Табель учета рабочего времени т-13: для чего применяется

Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени.

Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени.

Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации.

Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф.

Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

  1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
  2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

  • Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
  • Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

  • Заработная плата — код 2000.
  • Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
  • Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
  • Больничные — код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Далее идёт проверка со стороны кадровиков. Они должны сверить информацию в табеле со сведениями по личному составу.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть — для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая — для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

  • Название фирмы полностью.
  • Код организации исходя из справочника ОКПО.
  • Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
  • Порядковый номер табеля.
  • Дата документа.
  • Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

  • «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
  • «К» — служебная командировка работника.
  • «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
  • «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
  • «Б» — больничный сотрудника.
  • «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
  • «Р» — отпуск по беременности и родам.
  • «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
  • «НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9. Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы.

Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом.

Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

  • Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
  • Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
  • Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
  • Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 — простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Источник: http://businessmens.ru/article/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-formy-t-12-t-13

Табель учета рабочего времени форма Т-13

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13.

Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным.

На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Общие понятия

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы.

Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе.

Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

  1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
  2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Событие Цифровой код Буквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте 01 Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день 26 В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске 09 ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет 15 ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы 16 ДО
Отпуск по беременности и родам 14 Р
Больничный 19 Б
Командировка 06 К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам 30 НН

Код вида оплаты труда в табеле

  • Заработная плата и командировочные – 2000
  • Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
  • Оплата отпускных – 2012
  • Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

  • В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
  • В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со штатным расписанием, должность и ФИО.
  • “Графа 3” содержит табельный номер работника.
  • В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
  • В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
  • “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
  • В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
  • “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
  • Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.
Читайте также:  Торговля на ярмарке ккт применяется или нет - что говорит закон

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

  • По семейным обстоятельствам – “ДО”
  • Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
  • На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

Бланк табеля

Табель учета рабочего времени форма Т-12 бланк скачать бесплатно, в формате Excel.

Бланк табеля по форме Т-12 в формате Word.

Табель учета рабочего времени бланк скачать excel, форма Т-13.

Образец заполнения формы Т-12, в формате Excel.

Образец заполнения Формы Т-13 скачать в формате Excel.

Источник: https://blankionline.ru/doc/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-forma-t-13.html

Как заполнить табель учета рабочего времени

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы.

Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Источник: https://kadrypro.ru/kadrovye/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени форма т13

Зафиксировать время работы каждого сотрудника – обязанность работодателя. Эти действия напрямую связаны с оплатой труда. Как это сделать правильно – разберем в статье.

Законодательные основы

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает каждого работодателя вести учет рабочего времени каждого сотрудника.

Причем учитывается не только фактически отработанное время, но работодатель должен также располагать сведениями о времени, проведенном работником в отпуске (как основном ежегодном, так и по иным видам отпусков), на больничном, в командировке, на учебе, в простое и т.д.

Все эти варианты использования работником рабочего времени напрямую влияют не только на бизнес-процессы компании, но и на оплату труда, начисление иных выплат и пособий.

Трудовой кодекс РФ не содержит понятие учета рабочего времени, не дает четких алгоритмов, каким образом его учитывать.

Понятие учета можно поискать в теории трудового права, но для практического применения в кадровой работе эта категория большой роли не играет. Кадровики понимают суть необходимой работы по фиксации фактически отработанного сотрудником времени.

Гораздо важнее не ошибиться при подсчете, использовать правильные и точные формы, внимательно заполнять и подсчитывать время.

Виды учета рабочего времени

Трудовой кодекс РФ не отвечает на вопрос, за какой период следует вести учет рабочего времени. Таким образом, работодатель может исходить из интересов своих бизнес-процессов и вести учет:

  • в течение каждого рабочего дня;
  • в течение рабочей недели;
  • суммированный учет.

Суммированный учет регулируется ст. 104 ТК РФ и предполагает, что продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать ровно один год, а для учета рабочего времени работников на «вредных» производствах, — три месяца.

Конкретный порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается локальным нормативным актом.

Справка

На практике такой вид учета используется:

  1. в сельском хозяйстве;
  2. на транспорте;
  3. в торговле;
  4. при разной продолжительности рабочих смен;
  5. при скользящем или гибком рабочем графике;
  6. при организации работы вахтовым методом и в других случаях.

Форма учета рабочего времени

В Трудовом кодексе РФ мы не увидим предписания, что учет времени работы сотрудников необходимо вести в помощью табеля. Это предполагает, что работодатель в принципе может осуществлять фиксацию отработанных часов так, как ему удобно. Но за многочисленные годы работы практика выработала подход, при котором ведение учета именно в форме табеля является оптимальным, удобным, информативным.

Табель представляет собой таблицу, куда вносятся сведения о фамилии и инициалах работника, его должности (профессии), табельном номере и данные о том, сколько времени сотрудник провел, фактически исполняя свои функциональные обязанности. Далее идут графы о сводном подсчете такой информации.

Коммерческие организации могут разработать форму табеля самостоятельно (об этом говорится в следующих нормативных актах: ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 разработаны формы табелей учета рабочего времени, но они не являются теперь обязательными (с 1 января 2013 года они утратили статус обязательных к применению). Если компания сочтет их удобными и приемлемыми, то может закрепить необходимость использования именно данных форм своими локальными актами.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211210-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-18-m1

Табель учета рабочего времени – форма Т-12, Т-13

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

  1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
  2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность сверхурочной работы, выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

Источник: https://ip-on-line.ru/doc/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-forma-t-12-t-13.html

Табель учета рабочего времени на 2018 год, образец заполнения

Одним из ключевых документов кадрового делооборота является табель учета рабочего времени.

Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:

  • порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
  • личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
  • учетный номер;
  • отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
  • суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
Читайте также:  Сверхурочная работа без согласия работника расчет оплаты

Образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12

blank-forma-T-12.docx ≈ 45 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!

Скачать образец

Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.

Документ составляют в следующих целях:

  • контроль за соблюдением нормы рабочего времени, регламентированного законодательством или трудовым договором;
  • получение сведений о фактически отработанном времени для начисления зарплаты и иных обязательных выплат;
  • формирование статистических данных о соблюдении трудовой дисциплины на предприятии.

Ежемесячный табель учета рабочего времени является важным доказательством при рассмотрении трудовых споров — о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д. Если возникает необходимость, он может быть истребован по запросу суда для объективного рассмотрения трудовых споров.

Обратите внимание!

Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.

По решению руководителя ведение учетных форм может быть поручено и иным лицам (например, секретарь-делопроизводитель может оформлять табели на предприятиях малого бизнеса).

Документ также должны утвердить руководители структурных подразделений, если это предусмотрено локальными актами организации. Он является основанием для начисления выплат на каждого сотрудника.

Руководство не обязано ежемесячно представлять сотрудникам копии табеля, однако этот документ может быть получен по личному заявлению гражданина.

Организация табельного учета рабочего времени

Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.

Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.

Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:

  • исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
  • на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
  • кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.

Обратите внимание!

Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.

Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.

При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.

Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.

Электронный табель учета рабочего времени

Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартную компьютерную технику, электронный табель учета рабочего времени оформляется в виде таблицы.

Образец табеля учета времени по форме Т-13

forma-t-13-blank.xlsx ≈ 548 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!

Скачать образец

Для крупных предприятий целесообразно использование специальным программных продуктов (например, 1С), так как сведения заполненного документа будут автоматически применяться финансовым отделом и иными подразделениями компании.

Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вносить сведения в режиме реального времени, что существенно упрощает итоговое сведение отчетности. В этом случае данные о каждом приказе, изданном руководителем, ежедневно отражаются в электронном табеле.

Хранение табелей осуществляется кадровой службой, а периодичность их сдачи в архив определяется внутренними актами организации.

Для заполнения электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:

  • рабочий день отмечается символом «Я» (явка);
  • регламентированные выходные дни отражаются буквой «В»;
  • если сотруднику на законном основании предоставлен отпуск, в табеле за каждый день отдыха проставляется «ОТ»;
  • при выходе на работу в выходной день ставится отметка «РП»;
  • при направлении в командировку в табеле отмечается «К»;
  • для направления сотрудника на курсы повышения квалификации используется значение «ПК»;
  • периоды учебных отпусков будут отмечены символом «У»;
  • если сотрудник представил работодателю оплачиваемый лист нетрудоспособности, указывается «Б»;
  • при использовании дней временной нетрудоспособности без больничного листа указывается «Т».

Для отражения полных рабочих дней сведения в табеле по категории «Я» заполняются в часах. Отражение происходит по каждой половине месяца, так как с указанной периодичностью должна выплачиваться заработная плата сотрудникам. По итогам месяца указанные данные суммируются, и выводится общий показатель.

С целью расчета заработка в табеле по форме Т-13 предусмотрены графы с указанием кода оплаты, количества дней и типа начислений. Например, используются следующие кодовые значения:

  • 2000 – стандартный рабочий день;
  • 2300 – время нахождения на больничном, за который выплачивается пособие по временной нетрудоспособности;
  • 2012 – период нахождения в отпуске.

При заполнении формы Т-13 с использованием специализированного программного обеспечения указанные коды будут проставлены автоматически после учета рабочего времени по отдельным категориям.

Обратите внимание!

Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:

  • в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
  • для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
  • сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
  • несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.

Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

forma-tabelja-ucheta-zapolnenie.xlsx ≈ 1980 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!

Скачать образец

Для правильного заполнения документа и внесения всех сведений стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.

Для табелей учета в отношении вредных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, поскольку эти данные могут использоваться для подсчета специального стажа при выходе на пенсию.

Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, урегулировать его до суда помогут наши юристы. Они проведут переговоры с начальством, выявят возможные варианты разрешения спорной ситуации, проверят данные в табеле учета, добьются внесения правок, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в трудовой инспекции.

Источник: https://pravoved.ru/journal/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Заполнение табеля Т-13: образец

Учет рабочего времени в любой организации ведется с применением специального документа — табеля.

Обычно именно на сотрудников отдела кадров возлагается ответственность за заполнение табеля Т-13: образец документа, оформленный по всем правилам, поможет избежать ошибок в процессе учета отработанных персоналом часов и дней.

Кроме того, образец позволит выбрать коды для обозначения как штатных, так и отклоняющихся от нормы ситуаций, правильно заверить форму перед передачей в бухгалтерию.

Учет времени, фактически отработанного сотрудниками предприятия — одна из основных обязанностей работодателя, закрепленная ч.4 ст.91 ТК РФ. Поэтому в каждой организации ведется табель учета рабочего времени. Это важный документ, на основании которого ежемесячно подсчитываются отработанные персоналом часы и начисляется заработная плата.

За своевременность и корректность заполнения табеля отвечает уполномоченное должностное лицо. В крупных организациях с большим штатом зачастую предусмотрена отдельная должность табельщика. В небольших компаниях обязанности по ведению учета рабочего времени, как правило, поручаются кадровику, секретарю или бухгалтеру.

Как выбрать форму табеля учета рабочего времени 2017

Для начала необходимо понять, какую форму целесообразно использовать в том или ином случае. На сегодняшний день коммерческими организациями применяются две типовые формы табеля, разработанные Госкомстатом (Т-12 и Т-13). Друг от друга они отличаются исключительно составом реквизитов.

Бюджетные организации используют форму 0504421 (согласно приказу Минфина России №52н от 30.03.2015). Кроме того, каждый работодатель, не являющийся бюджетной организацией, вправе разработать собственную учетную форму, дополнив ее любыми реквизитами по своему усмотрению.

Скачайте документы по теме:

В отличие от формы Т-12, предназначенной одновременно для контроля соблюдения персоналом режима рабочего времени и учета выплат, табель Т-13 содержит только графы, связанные с учетом отработанного времени. Форму Т-13 целесообразно применять на предприятиях, использующих автоматизированную обработку учетных данных.

Некоторые работодатели, чтобы уменьшить трудозатраты на заполнение табеля, печатают бланки с частично заполненными реквизитами. В таком бланке заранее могут указываться:

наименование структурного подразделения компании;

фамилии, имена и отчества сотрудников;

табельные номера;

даты и прочее.

Кроме того, в бланке Т-13 присутствует ряд обязательных для любой учетной формы реквизитов. К их числу относятся:

наименование и дата составления документа;

единицы измерения рабочего времени;

название организации-работодателя;

сведения о должностных лицах, ответственных за заполнение табеля.

Данные о работниках вносятся в табель на основании первичных документов по учету кадров, например, трудового договора или приказа о приеме на работу. Прежде чем внести отметку о причинах отклонения от установленного на предприятии режима рабочего времени, необходимо убедиться в наличии документального основания:

приказа о привлечении к сверхурочным работам;

справки о выполнении общественных обязанностей;

предупреждения о простое и так далее.

Заполняя табель Т-13, нужно отметить все явки и неявки сотрудников на работу, вывести общее количество отработанных за месяц часов и дней, а также указать причины каждого случая неявки. Оформлять бланк можно двумя способами: путем сплошной регистрации, при которой отмечаются все явки и неявки, или регистрации отклонений, которая предполагает лишь фиксацию событий, отклоняющихся от нормы.

При использовании второго способа явки и полностью отработанные дни не отмечаются. Проставляются только опоздания, сверхурочные часы, командировки, неявки на работу по причине временной нетрудоспособности и прочие отклонения.

Такой подход удобен при нормальной продолжительности рабочего времени, когда длительность смены или рабочего дня на предприятии не меняется. Но чаще применяется первый способ, как более надежный и информативный.

Рассмотрим образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13 2017 методом сплошной регистрации.

Образец заполнения табеля рабочего времени: основные реквизиты

Справка

Бланк Т-13

Типовой бланк Т-13 состоит из «шапки» и таблицы, предназначенной для отметок об отработанном персоналом времени. Таблица разделена на 13 колонок для разных типов сведений:

  • 1 — порядковый номер;
  • 2 — ФИО, должность, профессия или специальность сотрудника;
  • 3 — табельный номер;
  • 4 — отметки по числам месяца о явках и неявках на работу;
  • 5 — количество дней (часов), отработанных за половину месяца;
  • 6 — количество дней (часов), отработанных за весь месяц;
  • 7-9 — данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат;
  • 10-13 — причины неявок на работу.
Читайте также:  Переход с осно на усн с 2018 года. кто имеет право на переход

Заполнение табеля в 2017 году начинается с внесения данных в колонки 1-3. Затем ежедневно делаются отметки в колонке 4 — напротив ФИО конкретных сотрудников, под соответствующей датой. Для каждого дня отведена отдельная ячейка: сверху ставится код, снизу указывается количество отработанных часов. Если учет ведется исключительно в днях, нижнюю ячейку не заполняют.

Данные в колонки 5-6 вносятся только по итогам отработанного отчетного периода (половины или целого месяца). Заполнить документ без ошибок поможет правильный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13, доступный всем подписчикам нашего журнала.

Важно: в отличие от формы Т-12, в которой данные по дням месяца расположены горизонтально (с первого по последний день), в унифицированном бланке Т-13 они разделены на два блока, расположенных друг под другом.

Каждый блок соответствует половине месяца. Есть и другие различия. Так, в бланке Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12: в них отражаются коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета.

Справка

Коды выхода и невыхода на работу

Подавляющее большинство работодателей для обозначения выхода или невыхода сотрудников на работу используют стандартный набор буквенных и цифровых кодов, в частности:

  1. Я (01) — явка, день отработан полностью;
  2. В (26) — праздничный или выходной день;
  3. ОТ (09) — ежегодный оплачиваемый отпуск;
  4. ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет;
  5. ДО (16) — отпуск «за свой счет», без сохранения зарплаты;
  6. Р (14) — отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка;
  7. Б (19) — временная нетрудоспособность;
  8. К (06) — командировка;
  9. НН (30) — неявка на работу по невыясненным причинам.

Эти коды универсальны и применяются при заполнении разных типов форм, в том числе табеля Т-12 и Т-13. Но когда дело доходит до заполнения итоговой части таблицы в форме Т-13, которая в бланке Т-12 отсутствует, стоит использовать коды вида оплаты из приложения №1 к приказу Федеральной налоговой службы РФ №ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.

Код вида оплаты труда в табеле 2017

Когда коды видов оплаты труда в табеле Т-13 идентичны кодам, применяемым при составлении отчетности о доходах и заполнении формы 2-НДФЛ, сопоставлять данные становится проще. Поэтому рекомендуется заполнять итоговую часть таблицы, обозначая разные виды выплат следующими кодами:

  • 2000 — заработная плата и командировочные;
  • 2012 — отпускные;
  • 2300 — оплата периода временной нетрудоспособности;
  • 2530 — оплата труда в натуральной форме.

Если при заполнении табеля выясняется, что для всех работников используется только один вид оплаты труда, его код указывается вверху граф 7-9 вместе с единым корреспондирующим счетом, на который относятся затраты по данной категории выплат.

Тогда нижние ячейки граф 7-8 остаются пустыми, а в графу 9 вносятся сведения о количестве дней или часов, отработанных за месяц каждым сотрудником.

Если же используются разные виды оплаты (например, заработная плата, отпускные и пособие по временной нетрудоспособности), придется заполнить все три графы.

Разработка дополнительных кодов

Анализируя любой пример заполнения табеля учета рабочего времени-2017 на базе унифицированной формы Т-13, можно заметить, что список отраженных в нем ситуаций не очень широк. Тем не менее, иногда предложенных законодателем кодов недостаточно.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Как быть, если компания поощряет сотрудников путем предоставления дополнительных дней отдыха? Или когда сотрудница ежедневно использует перерывы для кормления ребенка до полутора лет? Отражать сложившиеся на практике ситуации в учетных документах нужно обязательно, и в этом случае работодатель вправе дополнить стандартный набор кодов. Дополнения вводятся в действие приказом по основной деятельности:

Данное право предоставлено не только коммерческим предприятиям, но также государственным и муниципальным учреждениям, применяющим для учета рабочего времени форму 0504421.

Табель учета рабочего времени: пример заполнения

Сложнее всего избежать ошибок при отражении в табеле рабочего времени сложных и нетривиальных ситуаций. При общей для всех сотрудников стандартной 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными днями проблем с учетом, как правило, не возникает.

Но если специфика деятельности предприятия предполагает внутреннее совместительство или выход некоторых специалистов на смену по графику «сутки через трое», к вопросам оформления табеля следует подходить с особым вниманием. Табель учета рабочего времени: пример заполнения при внутреннем совместительстве выглядит следующим образом:

Рабочее время персонала, трудовая деятельность которого требует круглосуточного присутствия на работе с чередованием смен по заранее составленному графику, учитываем немного иначе. Если работник трудится по графику «сутки через трое», отработанные часы отмечаем так:

Порой заминки возникают при заполнении 10-13 колонок таблицы формы Т-13, предназначенных для отражения сведений о неявках сотрудников на работу и причинах их отсутствия.

Во-первых, на практике не всегда удается выяснить реальные обстоятельства невыхода сотрудника на рабочее место. Во-вторых, нужно правильно подобрать код, которым обозначается та или иная причина неявки.

Разобраться в вопросе поможет оформленный табель рабочего времени (образец заполнения) с примерами обозначений.

Важно: когда работник отсутствует по невыясненным причинам, проставляется код «НН». Но если через некоторое время он приносит документ, объясняющий обстоятельства неявки (например, надлежащим образом оформленный и заверенный листок нетрудоспособности), код «НН» заменяется на «Б».

Не забудьте указать в документе точное количество дней и часов по каждому виду неявки. В конце отчетного периода табель подписывается лицом, ответственным за его заполнение, руководителем структурного подразделения и начальником кадровой службы. Заверенный документ передается в бухгалтерию для расчета и начисления зарплаты персоналу.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384500-qqq-17-m6-zapolnenie-tabelya-t-13

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в excel

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на рабочем месте ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. В основном используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем.  Ниже выложены формы для скачивания.

Общие понятия

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанное время. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на рабочем месте, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно подавать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для расчета аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

О порядке расчета аванса и определении его размера можно почитать, перейдя по ссылкам.

 Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в excel (форма Т-12).
Табель учета рабочего времени скачать (форма Т-13).

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

  • Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
  • Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Основные коды для заполнения табеля рабочего времени

Событие Буквенный код Цифровой код
Явка сотрудника на работу, рабочий день Я 01
Выходные и праздничные дни, если график 5/2, то это обычно суббота и воскресенье, если график плавающий, то в соответствии с графиком В 26
Ежегодный оплачиваемый отпуск ОТ 09
Отпуск, предоставляемый по случаю беременности и родам Р 14
Отпуск, предоставляемый сотруднику по уходу за ребенком не достигшим 3-х лет ОЖ 15
Отпуск за свой счет, без сохранения зарплаты ДО 16
Командировка по служебным делам К 06
Неявки, по которым обстоятельства не выяснены, проставляется до выяснения НН 30
Больничный Б 19

Основный коды по оплате труда

  • 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
  • 2012 – при выплате отпускных.
  • 2030 – выплата больничного.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, заполняется весьма просто, для этого необходимо лишь знать коды и данные сотрудника.

Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет заполнен также, только коды явки проставляться не будут, вместо них будут пустые клетки, заполнены будут только выходные и отклонения, а также сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в графе 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанных часов, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые за месяц – в Графу 6.

  Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Графы 7-9 необходимы для внесения данных, на основании которых рассчитывается заработная плата.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел во время ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ), а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН), а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б).

Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

  • “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
  • “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
  • “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Возможно, вам также будет полезно

Порядок принятия сотрудника на работу по шагам от А до Я.
Ответственность работодателя по задержке зарплаты.

(1

Источник: https://infportal.ru/doc/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-forma-t-13.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector