Суточные расходы в командировке

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения — статья

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.

Суточные в 2018 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены. 

Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.

Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст.

217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ».

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке.

Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках).

Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день,
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные 1 день по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ.

 Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше.

Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Однодневная командировка: суточные-2018

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

Источник: https://school.kontur.ru/publications/232

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

Суточные командировочные расходы включают проживание, проезд, питание и другие затраты, отраженные в коллективном договоре. Для снижения налогооблагаемой базы суточные не должны превышать 700 рублей при поездках по России, 2 500 рублей при выезде за границу.

Суточные командировочные расходы: виды особенности

Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.

Расчет командировочных

Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:

  • Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
  • Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
  • Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
  • Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.

Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).

В коллективное соглашение не рекомендуется вносить следующие данные:

  • питание;
  • услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
  • пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.

Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.

Командировочная отчетность: обязательная документация

Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.

До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:

  • служебный план;
  • приказ на организацию служебной поездки;
  • командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.

По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:

  • Документ, подтверждающий факт командировки с надлежащими отметками о прибытии, отъезде и о дате возвращения к своим повседневным обязанностям, по месту основной работы. Помимо этого прикладывается список расходов, понесенных за время поездки, причитающихся к выплате сотруднику или удержанию (при остатке аванса).
  • Чеки, подтверждающие затраты (счета, квитанции, билеты на общественный транспорт), прикрепленные на лист А4.
  • Документ, подтверждающий выполнение поставленных задач во время служебной поездки, подписанный руководителем.

Читайте также!  Как рассчитать алименты и от чего зависит сумма выплат?

Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.

Командировочные расходы в бухгалтерии

При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке.

При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.

С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.

Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.

Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре.

То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации.

Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.

Оплата выходных: суточные

Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.

Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.

Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.

Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.

Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН.

Читайте также:  Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете расходы на арендованный автомобиль

Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.

Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.

При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.

Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы.

Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов.

Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.

Деньги для поездки за границу

Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.

Читайте также!  Справка о заработной плате — образец составления

Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива.

Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности.

На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.

Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:

  • оформление визы, заграничного паспорта;
  • оформление страховки при выезде за границу;
  • переговоры по телефону;
  • комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
  • перевоз багажа в пределах 30 кг;
  • другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.

При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.

Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.

Источник: http://vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/chto-vxodit-v-sutochnye-komandirovochnye-rasxody.html

Суточные в командировках в 2018 году: сумма, размер, что входит

Суточные – это норма суточной оплаты за пребывание сотрудника в командировке. Каждый, кто хоть раз ездил в командировку, знает, сколько бумажной волокиты влечет за собой отчет по расходам. В этой кухне нетрудно запутаться — тут и суточные, и авансовый отчет, и возмещение расходов… За что нужно отчитываться и за что нет — разберем по пунктам.

Какие выплаты полагаются командированному и что такое суточные

Любая служебная поездка длительностью 1 день или более считается командировкой, и расходы по ней несет работодатель.

Это логично, ведь если компания отправляет своего сотрудника выполнять трудовую функцию в другой город или даже другую страну, она обязана и денег ему на это выдать, и все обязательные траты возместить.

Надо же человеку где-то жить вдали от дома, чем-то питаться, да и доехать до места бесплатно тоже не получится.

В этот период командировки работнику полагаются следующие выплаты:

  • средний заработок за все рабочие дни отсутствия (условно говоря, это зарплата);
  • суточные — фиксированная сумма за каждый день отсутствия;
  • возмещение фактических трат человека в другом городе (или даже стране).

Среднюю зарплату выплачивают согласно графику работника за нахождение в поездке в рабочие дни. Если однодневная командировка выпала на праздничный или выходной день, оплата должна производиться в двойном размере.

Часто работник не может понять, суточные и командировочные — в чем разница между этими выплатами?

Что такое суточные

Суточные — дополнительная выплата, она может устанавливаться в любом размере, решение о котором принимает работодатель.

Если в организации существует Положение о командировках и их обеспечении, там наверняка прописано, сколько начисляется работнику за каждый день поездки.

Невозможно ответить, каковы суточные при командировках в 2018 году, так как эта выплата хоть и является обязательной, может быть разной.

Что такое командировочные

Итак, перед поездкой работнику вручили билеты и выдали командировочные. Что это такое и имеют ли отношение к тем самым суточнным, в которых мы только что разбирались абзацем выше?

Командировочные — это дополнительная сумма на случай непредвиденных расходов. Это могут быть, например, поездки в такси, обеды с иногородними партнерами, представительские расходы (подарки, культурная программа для коллег и так далее).

За все эти деньги придется отчитаться, расписав по пунктам траты, то есть составить авансовый отчет. Поэтому настоятельно рекомендуем сохранять все чеки и квитанции по таким тратам на случай, если начальство потребует доказательств по суммам.

Остаток денег нужно будет вернуть. Поэтому ответить однозначно, что входит в суточные командировочные расходы, невозможно, ведь это совершенно разные понятия.

Проживание и дорога могут быть оплачены заранее, и тогда отчитываться за них не придется. А вот незапланированные или вынужденные расходы потребуют объяснений, и в их возмещении работодатель может и отказать.

От чего зависит размер суточных

Служебная необходимость порой заставляет нас отправляться в путь не только внутри России, но и за ее пределы, и оплата в этих случаях предусмотрена разная. На государственном уровне существуют ограничения сумм для этих выплат, не облагаемых налогами, и работодатели обычно стараются не выходить за их пределы. Размеры этих ограничений таковы:

  • поездки по РФ — не более 700 рублей в сутки;
  • поездки за границу — не более 2500 рублей в сутки.

Точный размер суточных при командировках в 2018 году определяется организацией и закрепляется в ее нормативных актах: приказах, правилах, положениях.

Еще раз акцентируем этот момент: размер суточных организация может устанавливать абсолютно любой! От 100 рублей до нескольких тысяч и даже более рублей в день. Нет никаких федеральных или региональных норм, которые описывают верхний и нижний их пределы.

Однако, любая компания старается найти тонкую грань между желанием снизить свои расходы и необходиомстью выглядеть прилично в глазах сотрудников. Поэтому практически все предприятия и ориентируются на сумму в 700 рублей по России и 2500 – вне России.

С этих сумм они могут легально не платить налоги, что для организации немаловажно.

Длительность поездки тоже имеет значение, особенно если она совсем мала — всего 1 день. Для командировок по России такие выплаты в этом случае вовсе не предусмотрены, а для заграничных поездок они выплачиваются в размере 50 % от установленной в компании нормы.

Так как законы не претерпели никаких существенных изменений, выплата суточных при командировках в 2018 году, как и раньше, производится перед поездкой. Тогда же выдаются и командировочные на случай дополнительных трат.

Обратите внимание, что на нашем сайте есть онлайн кулькулятор расчета командировочных

Источник: https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/sutochnye-pri-komandirovkah-razbiraemsya-v-detaliah/

Командировочные расходы: что это, что входит, размер суточных в 2018 году, сумма и порядок возмещения, выплаты за однодневную командировку

Довольно часто руководству компании приходится командировать своих сотрудников с важными и ответственными поручениями. Если это происходит регулярно, имеет смысл разработать и утвердить внутренние правила о командировках, дабы коллеги были в курсе, какие расходы помимо стоимости билетов и платы за жильё будут компенсироваться компанией.

Понятие и виды расходов на командирование

Командирование сотрудника сопровождается выдачей авансом некоторой суммы, необходимой ему для оплаты дороги до организации, найма жилья, а также других трат в связи с проживанием вне дома. Перечень других расходов определяется руководством, его обычно фиксируют во внутренних документах компании. Следовательно, командировочные расходы делятся на четыре группы:

  • расходы на проезд;
  • расходы на жильё;
  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
  • другие расходы, которые разрешены руководителем и производятся с его ведома.

Примеры других расходов:

  • услуги связи;
  • получение визы и заграничного паспорта.

В п.23 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» отмечается, что при направлении в командировку за рубеж должностному лицу компенсируются траты на:

  • получение визы;
  • оформление заграничного паспорта;
  • оплату платежей и сборов за въезд;
  • медицинскую страховку.

Величина суточных не ограничивается, перечень дополнительных затрат рекомендуется фиксировать в положении компании о командировках. Допускается дифференциальный подход к компенсации иных расходов для различных должностей.

Командировочные выплачиваются до начала командировки

На вопрос «когда выплачиваются командировочные» явного ответа нет, по всей видимости, выдача суммы денег в размере, указанном в смете, в день отправки может считаться нормой. Кроме этого, законом не запрещено переводить аванс на банковскую карточку сотруднику.

Таким образом, день и способ выдачи суточных определяет руководство. В идеальном случае эти вопросы должны быть зафиксированы во внутренних документах компании.

Читайте также:  Выселение из квартиры - важные условия и правила

Выплачивать суточные после командировки неправильно, отправляемый сотрудник должен получить деньги авансом, чтобы на них купить билет.

Расходы на дорогу

Компенсируются траты на оплату проезда в место командирования и обратно, переезды между населёнными пунктами, если это предусмотрено командировочным заданием. Если аэропорт (станция, пристань) находятся за городом, то ещё и проезд общественным транспортом к станции. К расходам на дорогу также относят затраты на оформление документов на проезд и бельё в поездах.

Компания компенсирует проезд к месту назначения и обратно, а также дорогу к станции, если она находится вне города

С авансовым отчётом необходимо представить проездные документы, чек об оплате, квитанции об оплате постельных принадлежностей. Если сотрудник покупал электронный билет, то к отчёту прикладывается распечатанный бланк.

Если работник потратил на оплату проезда больше, чем авансом на это ему выдал работодатель (подтверждается соответствующими документами), то последний обязательно должен возместить перерасход по окончании командировки.

Расходы на жильё

Если принимающая сторона не предоставляет жильё, то компания, отправляющая своего сотрудника, выдаёт деньги на съём жилья на весь период командировки.

Затраты на жильё компенсируются, если во время проезда к месту командирования или обратно случилась отмена рейса или сломался транспорт, при этом сотруднику пришлось снять жильё. В описанных случаях к отчёту следует приложить документы, подтверждающие эти расходы.

Сотруднику компенсируются расходы на жильё в течение всей командировки путём выдачи аванса

Истраченные средства подтверждаются после возвращения чеком или бланком строгой отчётности, выданными при заселении в гостинице. Если потребовалось снимать жильё в частном порядке, к авансовому отчёту прикладывается договор о найме жилого помещения и расписка в получении денег (ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ).

При перерасходе ситуация такая же, как и с транспортными расходами — работодатель обязан всё компенсировать на основании представленных работником подтверждающих документов.

В случае однодневной командировки по России подразумевается возвращение сотрудника домой, что исключает необходимость в снятии жилья.

Затраты на заграничную командировку

Направление в зарубежную командировку предполагает оплату проезда, снятия жилья, компенсацию проживания вне дома. Расчёт и выплата суточных для зарубежной поездки имеют некоторые особенности.

  1. За время нахождения за пределами России суточные выплачиваются в иностранной валюте.
  2. Время проезда по России оплачивается в рублях.
  3. При выезде из страны сутки, включающие дату пересечения границы, оплачиваются в валюте, а при въезде обратно — в рублях.

Суточные в заграничной командировке оплачиваются в иностранной валюте

Дату пересечения государственной границы принято определять по отметкам пограничной службы. Если такая отметка отсутствует, то принимается дата, указанная в проездных билетах.

Однодневная командировка в другую страну будет оплачена в размере 50% от установленного размера для зарубежных поездок.

Если произошла вынужденная задержка в пути, то при предъявлении подтверждающих документов по решению руководителя дни задержки также оплачиваются. Суточные выплачиваются в рублях при вынужденной остановке на территории нашей страны, в иностранной валюте — при задержке в другой стране.

Прикладывая к отчёту о командировке билеты, составленные на иностранном языке, полезно выполнить построчный перевод блоков с данными:

  • фамилией, именем, отчеством пассажира;
  • направлением;
  • номером рейса;
  • датой вылета;
  • стоимостью билета.

Другие командировочные расходы

Вместе с основным статьями расходов при командировании с заданием работодатель может компенсировать и дополнительные — услуги связи, получение визы, оформление заграничного паспорта.

Эти расходы оплачиваются при условии, что сделаны они с разрешения руководителя. Разрешение может быть как письменным, зафиксированным в положении о командировках, так и устным.

Допустим дифференцированный подход к установлению разрешения на другие расходы в зависимости от занимаемой должности.

Оплата связи в командировке возможна с разрешения руководства

Зарплата на период командировки

В течение командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, выплачивать зарплату в эти дни компания не может. Посмотрим, как считать средний заработок.

Начисления сотруднику, которые будут учитываться в расчёте среднего заработка, перечислены в Положении. За расчётный период обычно берётся предыдущий отработанный год.

Командировочные дни, выпадающие на выходной и праздничный день, подлежат оплате как рабочий день в праздник (выходной) в соответствии с ТК РФ. Оплата работы в праздничный день должна быть не менее чем в двойном размере либо в одинарном плюс дополнительный выходной.

Начало или окончание командировки в выходной или праздник засчитывается в срок командировки, эти дни оплачиваются как выход на работу в праздничный день. Сотрудник должен письменно подтвердить своё согласие трудиться в дни отдыха (решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002–663).

Видео: оплата командировки в выходной день

Что такое суточные

Компенсацию расходов сотрудника по проживанию вне дома в течение срока командировки называют суточными. Эти денежные средства выдаются под отчёт перед командированием. Суточные в составе аванса выплачиваются по расходному кассовому ордеру 0310002 — форма № КО-2 за каждый день командировки, в том числе праздничные, выходные дни и дни временной нетрудоспособности.

Теперь про срок, на который выдаются эти деньги. Длительность поездки включает в себя дни присутствия в месте командирования (в том числе выходные и праздники) и дорогу. Количество оплачиваемых командировочных дней часто определяют датами отправления и возвращения по билетам. Если время оправления поезда 23:10 2.04.18, то суточные будут выплачены за весь день 2 апреля.

Если билеты отсутствуют, установить дату начала и окончания командировки можно по кассовым чекам, выданным в гостинице. Ещё один вариант установить срок при отсутствии билетов и документов из гостиницы — отметка принимающей стороны о прибытии и убытии сотрудника.

Кассовый ордер оформляется на основании поданной сметы, её может составить командируемый самостоятельно в свободной форме. Если командировка продлевается, то на основании приказа о продлении срока и сметы работнику выплачивается дополнительная сумма.

Однодневная внутрироссийская командировка не предполагает компенсации на проживание вне дома. Для однодневной зарубежной командировки суточные выплачиваются в ограниченном размере.

В течение трёх дней после возвращения из поездки работник сдаёт авансовый отчёт и документально подтверждает свои расходы. Если было потрачено больше суммы, выданной в качестве аванса, то компания доплачивает командированному. Иначе работнику необходимо вернуть неиспользованные деньги.

Видео: суточные в 2018 году

Налоги и взносы в страховые фонды

Максимальные суммы аванса, которые не подлежат налогообложению и уплате страховых взносов (ст. 217 НК РФ):

  • 700 рублей в сутки при внутрироссийской командировке,
  • 2500 рублей при командировании за рубеж.

Учитываются командировочные на дату сдачи авансового отчёта. Все денежные средства, истраченные в поездке свыше установленного лимита, подлежат налогообложению и уплате взносов в страховые фонды.

С аванса на зарубежную командировку, выплаченного в иностранной валюте, суммарно превышающего установленный лимит, также уплачиваются налоги и взносы. Пересчёт валюты в рубли осуществляется по курсу дня выплаты авансовых средств.

Величина взносов в страховые фонды с этих сумм рассчитывается на дату подачи авансового отчёта. Расчёт НДФЛ происходит в последнюю дату месяца, в котором утверждён авансовый отчёт.

Принять к вычету НДС можно лишь траты на дорогу до места назначения (включая оплату белья в поезде) и съём жилья. Остальные суммы к вычету НДС не принимаются.

Налоговый и бухгалтерский учёт командировочных расходов

В справке о доходах физических лиц (2-НДФЛ) и отчёте о доходах нанятых физических лиц (6-НДФЛ) фиксируется только сумма, превышающая предельные размеры суточных.

Расчёт НДФЛ выполняется в последний день того месяца, когда был принят отчёт о поездке. Налог можно удержать при начислении зарплаты.

Сумма, потраченная в командировке сверх нормы, отражается в справке 2-НДФЛ (код 4800 «Иные доходы») и отчёте 6-НДФЛ (раздел 2).

Налоги и страховые взносы уплачиваются с суточных сверх установленных лимитов

В бухгалтерии суточные учитываются как расходы по обычным видам деятельности.

При выдаче сотруднику под отчёт аванса записывается проводка «Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы».

После утверждения отчётных документов истраченные в поездке деньги учитываются проводками:

  • Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счёт в гостинице (без НДС);
  • Дт 19 Кт 71 — отражён НДС за проезд и жилье;
  • Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
  • Дт 20, 44, 91–2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы ;
  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
  • Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

При превышении лимита по командировочным в конце месяца, в котором утверждён отчёт за поездку, делается проводка «Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных».

Суточные в размере 700 рублей при командировании по стране и 2500 рублей при отправке за рубеж не облагаются налогом и страховыми выплатами. Эти выплаты предусматривают компенсацию платы за проезд, жильё и проживание вне дома. Расходы на связь или оформление визы также могут компенсироваться в виде суточных, но на них следует получить разрешение от руководителя.

Источник: https://kadrovik.guru/komandirovochnyie-rashodyi-sutochnyie-v-2018-godu-summa.html

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Читайте также:  Штрафы за несдачу отчетности в налоговую (санкции) в 2018 году

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector