Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения.

Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

ДебетКредитОписание
0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту
0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)
0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)
1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги.

В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты. Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства.

В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н).

Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств. Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п.

 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе. В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи.

Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

ДебетКредитОписание
0 210 03 560 0 201 11 610 Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения
0 201 34 510 0 210 03 660 В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116
0 208 26 830 0 201 34 610 Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг
0 201 23 660 0 201 34 610 Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)
0 210 03 560 0 201 23 660 Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету
0 201 11 510 0 210 03 660 Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  • авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  • ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение.

На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.

Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель.

Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует. Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

ДебетКредитОписание
0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет
0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

ДебетКредитОписание
0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения
0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения
0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения
1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ).

Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета.

Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

ДебетКредитОписание
0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

ДебетКредитОписание
0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения
ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Читайте также:  Ошибки налоговиков при выездной налоговой проверке в 2018 году

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения.

Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб.

(в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:

ДебетКредитСумма, рублейСодержание операции
2 208 34 560 2 201 34 610 3 500 Выданы средства под отчет на приобретение канцтоваров
2 106 34 340 2 208 34 660 2 900 Учтены затраты на приобретение канцтоваров
2 106 34 340 2 208 34 660 200 Стоимость курьерской доставки канцтоваров до учреждения списана на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС)
2 105 36 340 2 106 34 340 3 100(2 900 + 200) Приобретенные канцтовары учтены в составе материалов
2 109 80 272 2 105 36 440 3 100 Списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию
2 201 34 510 2 208 34 660 400 Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

Как проверить себя, чтобы избежать ошибок

В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:

  • допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
  • выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
  • принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
  • некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
  • и многие другие.

Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России от 13.06.95 № 49).

В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности.

Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.

Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:

  • сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  • отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
  • сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.

Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «Контур-Бухгалтерия Бюджет»). Программы помогают бухгалтеру контролировать основные параметры, проверять соответствие сумм, отслеживать движение денежных средств и пр.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2017/6/12365

Как происходит выдача денег в подотчёт

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

  • выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
  • лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
  • сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

  • перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
  • должности сотрудников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • срок использования средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

  • служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
  • приказ, который составляет и заверяет руководитель;
  • кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации командировочных сотрудников;
  • рабочее задание;
  • доверенность на оплату расходов от лица компании;
  • книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

  • оплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для организации;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Практические советы при выдаче денег в подотчёт

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Читайте также:  Сведения составляющие банковскую тайну - порядок предоставления фнс

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.

Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

  • при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
  • заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
  • проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
  • не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
  • деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее.

Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен.

В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

  • наличными в кассу;
  • на расчётный счёт компании.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс. Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу.

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

  • данные сотрудника, получившего деньги;
  • сумма;
  • целевое назначение;
  • номер приказа;
  • срок использования;
  • дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

  • проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
  • составление заявления;
  • оформление расходного ордера;
  • проводка ордера в кассе;
  • проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Источник: http://buhuchetpro.ru/vydacha-deneg-v-podotchjot/

Внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу проводка

Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п.

18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Внесение в кассу Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.

Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту.

В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке.

Читайте также:  Процент страховых взносов в 2018 году (таблица)

Оформляем возврат подотчетных сумм

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов. Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

ВажноЕсли аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71. Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).
Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты». Пример Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб.

на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре. Сумма фактических затрат составила 2,5 тыс. руб. В ООО наличные средств под отчет на такие цели выдаются на срок 28 дней. Это оговорено отдельным приказом руководителя.

Отчитаться об использовании средств нужно в течение трех рабочих дней.

То есть предельный срок предоставления данных в бухгалтерию — 14 июня 2015 года. В этот день сотрудница привезла оргтехнику с ремонта, сдала отчет, дополненный актом сверки, актом выполненных работ и кассовым чеком.
Однако остаток неизрасходованной суммы менеджер в кассу не вернула. 27 июня 2015 года сотрудница подписала согласие на удержание 1.5 тысяч рублей из оклада.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы».

ВниманиеЕсли есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата».

После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71. Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

  • 1 Срок возврата
  • 2 Внесение в кассу
  • 3 Бухучет
  • 4 Чек ККТ
  • 5 Налоги

Срок возврата Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы.

Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

15. учет расчетов с подотчетными лицами

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы? Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Генеральный директор (Ф.И.О.) Налоговый учет Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

НДФЛ Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме. В НК РФ не сказано прямо, что выданные под отчет средства, по которым сотрудник в установленные сроки не отчитался, не признаются доходом.

Согласно ст. 807 ГК, такие суммы нельзя отнести на беспроцентный займ, поскольку деньги в собственность сотрудника не переходят, и договор между физическим и юридическим лицом не составляется. Поэтому не возникает дохода в виде материальной выгоды, по которому бы начислялся НДФЛ.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя.

Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г. Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.

На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Учет расчетов Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже. Кто такие подотчетные лица? Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия.

То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

Операция Дебет Кредит Сумма, рублей Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00 Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00 Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00 Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00 Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00 Возврат на расчетный счет Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами.

  • Земельное право
  • Консультация юриста
  • Налоговое право
  • Статьи

Источник: http://sv-groups.ru/vneseny-neispolzovannye-podotchetnye-summy-v-kassu-provodka/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector