Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Договор аренды автомобиля у сотрудника организации — учет и налоги

Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Сегодня рассмотрим случай аренды автомобиля у сотрудника, надо ли платить ему компенсацию? Удерживать ли НДФЛ и так далее.

Я часто сталкиваюсь с такими случаями, так как автомобиль есть почти у каждого и сотрудники часто используют его в служебных целях, это достаточно выгодно, так как не нужно покупать автомобиль на предприятие.

Расскажите, а вам предприятие платит компенсацию за то, что вы работаете на своем автомобиле?

Используем автомобиль сотрудника на предприятии. Что выбрать — компенсацию или аренду?

В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:

  • выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
  • заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Выплачиваем компенсацию

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

  • приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  • документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
  • путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:

  •  компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
  • размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце;
  • в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается.

В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации. Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

Тип транспортного средства Предельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоциклы 600

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит.

Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • акт приема-передачи автомобиля;
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

Договор аренды автомобиляс экипажем Договор аренды автомобилябез экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Предоставляются арендодателем Не предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт) Исполняется арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное Исполняется арендатором
Оплата труда водителя Возлагается на арендодателя.Договором может быть предусмотрено иное Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством Производится арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное. Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.) По соглашение сторон

Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти.

Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором).

Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время? Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.

Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц.
Акт приема-передачи автомобиляг. Челябинск                                                                                                                                            11 января 2010 года Настоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:ТИП ТС: Марка, модель: Идентификационный номер (VIN): Год выпуска ТС: Модель, номер двигателя: Шасси (рама) №: Кузов №: Цвет: Мощность двигателя: Рабочий объем двигателя: Серия и ГТД: Паспорт ТС: Выдан:Выявлены следующие повреждения: 1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.Арендодатель:                                                                                                                                                 Арендатор:

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение ГСМ, организация должна составлять путевые листы. Как правило, компании, арендующие автомобили у сотрудников, не являются автотранспортными.

Форму путевого лица они могут разработать самостоятельно. Учтите лишь, что любой первичный документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В путевом листе желательно зафиксировать и такие данные, как показания одометра (пробег в километрах) на начало и конец дня и маршрут следования автомобиля.

Контролирующие органы считают, что без этих сведений невозможно просчитать расход бензина, который учитывается при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение ГСМ, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

Образец Путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля № 13за январь 2010 г.

Организация ООО «Импульс», г. Челябинск, ул. Красная, 2, тел. (351) 222-22-22

Автомобиль  Nissan Almera А999АА 174

Дни исполь-зования автомобиля Ф.И.О. работника № водитель- ского удосто-верения Маршрут следования Показания одометра (км), время (ч., мин.) Общий пробег (км) Приобретенные ГСМ Подпись работника
выезда возврата вид, коли-чество (л) Стои-мость (руб.)
11.01.2010 г. Маркин А. А. 74 КМ№ 123456 г. Челябинск, ул. Красная, 2 – Троицкий тракт, 10аи обратно 0411009.00 04112012.00 20 БензинАИ-92, 2 50 Маркин

Источник: http://blognalog.com/uchet/dogovor-arendyi-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-uchet-i-nalogi.html

Образец договора аренды транспортного средства с экипажем

Практика передачи в аренду, т.е. в прокат, различных транспортных средств в настоящее время распространена достаточно широко. Она является достаточно выгодным вариантом решения проблем для физических и юридических лиц, которые либо связаны с работой на транспортных средствах, но не имеют таковых в собственности, либо нуждаются в краткосрочной аренде определенного транспорта.

https://www.youtube.com/watch?v=0Kz_7-3JLD4

При отсутствии у заказчика (арендатора) своего водителя на данный транспорт используется практика аренды ТС (транспортного средства) вместе с экипажем, даже если экипаж состоит из одного человека — водителя. Особенно широко такой вид аренды распространен в области железнодорожного, воздушного транспорта, а также плавательных средств.

Следует отличать аренду транспортного средства от лизинга, который фактически является покупкой этого ТС в длительную рассрочку. Юридическая разница состоит в том, что при лизинге лизингополучатель принимает на себя почти все права (за исключением права собственности), а в равной мере и ответственность за ТС, тогда как при аренде они остаются за арендодателем — собственником имущества.

Читайте также:  Недостоверный юридический адрес компании как основание для ликвидации

С точки зрения законодательства, а именно Гражданского кодекса РФ, предметом договора аренды транспортного средства, вне зависимости, с экипажем или без, являются объекты, удовлетворяющие следующим условиям:

  • это техническое устройство, способное перемещаться в пространстве, основным назначением которого является перевозка или буксировка пассажиров, их багажа и иного груза;
  • это объект, являющийся источником повышенной опасности;
  • это объект, использование которого возможно только в соответствии с регламентом транспортного законодательства.

Таким образом, под понятие аренды ТС попадают только:

  1. Автомобили — грузовые и легковые.
  2. Речные и морские суда, предназначенные для перевозки пассажиров и грузов.
  3. Железнодорожные вагоны и/или составы.
  4. Воздушные суда (самолеты) транспортного или пассажирского назначения.

Аренда специальной техники, такой как строительная (экскаваторы, бульдозеры, краны), дорожная (комбинированные дорожные машины), лесная (харвестеры) и т.д. оформляется по отдельным договорам на аренду спецтехники.

Спецтехника под категорию транспортных средств не подпадает, т.к. перевозка людей и грузов — не основное назначение этих машин, а сопутствующая возможность.

Хотя многое будет зависеть от того, смонтировано ли специальное устройство на базе автомобиля или имеет отдельно сконструированную базу.

Гужевой транспорт (конная повозка) может быть арендован только как движимое имущество, т.к. не считается источником повышенной опасности.

Велосипед или механическое транспортное средство с двигателем внутреннего сгорания объемом менее 50 куб. см. (например, мопед) также не может быть предметом договора аренды транспортного средства, т.к. на его вождение не нужны права (кстати, этот пункт дополнительно можно отнести и к гужевому транспорту).

Предмет договора аренды должен быть, согласно ГК РФ, исчерпывающе описан, то есть в договоре в соответствующей графе должны быть указаны все существенные характеристики, позволяющие идентифицировать объект. К ним относятся:

  1. Тип ТС и характеристики, например «легковой автомобиль с бензиновым двигателем мощностью 100 л.с.».
  2. Марка и/или модель.
  3. Все идентификационные номера, включая номер госрегистрации, номер VIN и другие, если есть.
  4. Цвет.
  5. Другие существенные условия, например, имеющиеся внешние и внутренние дефекты, установленное специальное оборудование (если есть) и т.д.

Кроме того, в этой же графе необходимо отразить, есть ли какие-то ограничения и обременения, связанные с ТС, цели его использования (во избежание нецелевого), комплект передающихся одновременно с ним документов и другие данные, позволяющие максимально подробно описать предмет договора и все связанные с ним обязательства.

Особенности

В юридических аспектах аренды транспортного средства вместе с экипажем есть ряд особенностей. Во-первых, в нем фактически объединяются два вида обязательств: обязательства по неодушевленному объекту, который является предметом договора (транспортом), и обязательства по оплате услуг экипажа.

Общая плата за аренду ТС называется фрахтом, само явление — фрахтованием. Плата складывается из стоимости самой аренды и оплаты услуг экипажа, с учетом налогообложения. При этом транспортное средство может находиться в собственности у одного или нескольких членов экипажа, чаще всего это относится к автомобилям.

Практика аренды автомобиля с экипажем у физического лица позволяет многим компаниям вывести водителя за рамки штата, если его услуги требуются нерегулярно либо краткосрочно — например, развозка сотрудников по домам после работы. В этом случае часто выгоднее заключить контракт, по которому лицо — владелец ТС — передает арендатору на условиях возмездного владения, на оговоренный срок, свое транспортное средство и оказывает услуги по управлению им.

