Порядок исправления бухгалтерских документов

Порядок исправления бухгалтерских документов

Порядок исправления бухгалтерских документов

Ошибаться может каждый и вовремя исправленная ошибка бухгалтера может не иметь критичных последствий. В статье рассмотрим порядок исправления бухгалтерских документов, которые составлены на бумажных носителях.

Исправление в первичных документах

В соответствии с законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (часть 7 ст. 9), исправления в первичных документах возможно только в том случае, «если иное не установлено федеральными законами и нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

К документам, в которых не допускается вносить исправления относят:

  1. Кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера). Другие документы, которые составляются при ведении кассовых операций, исправлению подлежат. Например, исправления допускаются в кассовой книге.
  2. Бланки строгой отчетности. Этот документ должен заполняться разборчиво, четко и исправления вносить в него не допускается. Испорченный БСО должен быть перечеркнут и приложен к книге учета бланков документов за ту дату, в которую он был заполнен.
  3. Банковские документы. Исправления и ошибки в банковских документах недопустимы. Исправления будут восприниматься в качестве нарушения целостности распоряжения в переводе средств. Исправлению такие ошибки не подлежат.

В какие документы можно вносить исправления

Теперь разберемся в какие документы могут вноситься исправления. Во всех случаях, не относящихся к перечисленным выше, первичные документы можно исправлять.

При этом исправление должно содержать дату исправления, подпись лиц, которые составили этот документ и указание фамилии и инициалов, а также иных реквизитов, позволяющих идентифицировать личность.

При этом основными вопросами относительно исправлений в первичных документах относят: Как правильно исправить ошибку, можно ли ее просто замазать корректором? Кто подписывает исправление, если работник, допустивший ошибку, отсутствует? (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника)

Порядок, по которому происходит исправление ошибок в первичных бумагах устанавливается Положением о документах и документообороте №105. В соответствии с данным положением устанавливаются следующие требования:

  • как в тексте, так и в цифровых значениях первички подчистка или несогласованные исправления недопустимы;
  • исправление ошибок в первичке происходит следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают и над сверху записывается верный текст или сумма;
  • неверный текст или цифра зачеркивается одной чертой, при этом сделать это нужно таким образом, чтоб исправленное можно было прочитать;
  • исправление ошибки сопровождается надписью «исправлено».

Данный порядок на сегодня является актуальным, это подтверждает письмо Минфина №03-07-14/38.

Что делать, если под исправлением невозможно поставить подпись составителя документа

Ситуации бывают разные и сотрудник, который составлял первичный документ мог уволится, заболеть или в нужный момент находиться в отпуске или командировке. Нормативные документы не предусматривают порядок действий в этом случае, поэтому разработать способ и порядок, по которому производится исправление компании могут самостоятельно.

Лица, которые вправе подписывать первичные документы утверждает руководитель компании и согласует данный вопрос с главбухом. В данный перечень могут быть включены и лица, которые уполномочены подписывать данные документы.

К примеру, подписывать исправления может лицо, наделенное правом подписи первичных документов (Читайте также статью ⇒ Порядок принятия локальных нормативных актов).

Корректирующие документы

При составлении первичных документов компании могут использовать универсальные передаточные документы (УПД). Если необходимо исправить УПД воспользоваться можно формой универсального корректировочного документа (УКД).

Исправление в счетах-фактуры

Порядок, по которому происходит исправление в счетах-фактурах определяется постановлением №1137 от 26.12.2011. В зависимости от того, какая совершена ошибка, компании потребуется составить корректирующий счет-фактуру, либо внести в исправления в ошибочный документ.

Если обнаружится, что в счет-фактуре есть ошибка, но она не препятствует налоговым органам установить продавца, покупателя, имущественные права, наименование товаров, их стоимость и т.д., то новые счета-фактуры могут не составляться.

Например, если в счет-фактуре указано неверно наименование товара, то потребуется составить новый документ, так как в данном случае налогоплательщик право на вычет по НДС утратит.

Исправления в регистрах бухгалтерского учета

В регистрах бухгалтерского учета исправления не допускаются, если они не санкционированы лицами, ответственными за ведение документов. При исправлении указываться должна дата внесения изменения, подпись лица, ответственного за ведение регистра. Указывается фамилия и инициалы ответственного лица, либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать это лицо.

Исправление в отчетности

К отчетным документам, в которых не допускаются исправления с помощью корректора или аналогичных средств, относятся расчет по страховым взносам и налоговые декларации:

  • по НДС;
  • по налогу на прибыль;
  • по налогу на имущество;
  • по транспортному налогу;
  • по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН;
  • по ЕНВД для отдельных видов деятельности.

В расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОСС от НС и профзаболеваний исправления производятся следующим образом:

  • неправильное значение показателя перечеркивают;
  • вписывают верное значение показателя;
  • под исправлением ставится подпись страхователя, либо его представителя, а также дата исправления.

Если в компании используется печать, то исправления необходимо ею заверить.

Бухгалтерская справка

Если ошибку допустили в счетах бухучета при записи хозяйственной операции, то оформляется бухгалтерская справка, которая будет свидетельствовать о том, что были внесены исправления в проводки.

Основанием для этого является то, что согласно закону «О бухгалтерском учете» данные, отражаемые в учетных регистрах производятся на основе первички. Данная справка необходима для того, чтобы реализовать исправление данных, а также для подтверждения факта допущения ошибки.

В учетные регистры верные данные переносятся уже на основании справки.

Оформляют справку в свободной форме с обязательным указанием реквизитов, закрепленных в законе.

Ответственность за ошибки в бухгалтерских документах

Если ошибку, допущенную бухгалтером и занесенную в бухгалтерский учет, заметили при проверке сотрудники налоговой, это может привести к штрафным санкциям. Размер штрафа может составлять 10 000 – 30 000 рублей, либо 20% от суммы невыплаченного налога или взносов в ПФР, но не более 40 000 рублей.

Налоговики могут документы с ошибками посчитать поддельными документами и компания может быть привлечена к ответственности по этому основанию. В этом случае организации и должностным лицам может грозить:

  • штраф до 80 тыс. рублей;
  • штраф а размере полугодовой зарплаты;
  • исправительные работы на 2 года, обязательные работы на 480 ч;
  • арест до 6 месяцев.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Если лицо, ответственное за ведение документа отсутствует, то может ли внести за его исправления сотрудник по доверенности?

Ответ: Дело в том, что доверенность является инструментом гражданско-правовых отношений. Согласно трудовому законодательству, трудовая функция должна выполняться работником лично и в ТК РФ такой термин, как «доверенность» и вовсе не употребляется.

При составлении доверенности, в ней должен быть указан конкретный человек, но в том случае, если трудовой договор с работником прекращен, сделать это невозможно.

Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет утверждается руководителем, поэтом только он может принять решение о том, кем будут пописываться исправления в случае отсутствия нужного сотрудника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/poryadok-ispravleniya-buxgalterskix-dokumentov/

Исправления в бухгалтерских документах: способы и порядок

Не все бухгалтеры и иные специалисты, работающие с первичкой и регистрами бухучета, знают, как правильно делать исправления в бухгалтерских документах.

А от этого напрямую зависит финансовая безопасность предприятия, вероятность наступления негативных последствий от налоговых и иных проверок.

Поэтому с учётом Закона № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт) рассказываем, какой подход нужно применять при корректировке бухгалтерии.

Кто устанавливает правила

Всегда ли возможно исправление ошибок в бухгалтерских документах? Совсем нет. Иногда закон или нормативные правила, принятые на его основе, прямо запрещают это делать. Например, это касается кассовых и банковских документов (п. 16 Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

В остальных случаях допустимые способы исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах и бухрегистрах определяет руководство предприятия, но с учетом действующего законодательства.

Как поправить электронный документ

Установленный в компании порядок исправления ошибок в бухгалтерских документах, изначально составленных электронно, должен быть таким, чтобы были понятны:

  • правильные сведения;
  • неверные данные.

По закону исправление ошибок в документах бухгалтерского учета подразумевает наличие следующих обязательных реквизитов:

  • дата корректировки;
  • электронные подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление;
  • должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц.

Непосредственно способы исправления в бухгалтерских документах электронного вида в законе не названы, кроме одного – составление нового (поправленного) электронного документа.

В этом случае исправление первичных документов, ранее принятых к учету, нужно обязательно снабдить пометкой о том, что новый образец составлен вместо первоначального электронного документа. Плюс проставить:

  • дату корректировки;
  • электронные подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление;
  • должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц.

Также см. «Правила хранения бухгалтерских документов».

Как поправить бумажный документ

На бумажных носителях порядок исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах следующий:

1 Перечеркнуть неправильный текст или сумму (суммы) ТОНКОЙ чертой – чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму
2 Изложить сверху верный текст/суммы
3 Сделать надпись «Исправлено»
4 Поставить дату исправления
5 Подписи лиц, которые составили первичный учетный документ или отвечают за ведение регистра бухучета, внесшие это исправление
6 Должности, Ф.И.О. либо иные реквизиты, необходимые для идентификации данных лиц
Читайте также:  Удерживать ли ндфл с арендной платы физ.лиц

Как корректировать регистры бухучета

Можно отдельно выделить способы исправления ошибок в бухгалтерских документах – регистрах (книгах, журналах и т. п.). Среди них закон называет составление:

  • аннулирующих записей по бухгалтерским счетам (т. н. сторно);
  • дополняющих записей по счетам.

Формально можно и полностью заменить регистр как на новый документ, однако такая необходимость возникает не часто (ветхость, порча, нечитаемость и т. п.).

Разумеется, разрешение на исправление бухрегистра должен дать тот специалист, который отвечает за его ведение.

Также см. «Организация документооборота в бухгалтерском учете».

Источник: https://buhguru.com/buhuchet/ispravleniya-v-bukhgal-dokumen.html

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

  • Наши авторы
  • Приглашение к сотрудничеству

Практические рекомендации
юристам и бухгалтерам

Лигай О.А.
Эксперт Отдела экономических проектов ИПС «Кодекс»

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Понятие первичных документов

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Требования по оформлению первичных документов

  1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

    Запрещается использовать для записи простой карандаш.

  2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

  3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

  4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

  5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

  6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

  7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

  • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
  • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

Исправление ошибок в первичных документах

  1. Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

    Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

    При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

    Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

  2. Остальные первичные документы.

    В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

  • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
  • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
  • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
  • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

  • не оформлена документами вообще;
  • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).

Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

  1. Штрафы.

    В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

    • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
    • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
    • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

    Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

    • отсутствие первичных документов;
    • отсутствие счетов — фактур;
    • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
    • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.
  2. Переплата или недоплата налогов.

    Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Читайте также:  Страховые взносы ип при перерегистрации страховые взносы ип при перерегистрации

Например:

Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Источник: http://www.kodeks.ru/Pervichnye_dokumenty.html

Исправления в первичных документах — ошибок бухгалтерских, учетных, или корректировка по согласованию сторон

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся исправлений в первичных документах. Как правильно заполнять документацию, исправления допускаются или нет, что делать в случае ошибки и как ее исправить – далее.

При осуществлении хозяйственной операции в организации все действия необходимо высветить в первичных документах. На их основании ведется учет бухгалтерии, поэтому важно заполнять документацию правильно.

Важные аспекты ↑

В первичной документации информация должна быть достоверной, сдавать ее необходимо вовремя. Создается либо в момент осуществления операции либо после ее завершения.

Чтобы документы обладали юридической силой, необходимо указывать следующие реквизиты:

  • название документа и дата составления;
  • название компании, от имени которой оформляется документ;
  • содержание операции;
  • ее измерители (в натуральном и финансовом выражении);
  • список лиц, которые составляли документы;
  • подписи данных лиц.

Во время проверки налоговой службой сотрудники уделяют много вниманию правильному оформлению документов. На основании результатов делается вывод о правильности бюджетных расчетов.

Ошибки влекут за собой финансовые потери:

Штраф Если за один отчетный период – 10 тысяч рублей, за несколько – 30 тысяч
Переплата налогов или их недоплата Если первичная документация отсутствует или заполнена неправильно, компания будет переплачивать налог в связи неправильным подсчетом

Учетные документы проверяются по нескольким аспектам:

По форме Полностью ли заполнены
По содержанию Соблюдаются ли требования и условия законов
Правильность подсчета сумм

Для исправления ошибок в первичных документах применяются способы:

Корректурный Неверная запись зачеркивается, сверху указывается правильная. Зачеркивать необходимо одной линией, чтобы исправленный текст можно было разобрать. Данный способ используют при неправильном подсчете результатов, неправильно выбранном регистре
Красное сторно Используется в ситуациях, когда бухгалтерские проводки или учетные регистры неправильно пронумерованы и сумма проведенной операции меньше действительной. Возможно его применение и для аннулирования документа
Дополнительный Используется тогда, когда уже подведены итоги и подсчитаны суммы

Определения

Документация Подтверждение проведения хозяйственной операции необходимыми документами
Первичные документы Документы, которые включают в себя информацию, полученную после осуществления операций, вычислений, наблюдений. Обладают юридической силой и не требуют каких-либо пояснений
Хозяйственная операция Действие, отражающее результаты деятельности компании, подсчеты и вычисления
Регистр Элемент ведения бухгалтерского учета, цель которого – обобщение и накопление информации, которая содержится в первичных документах. Также регистр отражает счета бухгалтерской части

Общие требования к заполнению

Определены и требования к составлению учетных документов:

  • запись можно вести любым средством, которое обеспечивает сохранность – ручка, химический карандаш (простой использовать запрещено), чернила;
  • записи вести аккуратно, писать четко и разборчиво;
  • заполнять все реквизиты. Если данных нет, ставить прочерк;
  • суммы прописывать и цифрой, и буквами;
  • на документах должны быть подписи руководителя предприятия, бухгалтера;
  • расшифровки подписей обязательны;
  • печать также необходима.

Нормативная база

В соответствии с 9 статьей Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года:

  • любой процесс деятельности организации хозяйственной части необходимо отображать в документах;
  • к учету принимать не оформленные документы недопустимо;
  • первичная учетная документация должна оформляться во время осуществления операции или после ее завершения;
  • форму документа определяет руководящее лицо предприятия;
  • составляется в бумажном или электронном варианте;
  • исправления допустимы в тех учетных документах, которые разрешены законом.

Согласно Приказу Министерства финансов № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета», принятому 29 июля 1998 года, устанавливается следующее:

  • на основании первичной документации осуществляется бухгалтерский учет;
  • лица, имеющие право подписывать документы, утверждаются руководителем учреждения;
  • подпись начальника и бухгалтера обязательна;
  • кассовая и банковская документация не подлежат исправления;
  • в остальных типах поправки вносятся по согласованию с людьми, оформлявшими документацию.

В остальных типах первичной документации исправлять записи можно.

Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах ↑

Если в документах обнаружится ошибка, их необходимо составлять заново. Правила внесения поправок в учредительных документах (кроме кассовых и банковских):

  • неверная запись зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было увидеть исправленное;
  • если ошибка допущена в одной цифре, зачеркивается сумма полностью;
  • над исправленным надписывается правильная запись;
  • на полях строки с исправлением делается отметка «исправлено»;
  • если экземпляров несколько, исправление делать на каждом по отдельности.

Это касается документов, оформленных на бумаге. Бухгалтер не имеете права заверять своей подписью исправления, если нет подписи руководителя или ответственного за операцию лица.

Также при исправлении нельзя использовать корректор, не допускается подтирать записи. Исправляются ошибки по мере их обнаружения, так как в законодательстве нет сроков.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

В случае неправильного заверения исправлений, документ является недействительным. Ошибки (или их не исправление) грозят ответственностью в виде штрафа, а также ведут к потерям в финансовом плане.

Распространенные случаи

Чаще всего в учетных документах допускаются следующие ошибки:

  • в организации используются документы, которые не были утверждены;
  • присутствуют не все обязательные к заполнению реквизиты;
  • отсутствует список граждан, ответственных за оформление документации;
  • есть ошибки или исправления;
  • записи нечеткие;
  • используется простой карандаш;
  • нет прочерков в пустых колонках;
  • арифметические ошибки.

Распространенной ошибкой является попытка главного бухгалтера внести поправки, подтереть записи. Делать это не разрешено, так как документы могут не принять.

Еще одна ошибка – подписание документации лицом, не имеющим на это право. Такой документ теряет юридическую силу.

Применяемые правила для изменения

Ошибки, которые были обнаружены в документах, подлежат исправлению по четко установленным правилам. Зависит и от того, когда они были найдены – до сдачи отчетности или после.

Видео: не хочу вести бухучёт и первичные документы, какой ждать ШТРАФ? — это ответ на вопрос

Если выявлена в течение отчетного периода, то неправильные данные перечеркиваются, и указываются верные. Также делается запись «исправленному верить».

При обнаружении неточностей после сдачи оформляется справка, в которой отображается следующее:

  • название документа, день его составления;
  • номер документа;
  • месяц обнаружения ошибки;
  • причина ее возникновения;
  • какой характер носит ошибка;
  • действия, направленные на исправление;
  • имена человек, ответственных за учет операции, их подписи.

Корректировка по согласованию сторон

Ошибки в первичной документации может выявить одна из сторон. Существует специальный документ – «Корректировка поступления»:

В верхней его части содержится несколько пунктов Тип операции, исправление в первичных документах, корректировка по согласованию сторон
Номер документа и дата Формируются автоматически, но могут изменяться вручную/td>

В последнем случае оформляется корректировка реализации исправлений в первичных документах 1С. Данный документ разработан для регистрации исправлений в первичной документации.

Если требуется зарегистрировать ошибки, то в программе 1С выбирается пункт «Исправление в первичных документах» и заполняются необходимые поля.

Корректировка по согласованию сторон используется для отображения операций в случае изменения стоимости товара или услуги. В этом случае выбирается раздел «Корректировка по согласованию сторон».

Внесение исправлений в кассовых документах

Документы из банка и кассовая документация (ордеры, которые поступают в кассу и уходят) должны отвечать требованиям:

  • исправления, помарки, использование корректора в подобных документах не разрешены;
  • если обнаружена ошибка, сдавать документы нельзя, необходимо оформить их заново;
  • в случае порчи выбрасывать нельзя, документы прикрепляются к отчету за тот день, когда были выданы.

Законодательством определен четкий порядок ведения операций по кассовой части. При обнаружении ошибок в кассовых документах организации грозит штраф.

Допущенные ошибки исправляются следующим образом:

Об ошибке в кассовой книге Составляется рапорт, направленный руководителю или главному бухгалтеру компании
Начальник издает приказ О назначении комиссии, которая будет ответственной за внесение исправлений в кассовой книге
Из места хранения испорченные документы Изымаются и аннулируются. Оформляется новый документ
Начинается исправление ошибок Положение «О ведении кассовых операций» не допускает внесение исправлений, но и не запрещает это делать. Неправильная запись зачеркивается, и сверху указывается верная
Исправленные данные необходимо заверить Подписью руководителя или бухгалтера. Делается отметка «исправлено» и ставится дата
Если ошибка заключалась в пропуске страницы То она перечеркивается и ставится надпись «аннулировано», указывается дата. Также нужна подпись бухгалтера или кассира
Бухгалтер составляет справку Указывает причину ошибки, информацию об исправлении. Документ заверяется руководителем фирмы или главным бухгалтером
Читайте также:  Налоговый вычет через работодателя в 2018: как оформить, документы

Исправлять можно не только в документах на определенный день, но и в ранее принятых к учету.

В каких документах исправления не допускаются

Не все первичные документы разрешено исправлять. Не допускается вносить поправки в кассовые и банковские документы.

Как они должны быть подтверждены ↑

При обнаружении ошибки в документах исправления должны быть обязательно заверены. Для этого ставится подпись ответственного за исправление лица.

Таким образом, любая операция хозяйственного типа должна подтверждаться документально. Заполнять необходимо правильно, придерживаться требований законодательства.

В случае обнаружения ошибки своевременно исправлять, так как неправильно оформленная документация не обладает юридической силой, и налоговые органы ее не примут.

Если первичных документов было несколько экземпляров, то поправки вносятся в каждый из них. При составлении первичной документации, ее оформлении необходимо руководствоваться законами.

Источник: http://buhonline24.ru/otchetnost/pervichnye-dokumenty/ispravlenija-v-pervichnyh-dokumentah.html

Бухгалтерские документы, их классификация и юридическое значение. Правила заполнения документов. Способы исправления ошибок в документах и учётных записях

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета является документирование — подтверждение каждой хозяйственной операции первичным бухгалтерским документом.

Термин «документ» (documentum) латинского происхождения и означает «свидетельство, доказательство».

Современное понимание бухгалтерского документа — это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, либо дающее право на её совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Необходимость и обязательность оформления хозяйственных операций первичными бухгалтерскими документами определена ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ. Кроме этого, порядок ведения бухгалтерских документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105.

Эти нормативные акты устанавливают обязательный для всех организаций порядок оформления бухгалтерских документов и способы исправления допущенных ошибок.

Так, в соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы), код формы;

— дату составления;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях и принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждённых Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином и Минэкономразвития РФ.

При заполнении бухгалтерских документов не допустимы помарки, подчистки, неоговоренные исправления. Допущенные ошибки исправляются следующими способами:

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения ито­гов в них. Исправление производится путем зачеркивания не­ правильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибоч­ная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем впи­сывается правильная сумма или текст с указанием даты исправ­ления и подписи должностного лица, сделавшего исправление.

В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не
читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправле­ние делается на каждом экземпляре в отдельности.

Пример:

564 Исправлено

546 «564»

Подпись, дата

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный пе­риод, а также, если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответ­ствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Сторнировочная запись выполняется при необходимости анну­лировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при пра­вильной корреспонденции счетов.

Во втором случае, когда ошиб­ка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибоч­на корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чер­нилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение.

Затем делается дополнительная проводка с пра­вильной корреспонденцией счетов.

B бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами (бухгалтер не употребляет знак минус). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа по­мещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и многие рос­сийские бухгалтеры.

Пример:

— 600 (красным)

Итого: 500

Все многообразие документов принято группировать по однородным признакам:

Первичные документы по назначению разделяют:

распорядительные – разрешают проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

Рис. 2.5. Классификация бухгалтерских документов по назначению, порядку составления, содержанию, месту составления, порядку заполнения

исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и др.);

документы бухгалтерского оформления — составляются в бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других первичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.);

комбинированные документы — документы, имеющие разрешительно — оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

По порядку составления документы разделяют на первичные, которые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения и сводные– оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления, комбинированными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда.

К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств.

Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др. Расчетные – отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные ведомости.

По способу отражения операцийдокументы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете.

Накопительные документы – составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей.

Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация.

Например: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного организация и поступают к нему в оформленном виде.

Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация.

По качественным признакам документы бывают: доброкачественные и недоброкачественные. Под доброкачественным бухгалтерским документом понимается документ, составленный по установленной форме, соответствующим способом (типографским, компьютерным, на машинке, шариковой ручкой), содержащий все реквизиты, отражающие действительные, законные операции.

Бухгалтерские документы, составленные с нарушением даже одного из этих требований, являются недоброкачественными

Для обеспечения своевременного и качественного ведения бухгалтерского учета в организации большое значение имеет правильная организация документооборота.

Рис. 2.6. Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

Документооборот — это путь документа от момента составления до сдачи в архив.

В целях своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете, в организации составляется график документооборота с указанием сроков и порядка составления документов, а также лиц, ответственных за их своевременное предоставление в бухгалтерию. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры и отчетность в течение сроков, установленных правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). Документы налогового учета хранятся четыре года (ст. 23 НК РФ).

Высока значимость бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности.

Общеизвестно, что при расследовании экономических преступлений, зачастую при расследовании гражданских дел в суде, именно бухгалтерские документы являются важными источниками получения прямых и косвенных доказательств, помогают воссоздать события правонарушения и установить круг лиц, его совершивших. Отсюда, юристу необходимо знать нормативно установленные правила составления бухгалтерских документов.



Источник: https://infopedia.su/7xc3fa.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector