Заявление на подотчет от директора: как правильно составить

Служебное письмо на выдачу наличных подотчет

Заявление на подотчет от директора: как правильно составить

Перечисление средств на карту Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:

  • получить от сотрудника заявление на выдачу денег в подотчет с соответствующей просьбой и указать в нем реквизиты счета;
  • в платежке указать, что перечисляется подотчетная сумма;
  • отметить в нормативных актах (Положение о расчетах с подотчетным лицами), что средства перечислены с р/с на карту;
  • в учетной политике разработайте собственный бланк отчета с пометкой, что выдача сумм в подотчет осуществляется в безналичной форме;
  • попросить сотрудника сохранять слипы после каждой оплаты картой и прикрепить их к отчету.

ООО «Компания» ПРИКАЗ О внесении изменений в учетную политику на 2016 год 10.01.2016 г. ПРИКАЗЫВАЮ: Дополнить учетную политику разделом 6: 6.

Проверка отчета Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы.

Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.
Кассовый чек Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек.

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются.

Важно

Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже. Заявление на выдачу в подотчет: образец Директору ООО «(наименование)» Ф.

Бухгалтер Ф.И.О. Директор Ф.И.О. 12.02.20 г.

Служебная записка на получение денег под отчет

В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2).

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками.

Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю.

Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

Источник: http://law-uradres.ru/sluzhebnoe-pismo-na-vydachu-nalichnyh-podotchet/

Заявление от подотчетного лица: образец и рекомендации

Источник: журнал «Главбух»

Каждый раз при выдаче подотчетных денег требуется оформлять специальное заявление сотрудника (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Обойтись без этого документа можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта.

Во всех остальных случаях заявление на подотчет обязательно — на практике без него инспекторы штрафуют компании за нарушение кассовых правил.

Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон и подробную инструкцию. В ней можно прописать, какие документы нужно получить от поставщиков товаров или услуг и включить в авансовый отчет, а также в какие сроки отчитаться.

Ниже мы привели готовый образец заявления подотчетного лица с учетом ловушек, которые часто встречаются в этом документе.

Бывают ситуации, когда деньги из кассы берет генеральный директор и ему оформляют подотчет. Хотя какие-либо товары или услуги для компании руководитель потом не приобретает. И в этом случае тоже нужно заявление от подотчетного лица. Исключений Положение № 373-П не делает.

Некоторые компании вместо подотчета оформляют директору премию или выплачивают дивиденды (если руководитель является учредителем и организация работает с прибылью). Тогда директору каждый раз не приходится составлять заявление на выдачу денег и отчитываться за подотчет.

1. Деньги выдали сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П). И в действующих правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Поэтому некоторые компании считают, что нет ничего страшного, если выдать деньги работнику, который не сдал отчет по ранее полученным суммам. Но это не так.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

На практике налоговики штрафуют компании на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора — на сумму от 4000 до 5000 руб. По мнению ревизоров, раз компания неправомерно выдала средства, значит, она нарушила порядок хранения наличных.

Вдобавок к этому складывают выданные деньги и остаток в кассе.

Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то компании опять же грозит административная ответственность Хотя в суде этот штраф обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).

Также налоговики могут доначислить НДФЛ на том основании, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом. Тем более что такую позицию поддержали судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). А чиновники ФНС России недавно разослали это решение судей в инспекции (письмо ФНС России от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Правда, тут была ситуация, когда директор несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы, и компания никакие товары по ним не приходовала. Но не исключено, что выводы судей инспекторы будут применять, даже если просрочка незначительна.

Как избежать проблем: Безопаснее всего отслеживать сроки расчетов с подотчетниками, даже если просрочка с авансовыми отчетами несущественна.

Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть задолженность или нет. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты.

При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

2. В заявлении нет срока, на который выдали деньги

На заявлении подотчетника директор (или уполномоченный им сотрудник) должен от руки написать сумму, срок, на который выданы деньги, поставить дату и подпись (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П).

Но в некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой ответственности.

Но в таких ситуациях налоговики опять-таки считают, что компания выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент — если срок не установлен подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 16 января. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 16 января, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено заявление от подотчетного лица и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Как избежать проблем: Безопаснее, чтобы директор (или уполномоченный им сотрудник) указывал на заявлении срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

3. Заявление завизировал не директор

Заявление о выдаче денег должен завизировать руководитель (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Если директор отсутствует, документы вправе заверить главбух. Некоторые заблуждаются, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. В таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Как избежать проблем: Безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 1.2 Положения № 373-П). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/45332-zayavlenie-ot-podotchetnogo-lica-obrazec-i-rekomendacii.html

Как в 2018 году выдавать деньги из кассы под отчет

Выдача денежных средств из кассы — «проза жизни» для каждой организации. В 2018 году правила работы с подотчетными суммами поменялись, и теперь бухгалтеру необходимо учитывать эти нововведения. Мы расскажем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2018 году

В августе 2018 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.

Новые правила выдачи подотчетных сумм в 2018 году

19 августа 2018 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).

  2. Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).

  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.
Читайте также:  Отчетность ип на псн (с работниками и без работников).

Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм в 2018 году

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.

Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2018 году:

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2018 выступает распорядительный документ организации. В новой редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.

2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2018 году:

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.

Заявление

Приказ

Источник: http://ppt.ru/forms/podotchet/obrazec-na-vidachu

Заявление на выдачу денег в подотчет в 2017 году — бланк, от директора, как написать, бланк, на карту, руководителю, форма

Зачастую бухгалтера предприятий не утруждают себя соблюдением формальных обязанностей при оформлении документов, осуществляя выдачу подотчетных денежных средств.

При первой детальной проверке со стороны контролирующих органов на предприятие накладываются немалые штрафы.

Большинство организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность, не обходятся без несения расходов, направленных на выполнение поставленных задач своими сотрудниками, находящихся в командировке либо на необходимые хозяйственные нужды.

Законодательство постоянно претерпевает изменения, и они не обходят стороной порядок выдачи подотчетных средств.

Законодатель закрепляет, что денежные средства могут выдаваться бухгалтером предприятия не только сотрудникам, числящимся в штате предприятия, а также лицам, состоящих в гражданско-правовых отношениях с организацией.

Форма получения материальных средств может быть, как наличными деньгами, так и безналичным способом. Однако нельзя сотруднику организации прийти в бухгалтерию и потребовать деньги, к примеру, на командировку. Выдача подотчетных средств осуществляется только на основании заявления на выдачу средств подотчет и оформления кассового ордера.

К сдаваемому отчету прикладываются все имеющиеся документы, подтверждающие целевое использование денежных средств.

Если говорить о лимитах, то законодательно закреплено ограничение в 100 тыс. рублей. Другими словами, сотрудник компании не имеет права получить подотчетные средства в размере, превышающему установленный лимит.

Данное правило распространяется на сделки между сотрудником предприятия и сторонней организацией при разовой оплате товаров или предоставляемых услуг, и не распространяется на расчеты безналичным способом.

Если работник по какой-либо причине не вернул остаток выданной суммы, либо не в состоянии подтвердить документально свои расходы, то эти средства могут быть удержаны с его заработной платы, либо в судебном порядке, если такой сотрудник уволился.

Понятие

Работники организации либо лица, сотрудничающие с компанией на основе гражданско- правовых договоров, и получающие подотчетные материальные средства для выполнения своих профессиональных обязанностей являются подотчетными лицами.

Сотрудник организации обязан пройти несколько этапов, прежде чем получить необходимые деньги.

Выдача денежных средств возможна при наличии:

  • приказа или распоряжения руководителя предприятия;
  • заявления сотрудника;
  • наличия кассового ордера.

Если с предыдущей выдачи подотчетных денежных средств работник не предоставил отчет, дальнейшая выдача денег невозможно. За соблюдением и порядком предоставления авансового отчета должен следить бухгалтер предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=KXLaYZmUV38

Постановлением Министерства труда РФ от 31.12.2002 № 85 закреплен перечень сотрудников, с которыми в обязательном порядке должен быть заключено соглашение о материальной ответственности.

Для каких целей выдается

Зачастую подотчетные средства выдаются сотрудникам компании на выполнение поставленных задач в командировках, либо на представительские расходы или хозяйственные нужды.

В командировочные расходы входит:

  • покупка билетов;
  • аренда жилья;
  • суточные расходы на нужды;

В представительские расходы входит:

  • услуги переводчика;
  • аренда транспорта для местных передвижений;
  • почтовые траты;
  • иные расходы, связанные с обеспечением встреч с партнерами.

Практически на каждом предприятии есть уполномоченное лицо, занимающееся хозяйственными нуждами.

Независимо от вида расходов, необходимо строго вести учет потраченных средств, а также соблюдать установленные срок для подачи авансового отчета. Не стоит забывать об обязанности вернуть оставшиеся денежные средства.

Законодательство

Чтобы произвести выдачу подотчетных средств работнику в рамках законодательства, необходимо подать руководителю предприятия соответствующее заявление, руководствуясь:

Штрафные санкции

Нарушение порядка работы с наличными средствами влечет привлечению к ответственности, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

  • 4-5 тыс. руб. – для ИП или должностного лица организации;
  • 40-50 тыс. руб. – для юридических лиц.

Правила составления заявления на выдачу денег в подотчет

Первым этапом для выдачи подотчетных материальных средств является подача руководителю предприятия заявления. При этом, на предприятии должен быть издан приказ, содержащий в себе перечень лиц, имеющих право на получение такого рода выплат.

Заявление должно быть написано при каждом факте возникновения необходимости на получение денег.

На сегодняшний день не существует законодательно утвержденной типовой формы заявления, и оно пишется в произвольной форме, но в обязательном порядке должно содержать:

  • Ф.И.О. руководителя, в адрес которого пишется заявление;
  • данные заявителя с указанием Ф.И.О. и должности;
  • суть заявления и обоснование необходимости выдачи средств.
  • дату и подпись заявителя.

После составления заявления, оно подается на резолюцию руководителю. После одобрения со стороны руководства в виде подписи на заявлении необходимо направляться в бухгалтерию за получением ордера и самой наличности.

От лица генерального директора

Если генеральный директор и есть это подотчетное лицо, которому необходимо выдать денежные средства, то закон един для всех и не делает никаких исключений. Заявление также должно быть написано, а его отсутствие будет считаться нарушением законодательство.

Содержание заявления не отличается по своей сути как при его составлении обычным работником.

Получение средств через кредитные организации

Многие компания идут в ногу со временем, и предпочитают работать с безналичными формами расчетов и прибегают к перечислению подотчетных средств на карту сотрудника.

Деньги могут быть перечислены на карточку:

  • корпоративную;
  • зарплатную.

До тех пор, пока сотрудник не сделает первую операцию по расчету с такой карты, деньги будут считаться не выданными.

Независимо от формы выдачи материальных средств, сотрудник обязан помнить о необходимости сохранять все подтверждающие документы, свидетельствующие о целевом расходовании выданных средств.

Источник: http://autoexpertnost.ru/kak-napisat-zajavlenie-na-vydachu-denezhnyh-sredstv-v-podotchet/

Порядок и особенности оформления заявления на выдачу денег в подотчет — Юридический справочник бизнеса

Работа в большой компании может включать в себя командировки, посещение семинаров и тренингов, выезд в другой город или даже страну для проведения переговоров. Все эти поездки сопровождаются финансовыми расходами, которые берет на себя работодатель.

Решение о выдаче сотруднику денежных средств принимается исключительно владельцем или уполномоченным лицом после написания соответствующего заявления. Закон не предусматривает установленного образца, поэтому в большинстве компаний оно составляется в свободной форме.

Назначение заявления

Порядок осуществления деятельности через кассу предусматривает обязательное наличие заявления о выдаче денег в подотчет для заполнения графы о расходах в налоговой декларации. Каждый отдельный случай требует написание нового документа от каждого работника. Распространяется закон, в том числе, и на директора предприятия.

Разрешается выдача денег подрядчику, работающему на условиях гражданского договора, при условии, что он также написал соответствующее заявление. Полный список лиц, которые могут обратиться в кассу за деньгами, устанавливается руководителями компании в индивидуальном порядке.

https://www.youtube.com/watch?v=qXpNW0WP-oc

Основной задачей документа является обеспечение правильного учета движения денежных средств внутри организации. При его заполнении составитель должен указать сумму и период, на который она выдается. А директор, ставя свою подпись, соглашается выполнить описанные условия.

Проверяя авансовый отчет, бухгалтерский отдел сопоставляет запрошенную сумму с реальными расходами. Кроме того, сотрудник должен в установленный срок, описанный в заявлении, (обычно до трех рабочих дней) отчитаться о расходах в поездке.

Отметим, что предприниматели также должны составлять подобное заявление для тех случаев, когда планируют потратить средства в рабочих целях. Личные потребности в бланке указывать не нужно.

Оставшиеся после командировки деньги работник должен вернуть в кассу компании, где на них будет составлен приходный кассовый ордер.

Образец для сотрудников

Установленного формата заявления о предоставлении денег в подотчет не существует и внутри каждой отдельно взятой компании применяется собственный стандарт.

Однако, независимо от целей и оформления, любой документ должен соответствовать четырем основным требованиям: сообщать сумму и срок выдачи, существующую задолженность сотрудника перед работодателем, если таковая имеется, подписи бухгалтера и руководителя.

Заполнение бланка сотрудник должен начать с указания в правом верхнем углу ФИО и должности адресата, наименования компании, а также своей должности и ФИО. После преамбулы указывается предназначение документа.

Основная текстовая часть должна начинаться со слов «Прошу выдать мне денежные средства» и, во избежание ошибок, сумма проставляется цифрами, после чего дублируется прописью. Далее необходимо указать цели и сроки.

В завершении работник ставит дату и подпись.

Читайте также:  Форма km-5: где используется, рекомендации по заполнению и ответственность при ошибках заполнения. образец заполнения 2018

Заявление должно быть оформлено таким образом, чтобы внизу бухгалтер имел возможность проставить визу о непогашенной перед фирмой задолженности за ранее взятые средства или их отсутствии. По окончании проверки бухгалтер и директор по очереди подписывают соглашение, тем самым одобряя заявку и разрешая выдать работнику деньги на указанный срок.

При этом стоит отметить, что с 19 августа 2017 года вступил в силу закон, позволяющий осуществить выдачу денег работнику, за которым имеется непогашенная задолженность перед компанией. Ранее это было запрещено.

Однако стороны должны понимать, что слишком большая сумма долга способна привлечь внимание со стороны контролирующих органов, которые могут интерпретировать данную ситуацию как выдачу заемных, беспроцентных, средств.

Образец заявления для руководителя компании

Генеральный директор также считается сотрудником, поэтому он обязан составлять заявление, но с немного измененной формулировкой. В данном случае в правом верхнем углу пишется название организации, в которую адресуется документ, должность и ФИО.

Подобная трактовка говорит о том, что он не просит средства, а устанавливает существование потребности в них. Заключительная часть не отличается от заявления рядового сотрудника.

Стоит отметить, что подпись директора после основной части является одновременно и разрешительной, что позволяет не ставить еще один автограф в самом конце, после проверки информации бухгалтером.

Скачать образцы обоих заявлений можно по ссылкам: документ «Сотрудник» и документ «Директор».

В завершении добавим, что подотчетные деньги можно получить как наличными, так и переводом на банковский счет. Для этого в текстовой части необходимо добавить фразу: «банковским переводом» – и указать все необходимые реквизиты. Оставшиеся пункты остаются в неизменном виде.

Источник: http://bizjurist.com/buhuchet/vydacha-deneg-v-podotchet.html

Заявление руководителя на подотчет

Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений.

Однако, как свидетельствует практика, в том числе судебная (Определение ВС РФ № 302-КГ16-450), бухгалтеры по сей день допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации или подотчетных лиц.

В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России № 3210-У.

Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:

1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

• суммы, которую надо выдать; • срока, на который выдаются деньги; • даты подписания заявления;

• визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

https://www.youtube.com/watch?v=C0PM_CltqAY

Так как с июня 2018 года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.

Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.

Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, Постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы.

Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации).

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

• в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами); • в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;

• в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами).

Основные проводки приведены в таблице:

center-yf.ru

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС.

Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Источник: http://sdelanori.ru/zajavlenie-rukovoditelja-na-podotchet/

Выдача подотчет директору по приказу

В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций. Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе).

Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату. Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны. Пред.

/ След.

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом.

Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Важно

Приказ на выдачу подотчетных сумм (образец 2018) Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ о выдаче подотчет в командировку (образец 2018) Приказ на выдачу подотчетных сумм директору Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя.

В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег.

В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

Онлайн журнал для бухгалтера

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью. Порядок выдачи средств под отчет

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе. Образец приказа о подотчетных лицах, 2018 Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
Читайте также:  Пошаговая инструкция закрытия отделения оао

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Приказ о подотчетных лицах

Центрального Банка РФ:

  • покупка необходимых предметов;
  • оплата расходов, потраченных на командировки;
  • расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства.

Выдача денег под отчет директору

  • ВниманиеРиск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
  • Прочие риски.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм.

Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком.

Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Источник: http://kodeks-alania.ru/vydacha-podotchet-direktoru-po-prikazu/

Образец заявления на подотчет директору

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2018 года это является обязательным условием.

Содержание

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения ↑

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в командировки или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2018 году:

  1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен гражданско-правовой договор.
  2. Подотчетные средства можно получить безналично.
  3. Заявление является обязательным условием для получения денег.
  4. После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать кассовый ордер и отдать сотруднику деньги.

    Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

    Чаще всего для этого используется так называемый авансовый отчет. Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

    К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

    С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

  5. лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
  6. он не распространяется на безналичные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
  7. Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

    Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

    На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

    В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

    Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать иск.

    Определения

    Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

    В какой срок возместить перерасход по авансовому отчету, читайте здесь.

    Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

    К примеру, писать заявление и сдавать отчеты. Помимо этого, сотрудник не имеет право взять деньги из кассы, если не отчитался за предыдущие траты. Этот факт в обязательном порядке проверяет бухгалтер.

    Часто возникает вопрос касательно материальной ответственности. Следует ли заставлять сотрудников подписывать подобный договор при выдаче денег подотчет?

    Или это лишь очередной способ для компании перестраховаться в случае каких-либо непредвиденных случаев?

    Если обратиться к законодательству РФ, то оказывается, что в заключении подобного договора нет особой необходимости.

    Дело в том, что перечень сотрудников, с которыми его следует заключать в обязательном порядке, можно легко найти в приложении к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

    Назначение денег

    Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для командировочных поездок, представительских расходов и хозяйственных нужд.

    В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, съем жилья и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

    Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

    На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

    Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

    Поэтому отчитаться за представительские расходы следует полностью, приложив к отчету все подтверждающие квитанции.

    Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

    Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

    Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

    Который, естественно, облагается дополнительными налогами (ст. 210 НК РФ). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

    Законные основания

    Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

    Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм ↑

    Согласно Указанию ЦБ от 11 марта 2018 г. № 3210-У заявления о выдаче денег под отчет коснулись некоторые изменения. Например, теперь работник сам может указывать в документе и срок, и сумму.

    Директор в случае своего согласия только подписывает бумагу. Кроме того, если раньше можно было обойтись списком с указание подотчетных лиц и суммами, то теперь необходимо каждый раз писать заявление.

    Как правильно его составить? Закон не устанавливается единого бланка документа, поэтому форма заявления на подотчет может быть произвольной. Но есть условия, которые обязательно должны быть в нем указаны.

    Основные составляющие

    Что следует писать в подобном документе? Ведь оно должно быть составлено правильно. В первую очередь, заявление пишется на имя директора или другого руководителя компании.

    Далее идут сведения об авторе заявления. Обязательно указывается имя и должность.

    Сам документ начинается словами «Прошу выдать подотчет или под отчет..» с уточнением нужд и суммы подотчетных средств. Чаще всего внизу документа сотрудник ставит личную подпись и дату.

    Все – теперь осталось получить резолюцию начальника и отправляться в бухгалтерию. Там его также обязан подписать специалист, который занимается выдачей денег, то есть бухгалтер.

    Для того чтобы не возникало никаких проблем с написанием заявления, можно воспользоваться таким образцом.

    Если от директора

    Довольно распространенная ситуация – это когда подотчетным лицом оказывается руководитель предприятия. Необходимо ли директору писать подобные заявления и отчитываться о потраченных деньгах?

    Тем более что именно он должен подписывать собственное заявление. Интересно, что в данном случае законодательство не делает исключений. Ведь, по сути, директор является одновременно и работником.

    Конечно, непростую ситуацию могло бы разрешить написание приказа о выдаче денег. Но закон четко устанавливает, что основание для получения денег – заявление. Поэтому эту бумагу часто пишет и визирует одно лицо.

    В больших компаниях к тому вопросу подошли с другой стороны – руководитель делегирует полномочия о принятии подобных решений, к примеру, финансовому директору.

    Что касается составления заявления, то никаких особых отличий от такого же документа рядового работника оно не содержит.

    Порядок получения денежных средств через банк ↑

    Все больше современных компаний, особенно крупных, перечисляют подотчетные средства на банковскую карту.

    Такой расчет через банк имеет как свои преимущества, так и недостатки. К примеру, бухгалтера, выдающего деньги, появляется больше хлопот, чтобы все оформить правильно.

    Но в тоже время, этот вид расчетов достаточно удобен. При этом, подотчетные средства выдаются как на корпоративную карту, так и на зарплатную.

    На обычную банковскую карту деньги начисляются в основном командировочным работникам (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

Источник: http://sokolieds.ru/blog/obrazec-zajavlenija-na-podotchet-direkt/

Ссылка на основную публикацию