При этом, согласно ст.645 ГК РФ, обязанности по технической эксплуатации (а не только по управлению) также переходят к экипажу «в комплекте».

На срок аренды (должен быть прописан в договоре) владельцем ТС становится арендатор, но некоторые связанные с этим обязанности несет арендодатель. Например, по возмещению ущерба в случае происшествия, которое произошло по вине экипажа.

Кроме того, составляя контракт на аренду ТС с экипажем, необходимо тщательно детализировать все текущие расходы, в том числе на ГСМ.

Необходимость

Самый распространенный на практике случай — это аренда крайне дорогостоящего транспортного средства, временные услуги которого предоставляет компания-собственник, например, морского или воздушного судна.

Управление таким ТС требует высокой и узкой квалификации, поэтому оно фрахтуется вместе с экипажем, который фактически оказывается в двойном подчинении — у арендатора (в оговоренных пределах, на время фрахта) и у арендодателя, у которого оформлен постоянно.

Также подобным договором часто оформляются услуги развозки сотрудников для предприятия, не имеющего своего автопарка. На основе подобного договора может быть реализовано заключение соглашения с личным водителем для директора, оказывающим услуги на своем автомобиле.

Кроме того, аренда ТС с экипажем может быть выходом для службы такси, которым, согласно вводимым в действие законам, необходимо работать только с водителями, имеющими лицензию таксиста. При этом лицензию таксисту можно получить только будучи официально трудоустроенным в таксопарк, либо быть зарегистрированным как индивидуальный предприниматель.

Налогообложение

Аренда транспортного средства с экипажем может сказаться на налогообложении различным образом. Арендатор не уплачивает транспортный налог, если ТС зарегистрировано на арендодателя, даже если ставит ТС на учет в ГИБДД или иных контролирующих органах (для разных видов ТС соответственно).

По налогу на добавленную стоимость (НДС) к вычету принимается НДС, указанный в счет-фактуре, которая сопровождает передачу транспортного средства с экипажем.

Налог на прибыль при работе на арендованной технике уплачивается в уменьшенном на величину арендной платы объеме. При этом арендная плата относится к «прочим» расходам.

Налоги, связанные с заработной платой экипажа, юридическое или физическое лицо, выступающее арендатором, не платит. Зарплату экипажу/водителю выплачивает его непосредственный работодатель — арендодатель, которому арендатор перечисляет фиксированную плату за фрахт.

Арендодатель же и несет сопутствующее этому налоговое бремя. Но если арендодателем-собственником выступает физическое лицо, то НДФЛ с этих доходов однозначно подлежит уплате и перечисляется в бюджет по месту регистрации арендатора.

Никакие взносы во внебюджетные фонды уплате не подлежат, за исключением страхового сбора в ФСС «на травматизм». Он может перечисляться с арендной платы в местное отделение ФСС, но только если это предусмотрено самим договором аренды.

Образец

Договор аренды транспортного средства с экипажем относится к числу стандартных. Специальных бланков для него не предусмотрено, арендодатель может составить его сам в свободной форме, обычной для любых договоров аренды. Главное — учесть некоторые важные нюансы.

  1. Транспортное средство должно быть максимально подробно описано с целью его дальнейшей идентификации. В случае технически особенно сложных средств рекомендуется отдельно упомянуть модели, серийные номера и технические характеристики основных узлов устройства, во избежание мошенничества, связанного с их заменой на более дешевые. Арендатору же следует обратить внимание на дефекты, с которыми транспорт сдается в аренду. Если таковые есть — они должны быть отмечены в договоре, например «ТС имеет потертость по правому крылу длиной 10 см и шириной 2». Это позволит избежать обвинений в повреждении ТС при его возвращении.
  2. Все дополнительное оборудование ТС, например навигатор, рация, GPS-датчик, таксометр и тахометр, должно быть упомянуто в договоре отдельно.
  3. Нужно указать цель, для которого ТС сдается в аренду: фрахт морского судна для перевозки груза из точки А в точку Б, аренда автомобиля для вечерней развозки сотрудников и т.д. Для иных целей арендованное ТС использовать уже не смогут, таким образом арендодатель избежит расходов, связанных с излишней выработкой моторесурса.
  4. Указать срок аренды. При этом он указывается одновременно и для проката самого ТС, и для работы обслуживающего экипажа. Если будет указан более короткий срок работы экипажа, чем срок самой аренды, суд может расценить это как два разных договора.
  5. Если не указывать срок, то договор будет считаться бессрочным. При этом арендатор имеет право пользоваться ТС, пока стабильно вносит арендную плату, не использует его нецелевым методом и не допускает его порчи (выработка моторесурса не в счет).
  6. В договоре следует упомянуть условия работы экипажа, которые будет фактически обеспечивать арендатор, если эти условия существенны.
  7. Оговорить, что оплата услуг арендодателя по управлению ТС включена в арендную плату, или предусмотреть разделение сумм на плату за собственно прокат ТС и плату за услуги по управлению им. Четко указать размер платы, сроки внесения либо приложить формулу расчета платы, если характер работ будет заключаться в том, что она «плавающая».
  8. Предусмотреть условия страховки. По умолчанию она лежит на арендодателе, но может быть полностью или частично переложена на арендатора.

Срок и порядок передачи

Срок в данном случае существенным условием не считается. Если не установлена конкретная дата, то договор будет считаться бессрочным — закон это допускает. Но необходимо знать, что, согласно ст.610 ГК РФ, любая из сторон может его расторгнуть в любой момент, предупредив другую сторону не позднее, чем за месяц.

В разделе «Порядок передачи» необходимо прописать, в каком месте имущество будет передано арендатору (по месту его хранения, по месту нахождения какой-либо из сторон и т. д.), предусмотреть документ, подтверждающий факт передачи — либо это акт приема-передачи, либо сам договор аренды. Аналогичные условия должны быть прописаны для процедуры возврата имущества.

Читайте также:  Транспортный налог для физических лиц в 2018 году

Особенности составления договора аренды транспортного средства с экипажем подробно рассмотрены в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/dogovornye-otnosheniya/arenda-transportnogo-sredstva-s-ekipazhem.html

Аренда автомобиля у работника: учет, налоги

Источник: журнал «Главбух»

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Вопрос неоднозначный. По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Вместе с тем контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письмо Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73).

Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае наличие наемных сотрудников необязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически не обоснованными (ст. 252 НК РФ).

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным.

Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер.

Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)).

Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре.

Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

При аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО). Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможно три ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель.

За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ).

Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО.

Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г.

№ 40-ФЗ).

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

Договор аренды транспортного средства может предусматривать выкуп автомобиля. В этом случае по окончании срока действия договора (или до окончания срока, но после выплаты выкупной стоимости) собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).

Правила бухучета

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

ДЕБЕТ 001

– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на типовом бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме. Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а необязательно.

Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Амортизацию по арендованному автомобилю, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76

– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Пример

В феврале 2015 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа.

Объект аренды – легковой автомобиль:

– марка – «Форд-Фокус»;

– регистрационный знак – Т543НЕ99;

– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;

– тип – седан;

– категория – В;

– год выпуска – 2009;

– двигатель – № Х02395409;

– цвет – белый;

– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 82/112;

– паспорт ТС – серия 62АС № 776059;

– свидетельство о регистрации – серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок коммерческого директора Срок действия договора – с 1 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.

Бухгалтер ООО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.

В феврале 2015 года:

ДЕБЕТ 001

– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76

– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Расчет налогов

НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ.

Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт.

То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ).

Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно.

Аналогичные разъяснения дали и специалисты Минфина России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ).

Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г.

№ 03-05-01-04/363.

Страховые взносы. По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Читайте также:  Электронный учет счетов-фактур (порядок регистрации)

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). Выплаты по смешанным договорам облагайте страховыми взносами только в части вознаграждений, относящихся к выполненным работам (оказанным услугам).

Выплаты по договору купли-продажи или аренды страховыми взносами не облагаются. Это следует из части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Пример

Организация в январе 2015 года заключила с Кондратьевым А. С. договор на аренду автомобиля с экипажем. Срок действия договора – с 30 января по 10 февраля 2015 года.

По договору стоимость услуг водителя (Кондратьева) составляет 15 000 руб., аренда автомобиля – 5000 руб.

В феврале бухгалтер начислил страховые взносы только на стоимость услуг водителя.

Аренда автомобиля является услугой по передаче имущества в пользование и поэтому взносами не облагается.

На выплаты Кондратьеву в феврале (15 000 руб.) бухгалтер начислил страховые взносы в таком размере.

– в ПФР – в размере 3300 руб. (15 000 руб. × 22%);

– в ФФОМС – в размере 765 руб. (15 000 руб. × 5,1%).

– в ФСС – в размере 435 руб. (15 000 руб. × 2,9%).

Ситуация: как начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой

На выплаты по смешанным договорам, в которых стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, взносы придется начислить на всю сумму по договору.

Дело в том, что организации не имеют права определять базу для начисления страховых взносов расчетным путем. Определять базу таким способом могут только контролирующие ведомства (п. 4 ч. 1 ст.

29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, подпишите с исполнителем дополнительное соглашение. В нем пропишите отдельно стоимость работ (услуг), облагаемых страховыми взносами, и стоимость прочих выплат по договору, не учитываемых при расчете взносов.

На основании дополнительного соглашения страховые взносы начисляйте только на выплаты, относящиеся к выполненным работам (оказанным услугам).

Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника (без экипажа). Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, не нужно.

Расходы по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не облагаются страховыми взносами (ч. 1 и 3 ст. 7, подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля.

Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять не нужно. Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем, то с суммы вознаграждения водителю заплатить взносы придется. Но сделать это нужно только в том случае, если уплата взносов предусмотрена договором.

Такой порядок установлен в части 1 статьи 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

  • затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
  • страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/48523-arenda-avtomobilya-u-rabotnika-uchet-nalogi.html

Договор аренды транспортного средства с экипажем: образец, подтверждение расходов, налогообложение

Многие сталкивались с необходимостью арендовать автомобиль (не путать с лизингом). Но часто встречается отсутствие желания или возможности самому садиться за руль. Или требуется специальная техника, для управления которой нужны услуги специалиста.

В этих случаях выход один – аренда авто с экипажем. И сегодня мы поговорим более детально о договоре на сдачу в аренду транспортного средства (автомобиля) с экипажем у физических, юридических лиц и сотрудников, налогообложении такого мероприятия по нормам ГУ РФ.

Что такое аренда транспортного средства с экипажем

Это вид аренды транспортных средств, при котором арендатор получает не только автомобиль, но и водителя. Характерные особенности:

  • Арендное соглашение заключается на определенный срок без права автоматической пролонгации.
  • Арендодатель в лице водителя несет ответственность за техническое обслуживание эксплуатации авто.
  • При составлении договора требуется детализация расходов на аренду, эксплуатацию и услуги по вождению машины.

О важных нюансах сдачи в аренду авто с экипажем сотрудником организации расскажет данное видео:

Обязательные условия сделки

При заключении договора аренды с водителем желательно обратить внимание на выполнение обязательных условий:

  • Арендодатель выплачивает водителю заработную плату и командировочные самостоятельно.
  • Эти расходы должны быть учтены при начислении арендной платы отдельным пунктом, где прописаны взаимоотношения арендатора с экипажем.
  • Арендодатель несет ответственность за проведение всех видов ремонта во время срока аренды, в том числе и при необходимости замены запчастей.
  • Арендованное ТС используется только с целью прописанной в договоре аренды.
  • За безопасную эксплуатацию отвечает арендодатель.
  • Квалификация водителя (экипажа) должна соответствовать целям аренды или классу арендуемого авто.
  • Водитель авто состоит на службе у арендодателя, поэтому должен выполнять его требования, касающиеся технического содержания авто.
  • Страховка авто и водителя находятся в компетенции арендодателя.
  • А вот затраты, связанные с непосредственной эксплуатацией авто (ГСМ, оплата необязательных сборов и налогов), лежат на арендаторе.

Оформление

Необходимость учитывать услуги водителя несколько усложняет процедуру заключения договора аренды с экипажем, поэтому при соблюдении сделки важно учитывать все требования Гражданского кодекса.

Необходимые документы

При оформлении аренды сторонам, заключающим договор, необходимо подготовить следующие документы:

  • Удостоверения личности (паспорта) лиц, заключающих договор.
  • Права водителя ТС.
  • Если арендатор организация, то копии регистрационных документов.
  • Техпаспорт автомобиля.
  • Подтверждение страховки ОСАГО (полис).
  • Договор на аренду и сопутствующие ему акты приемки-передачи ТС и акт о предоставлении услуг водителя автомашины.

Скачать бланк-образец договора аренды транспортного средства (грузового или легкового автомобиля) с экипажем вы можете в специальном материале о договорах аренды.

О том, чем отличается и как составить договор аренды авто с экипажем и без, расскажет данное видео:

Процедура

Обычно процедура заключения договора аренды выглядит так:

  1. Выбор надежной организации-арендодателя.
  2. Подбор нужной модели авто и проверка его работоспособности и технического состояния.
  3. Знакомство с водителем и проверка его водительских документов.
  4. Подготовка необходимых документов: договора, полиса и актов.
  5. Согласование и подписание договора, внесение арендной платы.
  6. Обязательно нужен тест-драйв. Хотя за техническое состояние автомашины арендатор не отвечает, но проблемы с ремонтом во время арендного срока тоже не нужны.
  7. Подписание акта приемки авто.

Про расторжение договора аренды транспортного средства с экипажем читайте ниже.

Расторжение договора

Досрочное расторжение договора может быть осуществлено в двух случаях:

  1. По письменному обоюдному согласию двух сторон договора.
  2. Одной из сторон сделки, при несоблюдении другой стороной условий арендного соглашения.

Такими условиями могут быть для арендатора:

Для арендодателя:

  • Использование арендатором автомобиля не по назначению, предусмотренному в договоре.
  • Просрочка с внесением арендной платы.
  • Нанесение вреда автомобилю с существенным ухудшением его работоспособности и технического состояния.

Если одна из сторон выступает против досрочного прерывания договорных отношений, вопрос решается через суд.

Про подтверждение расходов аренды транспортного средства с экипажем

Налогообложение

Аренда авто с экипажем скажется на всем налогообложении предприятия:

  • При таком виде договора налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму арендной платы. Зарплата водителя и страховка оплачивается арендодателем.
  • НДС может быть засчитан только в том случае, если арендодатель выступает как плательщик данного налога.
  • При аренде автомашины у частного лица арендатор должен удерживать у него НДФЛ с обязательным предоставлением справки об этом.
  • А вот с начислением единого социального налога могут возникнуть вопросы. Этот налог начисляется только на ту часть арендной платы, которая касается оплаты услуг водителя. А сама аренда не является объектом для начисления ЕСН. Поэтому в договоре сумму за работу экипажа следует выделять, и закрывать ее актом о предоставлении услуг.

Следующее видео поможет вам отразить в бухгалтерии аренду авто с экипажем:

Источник: http://uriston.com/avtoyurist/oformlenie-mashiny/arenda/s-ekipazhem.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector