Организация документооборота в бухгалтерском учете

Документооборот бухгалтерии — полное описание процесса документооборота, группирование и хранения документации на предприятии + инструкции по составлению графика с практическими советами

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Любая организация в форме общества с ограниченной ответственностью в процессе своего функционирования беспрерывно получает и создает огромное количество разнообразной документации.

Как не утонуть в тоннах бумаг: быстро найти оригинал необходимого документа, быть уверенным, что указанное в документе соответствует действительности, что документ попал к месту назначения? Умение обращаться с документацией на первый взгляд кажется целой наукой, но если вникнуть в нюансы, ничего катастрофически сложного в этом нет, тем более на сегодня даже этот процесс уже смогли автоматизировать.

Объем документов ежедневно обрабатываемых на предприятии зависит от масштабов организации, количества структурных подразделений, но есть несколько унифицированных принципов документооборота, которые не зависят от количества обрабатываемой документации. Со всем этим попробуем разобраться далее.

Документооборот на предприятии это движение документов по предприятию от начала их получения (создания) до момента завершения работы с ними и передачи на хранение.

При налаженной системе документооборота достигаются, прежде всего, такие цели:

  • Оперативность движения документов
  • Четкость движения документации в пределах предприятия
  • Бесперебойная работа бухгалтерской службы
  • Взвешенность принятия всех решений управленческого аппарата

Для реализации необходимых задач, документооборот бухгалтерии базируется на некоторых принципах:

  • Время обработки документов должно быть максимально коротким.
  • Однотипные категории документов должны иметь схожий порядок обработки – принцип системности.
  • Однократность обработки каждого документа.

Максимальное сокращение движения документа между служебными лицами.

Этапы документооборота:

  • Формирование (создание) документа;
  • Принятия документа в бухгалтерию;
  • Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета;
  • Группирование и архивация документов

Формирование (создание) документа

Это этап выписки документа, его подписания составителем и при необходимости нанесения печатей и штампов.

Создание документа может осуществляться не только бухгалтерией предприятия, хотя и нести в себе информацию, прежде всего для обработки бухгалтерской службой.

Например, очень часто документы оформляют на складе в момент передачи товара на отгрузку, на производстве при оформлении заявки на материал.

Хотя в условиях автоматизации, эти операции отображаются в системах учета в режиме онлайн (обрабатываются автоматически).

Принятия документа в бухгалтерию

Перед принятием документов в бухгалтерию, во многих случаях проводят регистрацию в журнале входящих документов, особенно при поступлении всех документов через канцелярию.

Тут же происходит первичное распределение документов между сотрудниками бухгалтерии.

Например, тем сотрудникам, которые начисляют выплаты по заработной плате, предоставляют приказы на отпуск, больничные листы; тем которые списывают ГСМ, путевые листы и т.д.

Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета

В этот период оформляются записи в автоматизированных системах учета, а также визирование сотрудниками старшего ранга. Например, при поступлении входящего счета для оплаты в бухгалтерию с визой отдела снабжения, согласно графику движения документов, необходимо еще получить визу главного бухгалтера, а уже после этого осуществлять оплату.

Группирование и архивация документов

После завершения обработки документов их систематизируют по заданному параметру (кадровые документы отдельно, остальные сшивают за обозначенный период: месяц или квартал или по типу документа) и отправляют в архив.

Виды обрабатываемых бухгалтерией документов

Бухгалтерия обрабатывает документы, содержащие записи о хозяйственных операциях и их фактическое осуществление.

Для разработки графика документооборота в бухгалтерии, необходимо четко представлять, где документ составляют, цель его использования, какой период его действия и т.д.

Потому как последним этапом документооборота будет группирование и архивация документов, то также важно ориентироваться в основных признаках по каким подшивают в папки документы.

Принято классифицировать такие виды бухгалтерских документов:

По объему информации выделяют первичные и сводные документы

Первичные документы подтверждают любую операцию, распоряжение, разрешение, поэтому их особенность в оформлении в момент совершения или по факту выполнения действия. Например, платежное поручение, накладная, приказ, договор.

Сводные документы формируются на основании однотипных первичных документов. Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия. Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета.

По назначению выделяют распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы

  • Распорядительные документы содержат только пояснения относительно специфики операции, но не подтверждают факт ее осуществления. Это приказы, доверенности, распоряжения, инструкции.
  • Исполнительные документы же наоборот как раз и есть самым неопровержимым юридическим доказательством состоявшегося действия. Это кассовые чеки, накладные, банковские выписки.
  • Документы бухгалтерского оформления формируются непосредственно работниками бухгалтерии. Эти документы могут содержать как пояснения или намерения действий организации, так и подтверждать выполнение этих действий. Например, документ начисления аванса сотрудникам – документ, содержащий намерения, а ведомость выплаты зарплаты – документ, подтверждающий факт оплаты труда.
  • К комбинированным документам можно определить авансовые отчеты, кассовые ордера и другую документацию, в которой одновременно содержится распорядительное описание и подтверждение осуществления операции.

По способу использования выделяют разовые и накопительные документы

К разовым документам относится большинство первичных и исполнительных документов, т.к. используется однократно только для подтверждения операции. Например, кассовый чек, накладная, платежное поручение, авансовый отчет и т.д.

Суть накопительных документов в использовании их в обозначенный период времени (месяц или год): журнал движения трудовых книг, график отпусков.

По месту составления выделяют внутренние документы и внешние

Внутренние документы составлены предприятием и могут использоваться как бухгалтерией данного предприятия, так и иметь форму исходящего документа. Например, ведомость на выплату зарплаты внутренний документ, а счет-фактура, накладная, доверенность это внутренний исходящий документ и используется и на предприятии, составившем его, и в бухгалтерии контрагента.

Документы внешние это входящие документы, составленные за пределами конкретного предприятия. К ним относят договора, счета, накладные, доверенности, чеки.

На предприятии бываю ситуации, когда один или несколько первичных документов были несвоевременно предоставлены в бухгалтерию для обработки.

Так как первичные документы это основной источник данных для формирования отчетности предприятия, то результатом зачастую становится искажение данных отчетности: занижение либо завышение, что в итоге может привести к штрафным санкциям.

Но кто же в этом случае будет ответственным за допущенную ошибку и понесенные убытки? Для того чтобы таких ситуаций не возникало, каждый сотрудник и в т.ч. бухгалтерии должен понимать за обработку каких документов он отвечает, какова именно схема движения, вверенного ему документа, по предприятию.

Грамотно и подробно составленный график документооборота является залогом не только качественной работы бухгалтерии, но и всего предприятия.

Именно для этого каждое предприятие разрабатывает в удобной для него форме график документооборота в виде схемы, таблицы или перечня. При разработке графика основная цель минимизировать время обработки документа, а также трудозатраты.

Разработкой графика, как правило, занимается руководство бухгалтерии (главный бухгалтер, либо заместитель), а руководитель организации утверждает его и выдает распоряжение на ознакомление сотрудников с графиком.

Список документов

Сначала необходимо составить перечень документов, которые предприятие использует в хозяйственной деятельности. Учесть необходимо все группы документов, первичные, сводные, внутренние и внешние и т.д.

Также для полноценного отображения данных в учете учесть в графике входящие документы, что изначально поступают не в бухгалтерию.

Таким примером может быть входящая корреспонденция, поступающая в канцелярию или секретарю, непосредственно относящаяся к работе бухгалтерии – накладные от поставщика, письма налоговой службы и других инстанций.

От этого может зависеть формирование расходов, доходов, начисление штрафов и прохождение плановых проверок.

Ответственные лица

При назначении ответственных лиц проще всего определится с первичными документами: кто составляет, тот и ответственный. При такой формулировке максимально сокращается цепочка между сотрудником, формирующим документ, и бухгалтерией.

При формировании списка лиц ответственных за предоставление внутренних записок и распоряжений — рациональней назначить начальников отделов; за документы износа и списания технической базы – начальников производства или отделов; за входящую корреспонденцию – секретаря; и т.д.

Сроки

Сроки обработки и передачи документов – один из главных параметров при составлении графика. Сроки можно задавать в виде периода (3 дня, 10 дней) или в виде конкретного числа (1-го или 5-го). Нужно учесть, что сроки оформления некоторых документов закреплены в законодательстве (авансовые отчеты, например).

Например, рассмотрим сроки подачи путевых листов и использованных талонов на ГСМ.

Если срок сдачи отчета по использованию и остаткам ГСМ установлен 3-го числа, а для его формирования необходимо 2 дня, то все талоны и путевые листы должны быть сданы не позднее 1-го числа текущего месяца за предыдущий месяц.

Если объем большой, можно установить сдачу каждую декаду месяца, но с указанием, что документы за 21-31 число предыдущего месяца подаются не позднее 1-го числа текущего.

После проделанного анализа, формирования списка документов, ответственных лиц и сроков сдачи обработанных документов можно приступать к оформлению графика.

От структуры предприятия, численности сотрудников и объемов документации зависит форма, в которой удобней оформить график. Это может быть список (для мелких организаций) или же таблица (классическая универсальная форма), некоторые считают, что более наглядной является схема.

После оформления и утверждения графика необходимо оповестить сотрудников, о том, в какие сроки и какие именно документы им надлежит обрабатывать.

Это можно сделать, раздав выдержки из графика, также можно прописать необходимые пункты в должностной инструкции.

Как правило, за невыполнение графика по не объективным причинам устанавливаются штрафы для сотрудников. Такая практика все чаще используется в крупных организациях.

Читайте также:  Gdpr новый регламент защиты персональных данных - влияние на рф

Автоматизация документооборота бухгалтерии значительно упрощает процесс. Именно поэтому сегодня широко внедряются подобные проекты и активно данная услуга представлена на рынке.

Практически все документы сейчас создаются посредством автоматизированных систем, но, к сожалению, еще электронный документооборот между предприятиями не достаточно регламентирован, да и система хранения таких документов пока не отлажена. Поэтому еще по старинке приходится распечатывать документы, оформлять их, визировать.

На сегодня уже созданы программы, которые позволяют автоматизировать процесс регистрации, согласования и поступление в бухгалтерию документации. А также интегрировать этот процесс с учетными системами.

Например, документы, созданные в одной базе (бухгалтерской), дальнейшую обработку (передачу в отдел и визирование) проходят уже в другой базе (документооборота).

И наоборот, через систему документооборота входящие документы поступают в бухгалтерскую базу.

Благодаря системам автоматизации, завизировав документ или подав заявку, сотрудник или управленец может видеть, в каком подразделении сейчас документ, выполнен ли он и принят ли вообще к выполнению.

Например, при отгрузке продукции и оформлении накладной менеджер (бухгалтер) должен обязательно получить уведомление начальника производства о готовности заказа. Для этого не обязательно распечатывать документ, передавать его в цех и ждать подписи начальника производства.

Достаточно воспользоваться программой, в которую вносится заказ, а после его выполнения соответствующая отметка проставляется начальником там же в программе. После этого, на основании этого заказа формируется накладная, которую уже в бумажном экземпляре подписывает получатель.

Таким образом, можно автоматизировать практически все процессы документооборота. Наиболее адаптированной сейчас на рынке является программа 1С: Документооборот, в связи с тем, что все же большинство организаций используют программу 1С для автоматизации учета.

Хранение и архивация

После отображения всех документов в учетной системе предприятия необходимо систематизировать и отправить на хранение документы.

По какому принципу систематизировать документы зависит от прописанных в учетной политике правил.

Например, часто документы сшивают таким образом: приходные документы отдельно, расходные отдельно, банковские отдельно и т.д. с периодом равным периоду подачи отчетности (квартал, год).

Еще сшивают все вышеуказанные документы вместе, но с периодичностью закрытия периода в учете – месяц или квартал.

Также надо учитывать, что кадровые документы, а также касающиеся начисления доходов сотрудникам всегда сшиваются отдельно, т.к.

имеют самые большие сроки хранения, установленные законодательно (75 лет), остальные хранятся не менее 5 лет.

Более подробно ознакомится со сроками можно в утвержденном Росархивом «Переченю типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

На сегодня при наличии электронных систем учета, ведомости и журналы счетов уже мало кто распечатывает.

Их распечатывают и предоставляют непосредственно в период проведения проверки за проверяемый период.

Это значительно экономит ресурс, но важно помнить, что при таких условиях надо обеспечить сохранность электронной базы, чтоб иметь доступ ко всем регистрам, которые могут понадобиться в будущем.

Организация может иметь свой архив для хранения документов или же по истечении обязательного срока хранения воспользоваться специальной архивной службой, которые на платной основе предоставляют услуги архивации и хранения.

Источник: https://www.finanbi.ru/byxgalteriya-ooo-47

Организация документооборота на предприятии (стр. 1 из 4)

Оглавление

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Выводы и рекомендации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен[1] .

Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.[2] Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению :

-горизонтальные — связывают организации одного уровня

-вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней (восходящие — входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются[3] :

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово — хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям.

Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу.

Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот — это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2).

В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Читайте также:  Требования к чеку онлайн кассы: правила выдачи, реквизиты чека

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е.

документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

3. Классификация документов

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению — Служебные, личные

По срочности — Срочные, несрочные

По гласности — Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме — Типовые, индивидуальные

По срокам хранения — Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей — Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

Источник: http://MirZnanii.com/a/18086/organizatsiya-dokumentooborota-na-predpriyatii

Документы и документооборот в бухгалтерском учете Документация и

Документы и документооборот в бухгалтерском учете Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Документация и документооборот в бухгалтерском учете Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

В составе документов бухгалтерского учета различают: первичные документы; учетные регистры; отчетные документы.

Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах.

Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления; личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях' получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Учетные регистры Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются: по внешнему виду способу ведения учета содержанию

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: книги карточки свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров.

С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы.

Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе.

Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на: Хронологические, Систематические, Комбинированные.

В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы.

В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на: регистры синтетического учета регистры аналитического учета регистры комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.

96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1)

Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя: отчет об изменении капитала (форма № 3); отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); пояснительную записку к отчету.

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются: достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить; полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии; нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц; преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Документооборот Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве.

Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, месячная документация — 1 год, квартальные бухгалтерские отчеты и балансы — 5 лет, годовые — постоянно, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например, неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции.

В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются: корректурный; «красное сторно»; дополнительной записи. При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст.

Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление. Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку.

Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается. Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 528 р. указана сумма 582 р. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (54 р.

) вписывают в счета красной пастой или обводят в рамку. При итоговых подсчетах эта сумма будет вычитаться.

Читайте также:  Что такое налоговые регистры

Пример исправления ошибки методом «красное сторно».

Источник: http://present5.com/dokumenty-i-dokumentooborot-v-buxgalterskom-uchete-dokumentaciya-i/

Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете

В данной статье рассматривается проблема организации документооборота, особенности и правила его составления.

Бухгалтерский учет рассматривается организацией как один из самых главных источников получения информации, необходимой для принятия управленческих решений и анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Для сплошного и непрерывного отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете широко применяются различного вида документы.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документ– это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы бывают распорядительными, комбинированными, первичными и сводными, внутренними и внешними, и т.д.

Движение документа с момента его возникновения или получения до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Он должен быть утвержден внутренним актом учреждения и содержать информацию о правилах и технологии обработки учетной информации, сроках составления первичных и сводных документов в соответствии с графиком документооборота.

Положение о документообороте является приложением к учетной политики организации.

Для каждой группы документов в документообороте предусмотрен индивидуальный порядок регистрации. Общая схема документооборота включает в себя следующие элементы:

  1. Требования к используемым первичным документам;
  2. Правила их ведения регистров бухгалтерского учета и порядок их применения;
  3. Порядок и сроки хранения документов;
  4. График документооборота.

Все хозяйственные операции подлежат оформлению первичными учетными документами. Любой первичный документ должен содержать следующий перечень обязательных реквизитов:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование субъекта, составившего документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ с указанием единиц измерения;
  6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

Отсутствие хотя бы одного из вышеперечисленных реквизитов может служить основанием для непринятия документа к бухгалтерскому учету.

В целях своевременного и достоверного отражения ФХЖ учреждение должно оформлять первичный учетный документ в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то по ее окончании.

Первичный учетный документ должен составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного файла, подписанного электронной подписью.

Следующим важным элементом являются регистры, использующиеся для накопления и систематизации информации, полученной из данных первичных учётных документов. Они должны быть составлены по унифицированным формам, утвержденным приказом Минфина РФ № 173н от 15.12.2010.

В документообороте следует предусмотреть регистры, формы которых не унифицированы. Они должны содержать следующие реквизиты:

  1. Наименование регистра;
  2. Наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. Дата начала и окончание ведения регистра;
  4. Величину денежного и (или) натурального измерения с указанием единиц измерения;
  5. Хронологическую или систематическую группировку объектов;
  6. Подписи ответственных лиц;
  7. Личные подписи.

Также в положении о документообороте указывается в каком виде формируется регистр: книга, карточка, лист или машинограмма; устанавливается периодичность составления и момент внесения данных в регистр.

Для рациональной организации документооборота приказом руководителя организации составляется график документооборота, регламентирующий сроки составления и обработки первичных документов, их регистрацию и дальнейшую группировку и т.д. График влияет на полноту и оперативность учета хозяйственных операций, способствует своевременному поступлению документов и повышению достоверности учетных данных.

Составлением графика, а также контролем за его соблюдением занимается главный бухгалтер. А ответственность за добросовестное оформление документации, точность содержащихся данных возложена на работников, ознакомленных с графиком и получивших выписку, содержащую перечень документов, за которые они несут ответственность и подписавших эти документы.

Завершающим этапом составления положения о документообороте является определение порядка и сроков хранения документов.

Ответственность за организацию хранения первичных учётных документов, регистров и бухгалтерской отчётности лежит на руководителе организации.

Положением о документообороте утверждаются мероприятия, обеспечивающие хранение документов, регистров бухгалтерского учета в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях, шкафах, сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. Ответственность за их сохранность лежит на лицах, назначенных главным бухгалтером.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива, которая содержит: наименование, дату комплектации и передачи документов в архив, подпись ответственного лица.

Подводя итог можно сказать, что к составлению положения документооборота нельзя относиться легкомысленно. От правильности и рациональности его составления зависит эффективность функционирования экономического субъекта.

Источник: https://novainfo.ru/article/10426

Порядок организации документооборота в бухгалтерии

Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

  1. первичные документы;
  2. учетные регистры;
  3. бухгалтерская и налоговая отчетность;
  4. график документооборота;
  5. хранение документов.

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности;
  • бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

  • формы отчетности;
  • регистры бухучета;
  • первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см.

, например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст.

10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице.

Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя.

Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму.

Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером.

Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены п. 3 ст.

9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись (п. 1 ст.

4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ).

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима.

При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст.

252 Налогового кодекса РФ , расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

Источник: http://www.zakonprost.ru/content/info/1062

Ссылка на основную публикацию