Срок хранения табеля учета рабочего времени

Срок хранения приказа об ответственном за ведение табеля учета рабочего времени

Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров). 4.

В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. 5.

В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. 6.

Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества. 7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись. Зам.

Внимание

Читайте по теме в электронном журнале Правила движения табеля внутри компании Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Справка Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации.

При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.
Обоснованием предусмотренного порядка считается: п. 4 ст.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант.

При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Кем утвержден Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12.

Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421.

Не обошлось и без Трудового кодекса.

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Важно

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13.

Они могут быть как бумажными, так и электронными. Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558).

При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях: Хранение электронного табеля учета: нюансы При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что: 1.

Хранить электронные документы нужно (пп.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

  • 75 лет, в случае, если в журнал вносились сведения о работе во вредных и опасных условиях, которые дают работнику право на досрочный выход на пенсию (тот же срок установлен и для журнала регистрации трудовых договоров и журнала учета и движения трудовых книжек);
  • 5 лет, во все остальных случаях (такой же срок хранения имеют журнал кассира-операциониста и журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности).

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи. Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Скачайте документы по теме: Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2018

Периодичность заполнения Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа.

Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов. Ответственный за ведение Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель.

Приказ по ведению табеля учета рабочего времени

В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет. Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые. Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст.

8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).
Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы.

Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.
Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

  • Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
  • Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
  • Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены.

Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Источник: http://kodeks-alania.ru/srok-hraneniya-prikaza-ob-otvetstvennom-za-vedenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Где хранится табель учета рабочего времени — Кредитный юрист

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации. В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:

  • централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;
  • децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении.
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Срок хранения табеля учета рабочего времени

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения табеля учета рабочего времени (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Срок хранения табеля учета рабочего времени Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред.

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) Табель учета рабочего времени (форма N Т-13) Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».
Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Читайте также:  Контрольная закупка роспотребнадзора - к чему готовиться

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым работником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы. В соответствии со ст.

91 ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора. Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Важно

Учет рабочего времени электронной системой учета нормативно не закреплен. Кроме того, формы табеля учета рабочего времени предусматривают такие реквизиты, как «личная подпись» ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения, а также сотрудника кадровой службы.

Исходя из указанного ведение табелей только в электронном виде, например, на основании выгрузки данных из электронной системы учета рабочего времени неправомерно.

Таким образом, применение организацией электронных систем учета рабочего времени не освобождает ее от необходимости ведения табеля учета рабочего времени.

Кроме того, основываясь исключительно на данных электронной системы, без документарного подтверждения табелями работодатель не сможет применять к сотруднику какие-либо санкции за нарушение режима рабочего времени.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Внимание

Это объясняется тем, что на практике в большинстве случаев даже при наличии электронных регистраторов у сотрудников остается возможность перемещаться по территории организации и вне ее, минуя данную систему. Аналогичная позиция подтверждается и судебной практикой (см., например, определение Московского городского суда от 22 июня 2011 г.

№ 33-16597). Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации.
Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Источник: http://helpcredits.ru/gde-hranitsya-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Табель учета рабочего времени: особенности ведения и кто заполняет

Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.

Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.

Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.

Выполнять это по единому образцу и нормам делопроизводства позволяет первичная документация для учета.

Унифицированная форма табелей утверждена законом (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.).

Документ позволяет фиксировать все виды занятости и периоды для восстановления сил.

Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.

Учет ведется с момента устройства гражданина на предприятие.

Унифицированная форма позволяет бухгалтерии и кадровому отделу контролировать часы, отработанные либо неотработанные специалистами.

Бланк помогает отслеживать, как выполняется график занятости, т. к. указывается присутствие специалиста, опоздания.

Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.

Бухгалтерам табель позволяет подтверждать правильность подсчетов объема заработной платы и компенсационных начислений для каждого специалиста.

Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.

Кадровые служащие могут отслеживать посещаемость и обосновывать взыскания с сотрудника. Бланки контроля рабочего времени относятся к документации, которая может выдаваться при уходе из предприятия специалисту по его требованию (ст. 84.1 НК РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Понятие трудового времени отражено в ст. 91 ТК РФ. Это часы, в которые сотрудник выполняет работу по контракту и внутренним нормам предприятия.

Включаются и отрезки времени, которые по трудовому кодексу, нормативным правовым актам РФ относятся к рабочему.

Это перерывы на обогрев и передышку, которые положены сотрудникам, действующим на открытом воздухе в холодные периоды года либо работающих в помещениях без обогревателя.

К трудовому времени относится и отдых днем специалистов, занятых погрузочной и разгрузочной деятельностью (ст. 109 ТК РФ).

Не вычитаются из рабочих часов перерывы на кормление ребенка до 1,5 года у занятых женщин (ст. 258 ТК РФ).

При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).

Неполное рабочее время может вводиться обоюдным соглашением работодателя и сотрудника (ст. 93 ТК РФ). Утверждено уменьшение на 1 час длительности предпраздничного трудового дня (ст. 95 ТК РФ).

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табели контроля часов занятости формирует и заполняет уполномоченный специалист отдела кадров.

Нормы делопроизводства не указывают должность сотрудника, поэтому руководитель предприятия имеет право определить для выполнения данного функционала любого специалиста, владеющего навыками ведения документооборота.

Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.

Без соблюдения юридических формальностей работодатель не имеет права настаивать на исполнении функционала по ведению табеля.

Для крупных корпораций ответственных за учет рабочих часов специалистов назначают в каждом отделе.

Работник фиксирует данные в бланке календарный месяц, затем отдает документ на визирование начальнику подразделения.

После проверки сведений руководитель отдела отдает бланк кадровику.

Специалист вносит на основании данных табеля исправления в рабочую документацию, визирует бланк и отдает в бухгалтерию.

В небольших компаниях соблюдения всех этапов не требуется.

Табельный лист заполняет сотрудник кадрового отдела, по завершении календарного периода передает бумагу бухгалтеру.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

На предприятиях с бюджетным финансированием контроль за трудовым временем осуществляется с помощью формы № 0504421. В бланке встречаются специальные обозначения дней на учебные цели, заместительство в продленной группе и т. д.

Порядок ведения схож с оформлением табелей Т-12 и Т-13.

Документ формируется в 1 варианте, открывается ведомость за 2-3 дня до учетного периода.

Исправления в оформление типового бланка не вносятся.

Приняты также 2 формы регистрации сведений.

В 1 варианте фиксируются все явки-неявки, во 2 отмечают только нарушения в рабочем графике.

Есть специфика оформления таблицы табеля у бюджетных структур. В шапке документа, кроме названия предприятия, отдела (подразделения), дней ведения, указывается цифрой его вид.

Бланк без правок называют первичным и обозначают вверху таблицы как «0». Последующие исправления отражаются в нумерации документа.

Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.

Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа.

В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т. д.

Как правильно заполнить

Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия.

Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию. Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.

По образцу заполнения табелей учета рабочего времени страницы 2 и 3 занимают таблицы для информации об отработанных часах на каждого штатного специалиста.

Данные берутся из личных карточек, обязательно указание табельной нумерации должностных лиц.

Страница 4 отводится под расчет заработной платы, которая выполняется бухгалтерами.

В бухгалтерию бланк предоставляют в начале 2 половины месяца — для определения аванса. Изменения в периоды отсутствия бланка у кадровика вносятся позже — по сведениям из корректирующего табеля.

При необходимости к документу прикладывают пояснение, обосновывающее исправления и последующий пересчет зарплаты, а также листы больничные, приказы на отпуск и т. д.

Закрывают бланк по окончании месяца. Стоит учесть, что, согласно ст. 136 ТК РФ, начисление зарплаты осуществляется заранее — с 25 числа. На эти даты и приходится подсчет итогов и передача документа в бухгалтерию.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Учетные данные сохраняются согласно порядкам делопроизводства в 2 вариантах: на электроном носителе и в рукописном (распечатанном) виде. Это требуется для контроля и предоставления по требованию сведений о кадрах.

Читайте также:  Счет 98.02 — безвозмездные поступления (примеры)

Заполненные бланки отправляют в бухгалтерию либо архив (п. 586 Приказа Минкультуры №558), т. к. данные необходимы для начисления вознаграждений сотрудников.

Табели сохраняют до 5 лет.

Исключение составляют предприятия с тяжелыми и вредными условиями, на которых положены компенсирующие доплаты.

В таких случаях время сохранения документа достигает 75 лет.

Требование обусловлено тем, что из организаций с тяжелыми условиями труда работники могут выйти на пенсию раньше срока.

Для получения права требуется необходимое количество обработанных часов (без учета отпускных, больничных). Эти данные и отражаются в табеле.

Трудовой кодекс предоставляет сотрудникам право все время работы либо при уходе из предприятия получать копии бумаг, отражающих их деятельность. Требование относится и к табелю (ст. 62 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени форма Т-13: образец заполнения

Бланки формы Т-13 оформляют письменно либо с помощью технических средств. Существует 2 формы ведения документа. В 1 варианте ежедневно отмечают явки, невыходы на работу и т. д.

Во 2 случае необходимо указывать лишь отклонения от типового графика. На предприятиях распространен первый способ оформления бланка.

Для заполнения данных форма имеет таблицу с отдельной строкой на каждого специалиста. Графы 2-3 занимают должность, ФИО специалиста и табельный номер.

В блоке 4 отмечают явки и дни отсутствия в компании. Под период (месяц, квартал) отводится отдельная графа, сверху ставят кодовое значение отрезка времени, ниже — число рабочих часов.

Специальными кодами обозначается следующая информация: был задействован день полностью либо нет, выходное это время либо праздничное, командировки, сверхурочная занятость и т. д.

К концу месяца подсчитывают число задействованных деловыми задачами дней и часов на 1 и 2 половины месяца.

На это выделяются графы 5-6. В графе 5 вверху указывают число дней, отработанных сотрудником за 1 и 2 половины месяца. А внизу колонки пишут количество часов.

Шестая графа отводится под число задействованного времени (часы, дни) за календарный период.

В графах 7-9 содержатся данные для подсчета вознаграждений специалистам. Каждый вид оплаты имеет кодовое значение: 2000 — рабочие и командировочные дни, 2012 — отпускные периоды, 2300 — часы, оплата которых осуществляется по листам временной нетрудоспособности в связи с болезнью работника и т. д.

Если на сотрудников компании распространяется первый тип оплаты, оформление следующих граф выполняется так: код вида оплаты заносится вверху блоков 7-9, оставшееся пространство остается незадействованным.

В 9 графу заносится число задействованных на работе дней (часов) каждым специалистом.

При использовании разных типов оплаты на предприятии данные вносятся во все графы: 7, 8, 9. Столбец 7 отводят под оплату труда, 8 — под счет для перевода средств по данной системе вознаграждения, 9 — под число часов и дней.

Следующие блоки табеля занимают причины невыходов сотрудников.

Вместе с кодом причины прописывают число дней либо часов отсутствия специалиста по указанным обстоятельствам.

      

Источник: http://zakonirabota.ru/kadrovye-dokumenty/osobennost-zapolneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov-vedenie-forma-t13-i-srok-hraneniya-tabelya.html

Табель учета рабочего времени

В соответствии со ст.

91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы N Т-12 (код по ОКУД 0301007) и N Т-13 (код по ОКУД 0301008).

Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда.

При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

— для получения данных об отработанном работниками предприятия времени;

— для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

— для регистрации прогулов;

— для расчета заработной платы;

— для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще – работником кадровой службы.

Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.

За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г., после составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год.

Если заработная плата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй.

Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе.

Никакой ответственности при этом организация не несет.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст. 136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, на более крупных – по структурным подразделениям.

В заголовке следует обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО.

Включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Форма N Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким почерком, без помарок, подчисток. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных).

Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.

Форма N Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты, относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:

— структурное подразделение, цех (отдел), бригада;

— фамилия, имя, отчество;

— профессия (должность);

— табельный номер и т.д.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель организациям, работники которых трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, имеют право на дополнительный отпуск.

Иные, не поименованные в данном Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден, но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом.

Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.

Первый раздел формы N Т-12 (графы 1 – 6 N Т-13) называется «Учет рабочего времени» и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (N Т-12 – графы 4 – 17; N Т-13 – графа 4) отведено две строки: в первой – проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы N Т-12, во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым работником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.

В соответствии со ст.

91 ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Читайте также:  Необоснованная выплата премии

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы.

При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.

Отдельно учитываются:

— часы работы (дневные, вечерние);

— ночные часы работы;

— сверхурочные часы работы;

— часы работы в выходные, праздничные дни;

— часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.

Согласно ст. 96 ТК РФ ночным временем считается время с 22 до 6 часов.

Сверхурочная работа – работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ).

Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ.

Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым работником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого являются табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходные и праздничные дни получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.

153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В».

В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон.

Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место.

Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая выходные и праздничные дни), в первой строке табеля необходимо поставить буквенный код служебной командировки «К» , а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. В табеле отдельно учитываются:

— ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

— ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

— отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

— сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

— дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

— отпуск по беременности и родам;

— частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

— отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

— отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению администрации;

— отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, так как они входят в календарные дни отпуска.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и т.д.

производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.д.). Эти документы работники обязаны предоставить работнику кадровой службы или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Существуют следующие отступления и нарушения установленного режима рабочего времени:

— временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т» – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуск по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;

— неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений, и т.д.);

— часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;

— простои не по вине работника;

— невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);

— прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);

— часы, не отработанные в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;

— выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;

— забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);

— неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8 – 17 раздела 1 формы N Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы.

После заполнения раздела 1 формы N Т-12 (N Т-13) документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Раздел 2 формы N Т-12 «Расчет с персоналом по оплате труда» предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии.

Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме N Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.

Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством Российской Федерации.

Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Однако при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Источник: http://www.hrm100.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector