Как проверить авансовый отчет. ошибки в авансовом отчете

Типичные ошибки при оформлении и выдаче денег под отчет

Как проверить авансовый отчет. Ошибки в авансовом отчете

     Компаниям и индивидуальным предпринимателям часто требуется выдать ответственному сотруднику денежные средства под отчет: то нужно купить канцтовары, то оплатить госпошлину, то приобрести мебель, отправить корреспонденцию, заказать печати и штампы. Причин может быть множество, но возникает и множество ошибок.

Тем более, что требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. В настоящее время необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Однако основные ошибки совершаются годами. И о них мы поговорим в этой статье.

Ошибка № 1. Отсутствует заявления работника

     Денежные средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются денежные средства под отчет.

Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов или же купить канцтовары, нотариус или магазин работают в определенное время, и чтобы успеть вовремя, бухгалтер просто выдает денежные средства, не прося написать соответствующее заявления. Впоследствии заявление также не берется. 

     Однако отсутствие заявления является ошибкой. Дело в том, что согласно п.6.3. Указания Банка России от 11.03.

2014 N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002.

Такой ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

     Таким образом, во избежание ошибки необходимо не только взять заявление, то и проверить наличие обязательных реквизитов в таком заявлении, например, суммы денежных средств. 

     Существует и соответствующая судебная практика не в пользу компаний. В качестве примера можно назвать Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 N 09АП-2451/2013. По мнению инспекции, без заявления срок подотчета не установлен. Но деньги в этот же день возвращены не были.

На следующий день директор захотел взять еще 144 000 руб., и бухгалтер эти деньги выдал, несмотря на прямой запрет. В результате, компания была привлечена к ответственности, согласно ч. 1 ст. 15.

1 КоАП РФ санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций для юрлиц варьируются от 40 000 до 50 000 руб.

    В качестве рекомендаций можно посоветовать оформить шаблоны заявлений о выдаче денежных средств под отчет, в которые подотчетное лицо будет только вписывать свою фамилию, имя, отчество, сумму наличных денежных средств и срок выдачи денежных средств.

Ошибка № 2. Работник не вернул неизрасходованные денежные средства

     Денежные средства, выданные под отчет, и не израсходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. 

Ошибкой будет, если:

— средства не возвращены в кассу в трехдневный срок

— средства возвращены намного позже;

— расход средств не подтвержден первичными документами.

     По смыслу п.6.3. Указания Банка России подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет либо вернуть денежные средства.

     Во избежание данной ошибки, целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью либо вернуть денежные средства либо составить авансовый отчет. Это можно сделать путем ознакомления с локальным актом, закрепляющим обязанность возврата денежных средств, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре с работником.

Ошибка № 3. Работник не вернул ранее выданные денежные средства

     Компания и индивидуальный предприниматель могут выдавать под отчет денежные средства только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник не отчитался по ранее выданным средствам, то будет ошибкой выдавать ему снова средства под отчет.

     Согласно п.6.3. Указания Банка России подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Следовательно, перед выдачей денежных средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.

   Данная ошибка рассматривается часто и судами, в качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 N 09АП-47328/2013 по делу N А40-144835/13.

    Вместе с тем, обратите внимание, что расчеты посредством корпоративных карт, как уже упоминалось, не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-10884/2013).

     Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст.

137 ТК РФ он вправе удержать невозвращенный аванс подотчетных сумм из зарплаты работника, правда, с учетом 20%-ного ограничения, предусмотренного ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате заработка.

Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Ошибка № 4. Отсутствует авансовый отчет или неправильно заполнен отчет

     В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например, он может потеряться. Еще одной ошибкой является неправильное заполнение авансового отчета, например, к ошибкам авансового отчета могут относиться:

— отсутствие назначения аванса;

— отсутствие обязательных реквизитов авансового отчета;

— несоответствие суммы средств, выданных под отчет, и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами;

— отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.

Источник: http://cornaudit.ru/publikatsii/zhurnal-dlya-sovremennogo-bukhgaltera/tipichnye-oshibki-pri-oformlenii-i-vydache-deneg-pod-otchet-241

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Читайте также:  Служебная записка на командировку: образец

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2018 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Неверный остаток или перерасход в авансовом отчете

Заполнение документа «Аванс подотчетному лицу» в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения всегда вызывает много вопросов, а так-же негатива среди пользователей программы.

Связано это я бы сказал с несколько сложным механизмом ввода как самого документа «Аванс подотчетному лицу», так и документов с ним связанных.

Но, кроме вопросов связанных с вводом документа нередко появляются и вопросы непосредственно при печати документа.

И одна из самых распространенных ошибок — неправильный вывод на печать информации об остатке денежных средств у подотчетного лица, либо же перерасходе денежных средств, причем неправильно выводится как сумма предыдущего аванса, так и остаток/перерасход аванса текущего. Так в чем же причина?

Если взглянуть на счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами», то мы увидим что учет на счете ведется в разрезе целой кучи аналитических признаков. Это стандартные КПС, ИФО, КФО, а так-же несколько видов субконто. 

И одним из этих видов субконто является «Виды расчетов с подотчетными лицами», то самое субконто, которое принимает всего два значения — «Расчеты по денежным средствам и расчеты по денежным документам». И, как опять же показывает моя практика, неверный остаток или перерасход в авансовом отчете в большинстве случаев выводится именно из-за беспорядка с этим видом субконто.

И если для вас важно видеть обороты на 208 счете в разрезе этих двух показателей то придется приводить авансовые отчеты в порядок вручную. правильно проставляя значения видов расчетов с подотчетными лицами. Однако, если вам не так важен этот показатель (а в большинстве случаев это так и есть) то аналитику по видам расчетов с подотчетными лицами можно отключить.

Для того чтоб сделать это нужно зайти в пункт меню «Операции — константы». Однако, все же непосредственно перед отключением этой аналитики я рекомендую сделать копию вашей информационной базы, чтоб была возможность «вернуться назад».

Итак, зашли в константы, далее выбираем «Настройка параметров учета — учет на счете 208.00». Все что нам нужно сделать — установить флажок в поле «Отключить разделение расчетов с подотчетными лицами на счете 208.

00″, нажать «ОК» и выждать некоторое время, необходимое для принятия изменений. 

 

Форма редактирования констант

Как правило после этих действий остаток/перерасход в авансовом отчете формируются правильно. Если же нет — попробуйте сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 208 в разрезе разных вариантов аналитики и вы непременно найдете ошибку.

Источник: http://www.1c-bgu.ru/2016/03/OstatokIliPererashodVAvansovomOtchete.html

Авансовый отчет

Получать деньги в аванс — приятно и легко. А вот от мысли о последующей отчетности большинство сотрудников содрогается. Так ли уж сложен авансовый отчет? Если знать тонкости, он становится элементарным.

Авансовый отчет — одна из форм бухгалтерских документов. Это бланк первичного учета, в котором отражается подтверждение расходования выданных в качестве аванса денежных средств.

В каких случаях используется

В текущей деятельности любой компании необходимо расходование наличных денежных средств.

Здесь речь идет о покупке текущих необходимых вещей — бытовой химии, чая, кофе, печенья, приобретении ГСМ для автомобиля, расходных материалов для техники, которая не используется постоянно (например, диктофоны, фотоаппараты), трат на различные юридические услуги (оплату пошлин и сборов, услуг нотариуса и т.д.).

На командировочные расходы деньги выдаются также авансом. Да мало ли расходов у действующего предприятия, которые проще оплатить наличными средствами, а не перечислениями через банковский счет. Кстати, иногда оплата наличными — единственно возможный способ.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

Для таких целей компания распорядительным актом (как правило, приказом) определяет круг людей, которым наличные денежные средства на вышеуказанные расходы выдаются через кассу.

В приказе обычно указывается, помимо фамилии и должности, предельные суммы выдачи и сроки для использования денежных средств. Здесь следует отметить, что в законе такие сроки отсутствуют.

Так что компания вправе их определить и ограничить.

Кстати, круг лиц, имеющих право получить деньги под отчет, может определяться не только в приказе, но и в ином локальном акте — положении, инструкции, порядке.

Итак, по мере необходимости компания выдает лицам, указанным в приказе, денежные средства (а они уже знают, в какой сумме они могут их получить, в течение какого времени использовать и с какой срок отчитаться, т.к. с приказом они должны быть ознакомлены).

По правилам бухгалтерии далее за потраченные денежные средства необходимо отчитаться. Делается это с помощью специального документа — авансовый отчет организации.

Бланк отчета

Для данной формы существует унифицированная форма N АО-1 (ОКУД 0302001), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 и применяемая с 1 января 2002 года. С января 2018 года альбомы унифицированных форм первичной учетной документации не являются обязательными.

Читайте также:  Нужна ли печать на 2-ндфл

Авансовый отчет бланк можно найти в правовых системах.

Он является двусторонним и заполнение его производится сначала работником, который получил и потратил выданные денежные средства, а затем сотрудником бухгалтерии.

Авансовый отчет скачать можно здесь  

Порядок оформления

Как мы уже видим, бланк двусторонний. Основные рекомендации по его заполнению содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 в разделе «указания по применению и заполнению…».

Авансовый отчет 2018 заполняется в единственном экземпляре, закон допускает как рукописный вариант оформления, так и машинный. Копия авансового отчета не обязательна к использованию.

Заполнение авансового отчета происходит в следующем порядке.

На лицевой стороне получивший деньги работник указывает наименование компании, номер отчета, дату, свои ФИО, отдел, табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса.

В левой части лицевой формы заполняется таблица, где указываются сведения о предыдущем авансе, их расходе, перерасходе или остатке.

На обороте бланка сотрудник записывает документы, подтверждающие расходы (квитанции, товарные чеки и другие документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, прикладываемые к авансовому отчету, нумеруются. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются тогда, когда аванс был выдан в иностранной валюте.

Далее к оформлению приступает бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне вносятся номера корреспондирующих счетов, суммы, на обороте указываются суммы расходов, принятые для учета, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Далее следует проверка правильности заполнения авансового отчета, оправдательных документов, целей расходования средств.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211085-avansovyy-otchet-18-m2

Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Документ Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу:

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу:

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад.

После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы.

Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары.

Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60.

При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры.

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.

Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная) то для этого надо использовать закладку Оплата.

Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее.

Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е.

установить флажок СФ, заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет. Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

Руководитель службы заботыБуданова Виктория

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Адрес канала<\p>

Социальные кнопки для Joomla

Источник: https://vc-bsoft.ru/konsalting/interesnye-stati/1s-bukhgalteriya/522-avansovyj-otchet-i-raboty-s-podotchetnymi-litsami

Проверяем, правильно ли составлен авансовый отчет | Статьи

Авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме. Но добавить при необходимости дополнительные реквизиты можно. Таково мнение финансистов. О том, как правильно заполнить авансовый отчет и какие документы работник представит с ним, наша статья.

Можно ли разработать форму самостоятельно

Унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, обязательна к применению юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Форма № АО-1 является обязательным документом не только для целей бухгалтерского учета, но и для налогового учета. Реквизиты, предусмотренные в данной форме, обязательны для заполнения. И если они не заполнены, документ не имеет юридической силы.

Но может ли предприятие разработать самостоятельно формы авансовых отчетов, руководствуясь особенностями хозяйственной деятельности и в целях обеспечения полноценного управленческого учета? На этот вопрос ответили финансисты в письме от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

Так, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, чтобы не столкнуться с претензиями налоговиков при списании расходов в налоговом учете, авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме, дополненной при необходимости нужными реквизитами. При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Например, утверждены в учетной политике.

Порядок сдачи и хранения авансового отчета

https://www.youtube.com/watch?v=3JK6Ufa-ouY

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) сказано следующее.

Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Порядок хранения авансовых отчетов каждое предприятие выбирает для себя самостоятельно.

Как правило, обработанные авансовые отчеты с приложением оправдательных документов подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке помесячно либо поквартально в зависимости от объема документов.

Если аванс работнику не выдают

Бывают и такие ситуации, когда сельхозпредприятие не выдает работникам аванс при отправлении в командировку. При этом работодатель возмещает потраченные средства по факту (по возвращении из командировки).

Допустимо ли это и не противоречит ли нормам законодательства?Обвинить предприятие в нарушении норм законодательства нельзя, поскольку Порядком ведения кассовых операций(п. 10, 11) установлен порядок и пределы выдачи денежных средств под отчет, но не обязанность организации по их выдаче.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок возмещения расходов на командировки устанавливается только коллективным договором или локальным нормативным актом. Соответственно, если такой порядок установлен в названных документах, работодатель вправе отправить работника в служебную командировку и без выдачи аванса.

Однако в этом случае работник не может квалифицироваться как подотчетное лицо. А значит, требование, предусмотренное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций о предъявлении в бухгалтерию авансового отчета не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки, является необоснованным.

Для тех случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванса не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена.

В данной ситуации организация сама в учетной политике должна определить порядок учета и установить форму отчета о произведенных расходах (можно выбрать форму, аналогичную унифицированной форме № АО-1). Если сельхозпредприятие на практике применяет такую форму расчетов с работником, то подойти к этому вопросу нужно серьезно.

Читайте также:  Снижение заработной платы: порядок оформления

Ведь в случае если работнику, например, не выдан аванс, а он на свои деньги приобретет какие-либо материалы, квалифицировать такую ситуацию можно как приобретение у физического лица материальных ценностей. А значит, у работника появляется налогооблагаемый доход, а у предприятия – сложности с вычетом НДС, если документы на приобретенные материалы содержат информацию о НДС в их стоимости.

Заполнение авансового отчета

На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо регистрирует документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, акты выполненных работ и другие оправдательные документы), и суммы произведенных затрат по каждому документу.

При этом все приложенные к отчету документы нумеруются в порядке их записи в авансовый отчет (графа 1). В авансовом отчете фиксируются следующие реквизиты первичных документов: – в графе 2 – дата первичного документа; – в графе 3 – номер первичного документа; – в графе 4 – наименование документа; – в графе 5 – стоимостное выражение, заявленное в первичном документе.

Обратите внимание: чеки ККМ и товарные чеки (каждый сам по себе) являются отдельным оправдательным документом. А значит, нумероваться и регистрироваться в авансовом отчете каждый должен отдельно.

Однако, как правило, к кассовому чеку прилагается товарный в подтверждение оплаты и покупки одних и тех же ТМЦ, поэтому, если регистрировать каждый документ с указанием суммы, будет задваиваться итоговая сумма по авансовому отчету. Указания по заполнению формы № АО-1 не содержат никаких разъяснений по данному вопросу.

При этом требование о том, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов, в том числе и чеки ККМ, и товарные чеки, остается.

Поэтому, по мнению автора, порядок записи должен быть следующим:– зарегистрировать товарный чек в отдельной строке (отдельный порядковый номер);– зарегистрировать чек ККМ в отдельной строке (отдельный порядковый номер);– сумму расхода указать только напротив одного из чеков.

Пример.
ООО «АГРОМИР» направляет зоотехника Привалова И. М. 15 августа 2011 года в командировку в г.

Москву для приобретения ветпрепаратов и запчастей для сельхозоборудования сроком на два дня. Из кассы организации выданы денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел железнодорожные билеты стоимостью 1550 руб. каждый. Стоимость проживания в гостинице г. Москвы подтверждается счетом формы № 3-Г и кассовым чеком на сумму 2600 руб. Приказом руководителя норма суточных в г. Москве установлена в размере 1000 руб. в сутки. Приобретены ветпрепараты на сумму 9300 руб. в аптечной сети. Приобретены запасные части для сельхозоборудования на сумму 3000 руб.

Авансовый отчет представлен в бухгалтерию 19 августа с приложением командировочного удостоверения, отчета о командировке, железнодорожных билетов, счета и кассового чека из гостиницы, товарного и кассового чеков на приобретение ветпрепаратов, товарной накладной (№ ТОРГ-12), счета-фактуры и кассового чека на приобретение запасных частей для сельхозоборудования. Важно запомнить

Для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете сельхозпредприятие должно иметь представленный работником авансовый отчет. Он должен быть составлен по унифицированной форме.

Удалять обязательные реквизиты из данной формы нельзя, а вот добавить дополнительные можно, утвердив доработанную форму в учетной политике. Помимо авансового отчета работник должен представить оправдательные документы, подтверждающие понесенные расходы.

Это могут быть командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, акты выполненных работ и другие.

Источник: https://www.cxychet.ru/article/18887-proveryaem-pravilno-li-sostavlen-avansovyy-otchet

Авансовый отчет: форма, заполнение, выдача денег

Для оформления авансового отчета можно использовать:

  • унифицированную форму (№ АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 ;
  • самостоятельно разработанный бланк авансового отчета, утвержденный приказом руководителя туристической компании или приложением к учетной политике. Такое правило действует с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом в самостоятельно разработанном документе должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты;
  • электронную форму. Минфин России разрешил компаниям хранить авансовые отчеты в электронном виде. При этом авансовый отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет определен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В соответствии с указанным Положением выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то есть по авансовому отчету есть остаток, то неизрасходованные средства он должен вернуть в кассу на следующий рабочий день после окончания срока (указанного в заявлении) или в день выхода на работу после командировки.

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано под отчет, то есть по авансовому отчету отражен перерасход, то после утверждения авансового отчета руководителем перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На лицевой стороне авансового отчета должны быть указаны: наименование компании (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает номер, дату, наименование и перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, командировочные удостоверения и другие оправдательные документы).

Суммы произведенных расходов отражают в графе 5. Если же деньги выдавались в инвалюте (на командировки за рубеж), то в графе 6 сотрудник отражает еще и сумму валюты. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если документы составлены на иностранном языке, то требуется их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерия турфирмы проверяет целевое использование денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В графах 7–8 (оборотной стороны бланка) указывают суммы расходов, принятые к учету.

Счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы, указываются в графе 9.

Ошибки при оформлении авансовых отчетов

При неправильном оформлении авансового отчета может возникнуть ситуация, когда налоговые органы не примут указанные в нем расходы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Авансовый отчет не утвержден руководителем компании.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то спорным является признание расхода по нему.

2. Отсутствие обязательных реквизитов при самостоятельной разработке бланка авансового отчета.

Как уже ранее говорилось, с 1 января 2013 года документальное оформление расчетов с подотчетными лицами может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, наличие обязательных реквизитов относится к документальному подтверждению расходов. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Такое же требование (наличие обязательных реквизитов) относится и к первичным документам, приложенным к авансовому отчету, которые подтверждают произведенные расходы.

3. Отсутствие в кассовых и товарных чеках наименования товаров.

Нередко бывает, когда подотчетное лицо прикладывает только кассовый чек (товарный чек, накладная отсутствуют) с общей суммой расходов. По мнению налоговых органов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

4. Отсутствие оправдательных документов при применении «упрощенки» с объектом налогообложения «доходы».

В письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 контролирующие органы сообщают следующее.

Несмотря на то что расходы не учитываются при определении налоговой базы для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом в виде доходов, должны производить в общеустановленном порядке оформление авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы.

Ноябрь 2013 г.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/avansovyy-otchet-forma-zapolnenie

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector