Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкцияНе уходи!

Каждый руководитель должен знать, что увольнение главного бухгалтера отличается от увольнения других сотрудников организации.

Дело в том, что бухгалтер взаимодействует с государственными контролирующими органами и банковскими организациями, в его ведении находится большой документооборот.

Поэтому, когда главбух уходит, он обязан передать свои дела новому специалисту, а если такового еще не приняли – то директору фирмы или другому ответственному лицу. В этой статье мы подробно разберем порядок передачи дел при смене главного бухгалтера и нюансы этой процедуры.

Действующих нормативных актов, которые бы описывали процесс передачи дел старого бухгалтера новому, просто не существует. Поэтому компания может сама разработать инструкцию для этого и закрепить ее в своих внутренних документах. Но на практике многими предприятиями выработана удобная последовательность, которую мы сейчас и приведем.

Пошаговая инструкция

  1. Создание приказа руководителем фирмы. Этот приказ определяет порядок передачи дел от старого главбуха другому лицу. В данном документе нужно указать причину смены главного бухгалтера и точные сроки, когда должна быть проведена процедура сдачи и приема.

    Когда специалист увольняется сам, то у работодателя имеется двухнедельный срок на расторжение трудового договора с ним. Если же инициатива увольнения исходит от организации, то есть три месяца на операцию по передаче дел.

    Кроме сроков и причин, в приказе следует дать информацию о лице, которое ответственно за сдачу документов, и других людях, которые будут принимать участие в данном мероприятии.

  2. Далее нужно завершить учетные процессы. Бухгалтер, который уходит, должен создать первичные документы, сделать необходимые бухгалтерские записи и предоставить налоговую отчетность.

    Эти бумаги следует подшить.

  3. Проведение инвентаризации. Инвентаризация финансовых средств, которые находятся в кассе, стоит провести, даже если с главбухом не был заключен договор материальной ответственности. Когда меняются материально ответственные лица, то инвентаризация является процедурой обязательной.
  4. Проверка финансового состояния.

    Проверяется состояние отчетности и учета. Внимание здесь надо обращать на учредительные документы, регистры учета, акты всех проверок, материалы о недостачах.

  5. Составление акта приема-передачи. Это завершающий шаг, после которого можно отпускать бухгалтера и на его место ставить другого специалиста.

    Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера может быть составлен в произвольной форме, на усмотрение руководства фирмы.

Когда специалист увольняется сам, то у работодателя имеется двухнедельный срок на расторжение трудового договора с ним. Если же инициатива увольнения исходит от организации, то есть три месяца на операцию по передаче дел.

В самой простой форме акта обязательно должны быть следующие данные:

  • ФИО людей, которые участвуют в процессе приема и передачи.
  • Номер приказа о данной процедуре.
  • Точная дата проведения.
  • Количество и название передаваемых бумаг.
  • Номера использованных чеков из банков.
  • Реквизиты бланков строгой отчетности.
  • Номер доверенности на получение матценностей, которая была оформлена последней.

Подписывают акт двое: принимающий и сдающий. Разделы в акте могут быть такие:

  • В каком состоянии находится учет денежных средств фирмы.
  • Какова организация бухучета.
  • В каком состоянии оборотные акты.
  • Сохранность документов.
  • Перечень документов.
  • Отчетность финансового характера.

Список разделов зависит от особенностей деятельности компании. А образец такого акта посмотреть и скачать можно здесь.

И в заключение

После того, как произошла передача бухгалтерских документов, организации нужно сообщить о смене сотрудника налоговой службе и своему банку. Процесс передачи дел очень трудоемкий и может потребовать больших временных затрат.

Источник: https://zhazhda.biz/base/poryadok-peredachi-del-pri-smene-glavnogo-buhgaltera

Передача дел главным бухгалтером

     Рыба ищет, где глубже, а человек, где лучше. Так и главный бухгалтер может сменить работу. Новому специалисту часто необходимо за короткое время принять дела, оценить порядок ведения учета, возможные ошибки и риски.

Порядок передачи дел

     В настоящее время не существует специального правового документа, регламентирующего процедуру передачи дел увольняемого главного бухгалтера.

Тем не менее не вызывает сомнения целесообразность оформления приема-передачи дел при уходе главного бухгалтера, особенно на крупных предприятиях или если на главного бухгалтера дополнительно возложены обязанности по ведению кассы, отчетов по складам, производствам и т.д. Вместе с тем, ранее, в советское время, в Постановлении Совмина СССР от 24.01.

1980 N 59, была закреплена обязанность осуществления приемки и сдачи дел при назначении и освобождении главного бухгалтера путем оформления акта после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. 

    В настоящее время порядок приемки-передачи дел главного бухгалтера или иных материально ответственных лиц следует закрепить в локальном акте организации. В соответствующей инструкции целесообразно отразить передачу: 

— регистров бухгалтерского и налогового учета;

— локальных актов (учетная политика, положения об инвентаризации);

— отчетности;

— денежных средств и материальных ценностей;

— актов камеральных и налоговых документов.

    Из актов камеральных и налоговых проверок новый бухгалтер может выявить основные нарушения, риски, возникающие в организации в части ведения бухгалтерского и налогового учета.

    Поскольку согласно закону «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17) должны храниться в течение 5 лет, то именно наличие данных документов должно быть проверено новым главным бухгалтером.

        Кроме того, в локальном акте должен быть закреплен порядок передачи книг и журналов:

— регистрации доверенностей;

— регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

— кассовой книги;

— книги покупок и продаж и т.д.

    Целесообразно также в локальном акте установить порядок проведения инвентаризации всего имущества и обязательств организации.

В случае смены главного бухгалтера рекомендуется провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации. Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.

1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Случаи обязательного проведения инвентаризации, в частности:

— смена материально ответственных лиц;

— выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— реорганизация или ликвидация организации.

В целях оценки ведения учета следует обратить внимание на следующее:

— отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;

— наличие большой дебиторской и кредиторской задолженности;

— наличие фактов осуществления проводок в учете без заключения договоров;

— отсутствие подтверждающих документов (накладных, актов);

— неправильное заполнение счетов-фактур;

— взаимодействие с фирмами-однодневками.

Следует прежде всего, выделить грубые нарушения бухгалтерского и налогового учета.

    К «грубому нарушению правил ведения бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской отчетности» целесообразно относить следующие деяния:

— отсутствие первичных документов;

— отсутствие регистров бухгалтерского учета;

— отсутствие бухгалтерской отчетности;

— систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное и неправильное отражение в первичных документах, на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений;

— нарушение установленных законодательством порядка и сроков хранения бухгалтерской отчетности;

— нарушение установленных законодательством о бухгалтерском учете сроков представления бухгалтерской отчетности.

Источник: http://cornaudit.ru/publikatsii/aktualnaya-bukhgalteriya/peredacha-del-glavnym-bukhgalterom-155

Увольнение главного бухгалтера и оформление приемки-передачи дел

Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон) в ст. 6 «Организация бухгалтерского учета. Учетная политика организации» установлены основные принципы организации учетной работы.

Так, руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения.

Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

В зависимости от объема учетной работы руководитель организации вправе:

1) создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность бухгалтера;

3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

4) вести учет лично в случаях, предусмотренных законодательством.

С учетом важности должности главного бухгалтера особую актуальность приобретает правильность оформления увольнения с нее.

Соблюдаем порядок увольнения главного бухгалтера

Трудовой договор (контракт) с главным бухгалтером, как и с любым другим сотрудником организации, может быть прекращен по основаниям, предусмотренным в ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).

Справочно: основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (ст. 37 ТК);

2) истечение срока трудового договора (пп. 2 и 3 ст. 17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по собственному желанию (ст. 40 ТК), или по требованию работника (ст. 41 ТК), или по инициативе нанимателя (ст. 42 ТК);

4) перевод работника с его согласия к другому нанимателю или переход на выборную должность;

5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;

6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 44 ТК);

7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (ст. 29 ТК).

Кроме того, трудовой договор с главным бухгалтером может быть прекращен в случаях однократного грубого нарушения им трудовых обязанностей, а также в случае совершения им виновных действий как работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя (ст. 47 ТК). Важно учитывать, что подп. 2.10 п. 2 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» предусматривает дополнительные основания досрочного расторжения контракта.

Таким образом, в ряде случаев могут возникать обстоятельства, требующие особого подхода к процедуре увольнения главного бухгалтера. Перед увольнением главного бухгалтера возможно приглашение аудиторской организации для проведения аудита, что позволит выявить допущенные ошибки и недостатки в работе главного бухгалтера, а также состояние дел бухгалтерского учета.

При заключении договора на проведение аудита целесообразно указать срок завершения работ до увольнения и передачи дел, а также содержание и объем работ по специальному аудиторскому заданию (желательна проверка за период после последней налоговой проверки или за период работы главного бухгалтера).

Чаще всего в практике имеет место увольнение главного бухгалтера и одновременное принятие на эту должность нового работника. В таком случае руководитель должен издать приказ о приеме-передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

В этом приказе можно одновременно отразить увольнение главного бухгалтера и назначение нового, но прием и увольнение могут быть оформлены отдельными приказами. Приказ должен быть издан заблаговременно до увольнения главного бухгалтера. Причем срок зависит от объема подлежащих передаче документов: это может быть 1 день, неделя.

Если организация большая и требуется передавать много дел, оправдано создать комиссию по передаче дел, а ее состав закрепить в приказе. Принимать на одну должностную единицу 2 работников нет оснований.

Поскольку процедура приема-передачи дел при смене главного бухгалтера законодательством не регламентирована, порядок приема-передачи дел возможно установить в локальном нормативном правовом акте. Кроме того, на время приема-передачи дел может быть оформлен срочный трудовой договор с новым главным бухгалтером. После увольнения главного бухгалтера с временным работником заключают трудовой договор (контракт) по вакантной должности главного бухгалтера. Производить увольнение временного работника не требуется.

Акт приема-передачи – основной документ, подтверждающий передачу и прием дел

Прием и сдачу дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера необходимо оформить актом.

В настоящее время все большее распространение получает заключение договора на ведение бухгалтерского учета со сторонней организацией (индивидуальным предпринимателем).

Как правило, прием и сдача дел производятся во всех случаях независимо от выбранного способа организации ведения бухгалтерского учета и оформляются актом (ст. 7 Закона).

Форма акта законодательством не предусмотрена, а значит, можно самостоятельно разработать и утвердить форму акта приема-передачи дел.

Исходя из сущности приема-передачи дел в акте следует указать фамилии, имена и отчества главных бухгалтеров, принимающих и сдающих дела, наименование передаваемых первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской, налоговой, статистической, иной отчетности, прочие необходимые сведения.

Акт должен содержать перечень принятых дел, книг, журналов, документов и др. В нем также надо отметить установленные несоответствия, выявленные при приеме-передаче дел. Например, при передаче первичных документов указывается период, за который были оформлены документы, чековой книжки – номера неиспользованных чеков.

При большом количестве передаваемых дел к акту приема-передачи дел следует оформить отдельным приложением перечень передаваемых документов по акту.

Как правило, акт составляется в 3 экземплярах, подписывается принимающей и передающей сторонами, председателем комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Если в ходе работы комиссии будут обнаружены ошибки, несоответствие порядка ведения бухгалтерского учета, руководитель организации вправе определить срок и ответственного за их устранение.

Особенности составления акта приема-передачи дел при передаче бухгалтерского учета сторонней организации (индивидуальному предпринимателю)

Как правило, при заключении договора со сторонней организацией ответственность за наличие и хранение первичных учетных и иных документов остается за организацией (исключение составляют случаи, когда аутсорсинговая компания берет на себя обязанность хранения первичных документов в своем офисе). Поэтому необходимости в передаче документов, как регистрационных, так и первичных, нет, так же, как и нет необходимости в передаче печатей и штампов, ключей от сейфа.

Однако в любом случае имеет место передача баз данных различного назначения, а также носителей с электронными цифровыми подписями.

Передаче подлежат:

1) база данных бухгалтерского учета:

– передается копия базы данных, если по договоренности с клиентом она находится на компьютере в офисе у аутсорсинговой организации;

– передаются права и пароли на удаленный доступ, если база данных находится на сервере в офисе клиента.

В любом случае необходимо произвести передачу сумм, числящихся в бухгалтерском учете на последнюю отчетную дату.

Это своего рода страховка для нового главного бухгалтера в том, что он будет нести ответственность только за свои ошибки; для увольняющегося главного бухгалтера – в том, что он не будет нести ответственность, если в бухгалтерский учет за период его работы будут внесены изменения, которые приведут к начислению штрафных санкций.

Такая передача может быть произведена путем двустороннего подписания, например, оборотно-сальдовой ведомости за последний отчетный период;

2) база данных «Плательщик – таможенный союз» (при необходимости);

3) база данных электронного декларирования (при ее наличии). Вместе с базой данных передается носитель с электронной цифровой подписью;

4) база отчетов формы «4-фонд», а также база данных персонифицированного учета. Вместе с этими базами данных передается носитель с электронной цифровой подписью;

5) база отчетов статистической отчетности.

При передаче последних четырех баз необходимости в подписании каких бы то ни было документов на бумажном носителе нет, так как все документы хранятся в электронном виде не только у организации, но и на порталах соответствующих органов.

Кроме того, существует необходимость в передаче копий документов, которые нужны для адекватного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Во-первых, это учетная политика – основополагающий для ведения бухгалтерского учета документ; во-вторых, устав организации и другие регистрационные документы; в-третьих, различного рода приказы и другие локальные нормативные акты (например, на установление норм расхода топлива).

Таким образом, акт приемки-передачи может иметь следующий вид:

Объем передаваемой информации зависит от того, как согласно договору на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета распределены зоны ответственности клиента и аутсорсинговой организации.

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/uvolnenie-glavnogo-bukhgaltera-i-oformle

Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

К содержанию

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

  • – книги покупок и продаж;
  • – журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • – журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • – книги выдачи доверенностей;
  • – кассовые книги;
  • – журналы регистрации путевых листов;
  • – журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

  • – дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
  • – даты, наименования документов, которые передаются;
  • – список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
  • – все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
  • – расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

К содержанию

Оформление бумаг при смене главбуха

К содержанию

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

К содержанию

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим.

Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может.

Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

К содержанию

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

К содержанию

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей.

Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов.

Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы.

Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора.

В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

Источник: http://IPinform.ru/kadry/uvolnenie-rabotnikov/akt-peredachi-glavnogo-buxgaltera.html

Пошаговая инструкция передачи дел главным бухгалтером при увольнении: приказ, образец акта, срок ответственности

Главный бухгалтер по трудовому законодательству является рядовым сотрудником, хоть и является одной из ключевых фигур на предприятии.

  Но с учетом специфики его работы, при расторжении трудового договора с главным бухгалтером следует учитывать некоторые нюансы.

Так как в руках главного бухгалтера сосредоточено немало ключевых функций в бизнесе, то при расставании с ним большое значение уделяется передаче дел.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главный бухгалтер увольняется по нормам Трудового кодекса на общих основаниях. При этом увольнение одной из важнейших фигур в компании происходит с некоторыми особенностями.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь через форму онлайн консультанта (все регионы) или звоните по телефонам.

Так, помимо Трудового кодекса отношения с главным бухгалтером рассматриваются в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете». Окончательное решение об увольнении принимается непосредственным начальником главного бухгалтера – генеральным директором.

Испытательный срок для главных бухгалтеров может длиться вплоть до 6 месяцев (согласно ч. 5 ст. 70 ТК). В указанный период трудовой договор с работником можно расторгнуть по упрощенной схеме.  Законодательство не запрещает закрепление материальной ответственности за бухгалтером.

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером происходит по тем же  основаниям, что и с другими сотрудниками:

При увольнении по собственному желанию руководитель вправе потребовать от бухгалтера отработать 2 недели после подачи заявления. В этот период главный бухгалтер должен передать дела преемнику, а если руководитель не смог подобрать преемника, то дела передаются самому директору. П. 1 ст.

6 ФЗ-129 подтверждает, что в компании за бухгалтерский учет отвечает руководитель.

Расторгнуть договор по инициативе руководителя можно только при наличии веских оснований.

В качестве таких оснований могут выступать истечение срочного трудового договора, предоставление подложных документов при трудоустройстве, невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, нарушение положений трудового договора, несоответствие занимаемой должности, нежелание работать в измененных условиях, сокращение штата (должность главного бухгалтера на практике сокращают крайне редко) или ликвидация компании.

Также главный бухгалтер, который является материально ответственным лицом, может быть уволенным, если будет доказан факт:

Так как трудовые функции главного бухгалтера предполагают осведомленность о важнейших бизнес-процессах, то сменить его допускается при продаже компании в руки нового собственника, если тот захочет сменить имущество на ключевых постах, если бухгалтер уличен в разглашении охраняемой по закону тайны.

Для чего требуется подписание акта передачи дел главным бухгалтером

Ведение бухгалтерского учета на предприятии не должно прерываться, поэтому руководству следует заблаговременно позаботиться о том, каким образом будут передаваться дела в случае увольнения главного бухгалтера.

Обычно процедура передачи дел регламентируется приказом директора, который составляется в произвольном формате. Он служит стартом для начала данной процедуры. В приказе прописывают:

  1. Основание для передачи дел (статью увольнения).
  2. Сроки проведения проверки и передачи дел.
  3. Состав комиссии или уполномоченное за проведение проверки лицо.
  4. Личные данные принимающей стороны.
  5. Подписи сторон и печать.

Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера или самого руководителя.

Обычно передача дел сопровождается проведением масштабной проверки работы главного бухгалтера на своем посту. В ходе проверки анализируется комплектность финансовой документации.

В частности, как ведется учет финансов, в каком состоянии взаиморасчеты с государством и контрагентами, как выполняются обязательства перед контрагентами. Также неотъемлемым этапом проверки является инвентаризация средств и опись ценностей.

Проверка может проводиться как собственными силами, так и сторонним аудитором, которого пригласит руководство. Если по результатам проверки будут выявлены нарушения, то это не является основанием для отказа в увольнении сотрудника.

Но главного бухгалтера можно привлечь к административной или уголовной ответственности в зависимости от масштабов нарушений и потребовать от него компенсации ущерба.

Под передачей дел подразумевается:

  1. Балансовые отчеты.
  2. Кассовые отчеты.
  3. Банковские документы.
  4. Архивные сведения.
  5. Документация по структурным подразделениям.
  6. Ключи от сейфа, печать.

По результатам передачи дел составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером. Данный документ позволяет зафиксировать, в каком финансовом состоянии передается компания преемнику.

Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр.

Пошаговая процедура

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Процедура передачи дел бухгалтером является весьма трудоемкой и для того, чтобы ее облегчить, работодателю следует предусмотреть в должностной инструкции обязательность передачи дел; сделать регулярными проверки отчетности (независимыми аудиторами, консультантами, экспертами и пр.); не допускать максимальной концентрации зон ответственности в одних руках и распределить отдельные учетные области между несколькими специалистами.

Содержание и структура акта передачи дел

Акт передачи дел составляется в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны. Сроки передачи дел и подписания передаточного акта закрепляются в приказе руководителя.

В нем необходимо прописать:

  1. Дату и место подготовки документа.
  2. Наименование документа «Акт приема передачи».
  3. Наименование компании-работодателя.
  4. ФИО передающей стороны и получателя сведений.
  5. Перечень передаваемых документов с указанием количества листов и формы (копия, оригинал и пр.). Стандартный список передаваемых документов и имущества включает учетную политику, отчетность, акты выполненных работ, сверок по расчетам с поставщиками, описи, первичные документы, договоры с поставщиками и подрядчиками, пароли от Интернет-банка, наличные, коды и пр.
  6. Подписи сторон.

В акте также могут найти отражение следующие моменты:

  • особенности учетной политики применяемых программных и технических средств для ведения учета (какие спецпрограммы используются, какой порядок ведения баз данных, хранения первичной документации и пр.);
  • каков порядок доступа к системе учета, в том числе пароли;
  • наличие или отсутствие расхождений в учетных регистрах и пр.

Образец документа: бланк акта о передаче и приеме документов можно скачать здесь.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики в организации, ведение учета и своевременную сдачу отчетности. При уклонении от исполнения своих обязанностей бухгалтер может быть привлечен к уголовной или административной ответственности по нормам ФЗ-129.

Административная ответственность за правонарушения в части ведения учета прописана в Главе 15 КоАП.

Так, за несвоевременную сдачу отчетности, документов и иных сведений по запросу контролирующих инстанций бухгалтеру грозит штраф в размере 300-500 р.

 За грубое нарушение правил ведения бухучета (при искажении сумм исчисленных налогов или содержащихся сведений на более чем 10%) лицу может грозить штраф в размере 2000-3000 р.

Сроки давности для привлечения бухгалтера к административной ответственности составляют 1 год со дня обнаружения правонарушения.

За уклонение от уплаты налогов в крупном (свыше 500 тыс. р.) и особо крупном размере (свыше 2,5 млн. р.

) главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность. Согласно ст. 199 УК РФ бухгалтера могут привлечь к наказанию виде штрафа до 500 тыс. р., лишения свободы до 6 лет и права занимать определенные должности до 3 лет.

Преступление может заключаться как в совершении умышленных действий, так и бездействии руководителя бухгалтерии.

К ответственности привлекается тот бухгалтер, который совершил противоправные деяния, а не его преемник. Таким образом, главного бухгалтера могут привлечь к ответственности уже после его увольнения.

Также законодательно предусмотрена возможность привлечения главного бухгалтера к материальной ответственности уже после его увольнения. В частности, бывший работодатель вправе обязать его компенсировать реальный ущерб, причиненный в ходе исполнения трудовых обязанностей (согласно ст. 238 ТК РФ).

В качестве реального ущерба могут выступать доначисленные налоги, пени и штрафы по результатам проверки. Для того чтобы привлечь бывшего сотрудника к ответственности, указанные суммы должны быть фактически уплачены в бюджет по требованию налогового органа (согласно 246 ст. ТК ущерб возникает только при утрате имущества).

За упущенную выгоду от действий главного бухгалтера получить у него компенсацию не удастся.

Для привлечения бухгалтера к материальной ответственности необходимо, чтобы такая возможность была прописана в заключенном с ним трудовом договоре. Взыскать с бывшего работника ущерб можно только в течение года после обнаружения факта его причинения (согласно ст. 392 ТК РФ), иначе судья может не принять поступивший иск.

Так как работник уже не числится в компании, то взыскать ущерб с него допускается только в судебном порядке. Для этого бывший работодатель должен располагать доказательной базой вины сотрудника. В частности, ему необходимо предоставить трудовой договор; платежные документы, которые подтверждают размер ущерба; акты проверки контролирующих инстанций и пр.

Если трудовым договором не была предусмотрена полная материальная ответственность, то ущерб взыскивается в пределах среднемесячного заработка.

Таким образом, акт приема-передачи дел – это документ, который составляется в произвольной форме при смене главного бухгалтера.

В нормативных документах не содержится указание на обязательность этого документа, а также его содержание и структуру. Форма акта закрепляется в приказе или ином документе.

Акт оформляется только по результатам проверки, оформления отчетности, завершения текущих учетных процессов. Перед тем как оформить акт, проводится инвентаризация имущества и денежных средств.

Источник: https://pravo.team/trudovoe/uvolnenie/peredaca-del.html

Ссылка на основную публикацию