy-rashodov-na-taksi-mozhno-prinyat-k-uchetu/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector