Что делать если нет закрывающих документов

Получение закрывающих документов после оказания услуги

Что делать если нет закрывающих документов

Июнь 25, 2010

zar_me 02:49 pm — Получение закрывающих документов после оказания услугиПриветствую! Прошу вас о помощи с следующей ситуацией:В феврале-апреле 2010 г. ООО (сеть торговых точек) оказало услугу по размещению рекламных материалов, срок акции указан в приложении, последний день оказания услуги — 15 апреля. Из-за задержек со стороны подрядчика (потери документов, смена менеджера, исправление ошибок в документах) договор подписывали задним числом в мае, датирован февралем, на следующий день после подписания оплатили счет. Подрядчик отказался предоставлять закрывающие документы по проекту до оплаты счета. При этом в апреле он был предупрежден о том, что акт и счет-фактура нужны от 15.04. В итоге в мае (после оплаты счета) подрядчик отказался предоставлять счет от апреля, объяснив это тем, что по внутреннему регламенту компании «апрель» уже закрыт в бухгалтерии.Закрывающие так и не были подписаны.Наш бухгалтер требует закрывающие от апреля, ссылаясь на статью 168 части 2 Налогового кодекса РФ, которая гласит следующее: «При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав». Юрист сказал,что закон не предусматривает наказание за несоблюдение данного пункта. Закрывающиеся за апрель критичны((Можем ли мы вообще каким-то образом повлиять на подрядчика и получить необходимые нам документы?Надеюсь на вашу помощь!Заранее спасибо)
From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 03:20 pm
(Link)

«уменьшающие налогооблагаемую базу» — из-за расходов на рекламу? (прошу прощения, я профан в налогах) Мы — рекламное агентство.
Спасибо в любом случае за совет!

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 03:50 pm
(Link)

Забейте и делайте документы маем. Последний день акции, последним днем. А подрядчик Вам ТАК документы выставил. ТАК договорились расчитатся. Подрядчик Вам подарил услугу в апреле. Расчёты вы провели в мае.

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 04:04 pm
(Link)

У нас зеркальные документы с клиентом, для которого осуществлялась акция. Ему выставили акты апрелем. Подрядчик был предупрежден об этом и о том, что нужно выставить апрелем, обещал сделать как положено.

Клиент теперь требует предоставить акт.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 04:07 pm
(Link)

а) апрель еще можно переиграть ( я сама бухгалтер)Если только это не бюджетный контракт. б) ни кто не может помешать вашему подрядчику подаривать вам услуги. НДС считают за квартал. Налог на прибыль тоже.(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 04:20 pm
(Link)

Не бюджетный.Они «вредничают», ссылаясь на «европейскую» систему работы, т.к. кто-то там в верхушке этого ООО находится в Европе. Поясните. пожалуйста, относительно «подаривать».

Квартал, как я понимаю, заканчивается через 3 рабочих дня? Если мы не успеем решить вопрос за них, то ничего не исправить? Т.е. им может быть выгодно тянуть время?

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 04:44 pm
(Link)

Квартал по НДС закрывается» до 20 июля. По Прибыли до 28 июля. Если под вашим клиентом не бюджет, всё можно переиграть. Бухгалтера поматерятся:), но переиграть можно. Акт более поздней датой с состороны вашей фирмы подписан? Если нет, грозите не исполнением договора . Акт это ЮРИДИЧЕСКОЕ подтверждение выполненных работ, и тем что вы отзовете деньги, так как работы не выполнены. Кстати, с кем вы общаетеся? Если с рядовым менеджером, то тот может просто не ХОТЕТЬ идити в бухгалтерию и что-то исправлять.Я вот не давно развлекалась общаясь с Нестле. Мы им за воду задолжали.Так вот на просьбы прислать реквизиты менеджеры не реагировали.

Только когда я спустила всех собак на девочку из коллекторского агентства:)) тогда мы получили реквиты для оплаты долга.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:15 pm
(Link)

Нет, акт не подписан, его даже не высылали нам, кроме того, наши возражения зафиксированы в эл. почте в тот же день, когда нам сообщили о дате акта. Общалась со всеми возможными должностными лицами, кроме фин.директора. В данный момент подбираю аргументы, готовясь к встрече с ним.Менеджеры как раз и накосячили — от и до. Уходили в отпуска, не отвечали на письма, звонки, допускали ошибки в документах и проигнорировали прямую просьбу заранее предупредить бухов, что акт нужно выставить текущим месяцем. По историям: мне так одна нехорошая кампания 4 месяца отказывалась переделывать акт. Дошла до и.о. генерального — все в отказ, мол, нам не страшно. Вроде как они не белые совсем. А вчера набрала младшенькой из бухов, а та: «У нас сервер как раз полетел, документы стерлись, мне так лень перепечатывать их вручную с бумаги! Вот если бы Вы мне скинули по почте договора с приложениями, я бы вам в обход начальства подмахнула акт от нужного числа».Что и было сделано)(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 05:35 pm
(Link)

А потом придет налоговая и организует встречную проверку.И ваш гл. бух получит массу удовольствия.Фин. директору так и говорите, акт не подписан, подтверждения выполненных работ нет.

Отзываем деньги.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:39 pm
(Link)

Встречная проверка — это касательно второго абзаца? Там как раз все нормально провели, акт верен для обеих сторон, другого варианта не имелось.

Ок, поняла, спасибо!

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:16 pm
(Link)

Одно дело — оплата, с ней проблем нет. Другое дело акт о принятии работ.По статье, на которую дана ссылка, он выставляется в течение 5 дней со дня оказания услуги.

Т.е. даже если счет не оплачен, акт должен быть выставлен, пусть и с указанием о долге по выплате.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 05:37 pm
(Link)

а на 4ый день вы нашли недоделки и 2 месяца их устраняли:))) акт
выставили после устранения.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:41 pm
(Link)

Разве это не должно быть где-то зафиксировано? Я о недоделках.
Как же все сложно-то! И как Вы с этим работаете постоянно?

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 06:12 pm
(Link)

А у меня гл. бух хорошая девушка. Она отделы постоянно дергает за чувствительные места. А на будующее. В критических случаях делайте сами акты, номер и дату в крайнем случае от руки впишите и приезжайте сами подписывать к подрядчику.

Вы, кстати, имеете полное право сделать акт сами.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

kraiukhin
Июнь 25, 2010 04:43 pm
(Link)

Надо смотреть договор.Если в договоре не предусмотрена предоплата, то направить официальное письмо с просьбой сообщить — оказали ли они предусмотренные договором услуги. Указать, что вы готовы составить акт приемки услуг и оплатить на основании выставленного счета.

Ну, а если в договоре предусмотрена предоплата — на будущее читать документы.

Источник: https://ru-pravo.livejournal.com/4350758.html

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг :

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена,руб. коп. Сумма,руб. коп.
1 Картридж шт. 1 3000,00 3000,00
ИТОГО 3000,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

М.П.

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Читайте также:  Налог на прибыль при усн: как уплачивается, когда ставка на налог = 0%

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп. Сумма,руб. коп.
1 Заправка картриджа шт. 1 500,00 500,00
ИТОГО 500,00

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-chto-takoe-zakryvayushhie-dokumenty.html

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты.

На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).

Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.

Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ).

Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание! 1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.

2.

Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя).

Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов.

Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.

Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/podotchetnik-net-chekov-dokumentov-rashody

Что делать, если нет первичных документов

Документы в бухгалтерской профессии – самое главное. Нет документа – нет объекта для учета. В полной мере это относится и к работе бухгалтера на «упрощенке».

И, наверное, каждый рано или позд но сталкивается с ситуацией, когда доходы либо расходы отразить нужно. А вот документов для этого нет. В данной статье мы дадим практические советы о том, как поступать в подобных ситуациях.

Надеемся, что наши советы помогут вам разрешать такие проблемы с наименьшими потерями.

Ситуация № 1. Товары поступили без договоренности с поставщиком

Организация может принимать к бухгалтерскому и налоговому учету только те ценности, на которые у нее есть право собственности. Товары и материалы, не принадлежащие компании, те, кто ведет бухгалтерский учет, отражают на забалансовых счетах.

«Упрощенцы» освобождены от ведения бухгалтерского учета, в том числе и от необходимости учитывать имущество за балансом.

Однако в случае, когда произошла неожиданная поставка ценностей, в отношении которых не было договоренностей с поставщиком, имущество нужно принять на ответственное хранение.

Для этого можно открыть специальный внутренний регистр, где зафиксировать количество поступившего товара и его стоимость. Оценить ценности можно по рыночной цене.

Если договор на поставку полученного имущества отсутствует, поставку можно считать неотфактурованной. После того как обстоятельства поставки будут выяснены, имущество обычно возвращают поставщику. Либо, если ценности, которые поступили, могут быть вам полезны, нужно оформить договорные отношения с поставщиком, чтобы оприходовать все в обычном порядке.

Пока не получены документы от поставщика и не принято решение о том, что право собственности переходит к вам, в налоговом учете никаких записей делать не нужно.

Тем более что до этого момента имущество не ваше и вы не можете им пользоваться либо распоряжаться.

В дальнейшем, если поступят документы и будет произведена оплата, при выполнении всех необходимых условий налоговую базу можно уменьшить на стоимость поступивших товарно-материальных ценностей.

Ситуация № 2. Договор с поставщиком есть, однако ценности пришли без первичных документов

Как правило, при наличии договора ценности поступают без документов по причине того, что экспедитор их забыл получить, потерял, испортил, порвал и т. п. И покупатель оказывается в ситуации, когда товар есть, а на основании чего его оприходовать – непонятно. Как здесь поступать?

Право собственности на полученные товары или материалы в соответствии с условиями договора переходит к вам. А значит, ценности нужно приходовать. Составьте акт по форме № М-7 «Акт о приемке материалов» в двух экземплярах. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Первый экземпляр останется у вас, а второй отправьте поставщику.

В соответствии с Указаниями по применению акта по форме № М-7 заполненный документ является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или отправителю.

То есть если ценности поступили не только без документов, но и не в том количестве или качестве, что было установлено договором, на основании акта по форме № М-7 вы сможете предъявить претензию.

Акт подписывают члены комиссии, участвующие в приемке материала. Среди них обязательно должно быть материально ответственное лицо, а также представитель поставщика, отправителя или незаинтересованной организации – таковы правила оформления документа.

Обратите внимание: речь идет не только об обязательном участии в приемке представителя третьего лица, но и в возможности привлечь третью организацию.

Ведь если сырье или материалы привез водитель поставщика, то его привлечь к участию приемки товара получится.

А если материалы поступили через транспортную компанию, например железнодорожным транспортом? Работников транспортной компании можно привлечь к процессу приемки только в случае, если при перевозке нарушена тара или упаковка.

А когда упаковка цела, то за содержимое ящиков перевозчик обычно ответственности не несет и никаких актов подписывать не будет. Тогда, очевидно, нужно приглашать специалистов из «дружественной» или «соседствующей» организации, так как это гораздо дешевле, чем пользоваться услугами специальных экспертов.

В любом случае в акте следует указать, что поставка была без документов, а графу «по документам» оставить пустой.

Следующий вопрос, который возникнет при приеме документов, – какую цену указывать в акте? Ответ содержится в пункте 39 Методических указаний.

Там сказано, что материальные запасы в такой ситуации нужно приходовать по принятым в организации учетным или рыночным ценам. Таким образом, если цена указана в договоре, то все в порядке, именно она и будет фигурировать в акте.

Если нет, придется определять рыночные цены на аналогичные материалы, а когда есть учетная цена – воспользоваться ею.

Итак, мы рассказали о том, как приемку материалов оформить актом по форме № М-7. А что делать, если поступили товары или прочее имущество? В отношении прочего имущества можно воспользоваться этой же формой документа. Что касается товаров, то можно воспользоваться формой № ТОРГ-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Называется она «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». Единственное, в указаниях по заполнению этого документа не говорится, что акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику как акт по форме № М-7. Так что имеет смысл оформлять акт по форме № М-7 при любых поставках без документов, в том числе и товаров.

ООО «Сатурн» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и занимается укладкой дорожного покрытия. На склад ООО «Сатурн» поступило 10 куб. м гранитного щебня. При приемке оказалось, что документы на щебень отсутствуют.

Поставщик известен, это ООО «Гранит». Но в договоре с ним цены не указаны. Цены на подобный щебень составляют в среднем 1200 руб. за 1 куб. м. Поставщик щебня применяет УСН, поэтому НДС в цену не включен.

Читайте также:  Основные правила разрешения налоговых споров

Необходимо оприходовать щебень и заполнить акт о приемке.

Чтобы оприходовать гранитный щебень без документов, ООО «Сатурн» создало комиссию, в которую вошли кладовщик и водитель, работающие в ООО «Сатурн», а также экспедитор, работающий в ООО «Гранит». См. пример заполнения акта по форме № М-7.

Фрагмент заполнения акта о приемке материалов (№ М-7) ООО «Сатурн»

Итак, на основании акта товары, материалы и прочее имущество можно оприходовать и отразить в бухгалтерском учете, если организация ведет его в полном объеме. А достаточно ли акта для налогового учета расходов на покупку товаров, материалов или основного средства? Однозначно ответить на такой вопрос довольно сложно. Попробуем разобраться и обратимся к пункту 1 статьи 252 НК РФ.

Там сказано, что все расходы, учитываемые в налоговой базе, должны быть подтверждены документами. И эти документы оформляются в соответствии с законодательством России либо иной страны (если расходы произведены за рубежом).

Так что прямого запрета на учет ценностей, когда накладных от поставщика нет, но есть договоры, платежные поручения и акты о приемке, налоговое законодательство не содержит.

Однако есть вероятность того, что проверяющие с таким документальным оформлением не согласятся. Вполне возможно, что их не устроит акт о приемке товаров, составленный налогоплательщиком самостоятельно как замена накладной. Что делать в этом случае? Если расходы на покупку товаров подтверждены иными документами (договором, платежными поручениями и т. п.

), то есть шанс поспорить с налоговиками и выиграть дело. Отметим, что суды поддерживают налогоплательщиков, которые попытались учесть расходы без оправдательных документов. По мнению судей, если факт оплаты и осуществления расходов не вызывает сомнений, расходы учтены правомерно (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.

2011 № Ф03-3248/2011).

Памятка Все расходы, отражаемые в налоговой базе, должны подтверждаться документами (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Однако спорить вплоть до суда готовы далеко не все.

И тем, кто хочет избежать подобных проблем, нужно постараться все же каким-то образом получить от поставщика необходимые документы. Если же документы были утрачены или испорчены, то нужно позаботиться о дубликатах. Причем чем раньше поступят документы, тем лучше.

Часто, чтобы ускорить этот процесс, бухгалтеры поступают следующим образом: самостоятельно заполняют документ от имени поставщика так, как нужно, а потом получают от него подписи и печати.

Если поставщик находится в другом городе, документы лучше послать почтой и вложить конверт с собственным адресом. Тогда, возможно, представители контрагента быстрее отреагируют на просьбу прислать нужные документы.

Бывает, что получить документы от поставщика не представляется возможным. Например, он прекратил деятельность или изменил адрес и контакты с ним потеряны. Ситуация неприятная, но здесь можно предпринять некоторые действия.

В частности, подготовить документы, подтверждающие факт того, что «первичка» была утрачена по объективным причинам. Можно составить и собственный акт об утрате документов. Для этого создается специальная комиссия, в акте указываются причины утраты, место хранения, а также лица, виновные в утрате.

Акт будет лишним подтверждением того, что расходы без документов учтены правомерно, и поможет при проверке.

Ситуация № 3. Документы поступили в другом отчетном периоде

Может возникнуть ситуация, что вы отразили расходы на основании договора, платежного поручения и самостоятельно составленного акта по форме № М-7. А потом получили оригиналы документов уже в следующем отчетном периоде. Повлияет ли как-либо данный факт на учет?

Памятка Отчетными периодами при УСН являются квартал, полугодие и девять месяцев (п. 2 ст. 346.19 НК РФ).

Повлияет, только если в документах поставщика будут указаны суммы, отличные от тех, которые отразили вы.

Напомним, что расходы «упрощенцы» имеют право отражать после оплаты и выполнения других необходимых условий, если они установлены.

Например, стоимость материалов и сырья включается в налоговую базу после оприходования и оплаты, стоимость покупных товаров – после оприходования оплаты и реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Таким образом, дата получения подтверждающих документов на налоговый учет расходов не влияет.

Поэтому если цены в накладной от поставщика те же, что и в акте, то все в порядке, никаких изменений вносить не придется. Документы нужно лишь подшить в нужную папку. Если же цены отличаются от тех, что были приняты к учету, следует скорректировать расходы. Нужно будет исправить запись в Книге учета, либо увеличив, либо уменьшив расходы.

Воспользуемся условиями примера 1, дополнив их. Предположим, что поставка гранитного щебня была оплачена обществом авансом 23 сентября 2011 года в сумме 15 000 руб. Щебень оприходован без документов 28 сентября.

Бухгалтер ООО «Сатурн» отразил в налоговом учете расходы в день поступления гранитного щебня на основании акта по форме № М-7. Товарная накладная на щебень была привезена бухгалтеру только 3 октября 2011 года. Оказалось, что цена 1 куб.

м щебня составляет 1175,5 руб. Что будет в налоговом учете?

Расходы на покупку материалов отражаются в налоговом учете после оприходования и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все условия выполнены 28 сентября, кроме одного – наличия документов. Однако бухгалтер отразил расходы на основании собственного акта о приемке материалов. Сумма расходов на покупку гранитного щебня составила 12 000 руб.

Когда же поступила накладная от поставщика, оказалось, что цена щебня ниже – не 1200 руб., а 1175,5 руб. Поэтому учтенные расходы придется скорректировать.

28 сентября 2011 года общество имеет право включить в расходы стоимость щебня, равную 11 750 руб. (1175,5 руб. × 10 куб. м).

Бухгалтеру придется внести исправления в запись о расходах, а также доплатить авансовый платеж по «упрощенному» налогу за III квартал 2011 года, если он уже был перечислен.

На заметку Какие поставки считаются неотфактурованными Под неотфактурованной поставкой в бухучете понимают материально-производственные запасы, поступившие в организацию при отсутствии расчетных документов.

А такими документами, в свою очередь, считаются счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком.

Такое определение приведено в пункте 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее – Методические указания).

То есть неотфактурованная поставка – это поступившие ценности, в отношении которых вообще не было каких-либо договоренностей с контрагентом. А если поставщик выставлял, например, счет, то полученные без накладной товары уже не будут неотфактурованной поставкой.

Вообще, отсутствие нужных документов – проблема, актуальная не только для бухгалтера. Но и для кладовщика, материально ответственного лица и в конечном счете – для руководителя организации. И все заинтересованы в том, чтобы от подобных проблем подстраховаться.

Это можно сделать, сразу включив в договор поставки условие о штрафах, взимаемых с поставщика за несвоевременную выдачу необходимых документов. Причем размер штрафа можно привязать к сроку опоздания с предоставлением нужных бумаг. Чем позже поставщик выдаст документы, тем больше сумма штрафа.

При этом лучше указать полный комплект документов, которые должен выдать поставщик или подрядчик. В этом случае поставщик или подрядчик будут заинтересованы, чтобы выписать и выдать документы вовремя.

Отметим, что суммы штрафов от поставщиков «упрощенцы» должны учесть в налоговой базе как внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 и п. 3 ст. 250 НК РФ) на дату их получения (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Кроме того, в том, чтобы сразу получать все необходимые документы, можно заинтересовать и собственных работников, непосредственно сотрудничающих с контрагентами. В том числе и материально. Например, ввести штрафы для экспедиторов за несвоевременную передачу документов на товары либо материалы. Либо, наоборот, премии за передачу бухгалтерии в нужный срок полного пакета документов.

Товары или материалы, поступившие на склад без нужных документов, можно оприходовать, составив акт по форме № М-7.

Даже если документы поступили намного позже поставки, расходы следует отражать на дату выполнения последнего условия, необходимого для их принятия к учету. Если в накладной цены отличаются от тех, что зафиксировали в акте, придется вносить исправления в учет.

Если произошла неотфактурованная поставка, ценности принимают на ответственное хранение, и в налоговом учете не отражают.

Источник: https://www.26-2.ru/art/180307-qearh-15-m10-chto-delat-esli-net-pervichnyh-dokumentov

Что входит в закрывающие документы от контрагента

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется.

Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления.

В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

https://www.youtube.com/watch?v=_Pj18Vv4BEc

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг.

Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.

При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;
  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

  1. наименование документа и дата его выдачи;
  2. перечень и описание передаваемого товара;
  3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
  4. наименование поставщика;
  5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале.

Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации.

Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Читайте также:  Единый расчет по страховым взносам в 2018 году

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • его нумерация;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • перечень проведенных действий;
  • указание стоимостных и натуральных показателей;
  • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке.

Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале.

В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

  1. задержка бумаг поставщиком;
  2. задержка покупателем первичной документации;
  3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

  • из рук в руки;
  • по электронной почте;
  • по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

Видео «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

Видео инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/chto-vhodit-v-zakryvayushhie-dokumenty-ot-kontragenta-2283/

Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги

От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.

Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС.

То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.

Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.

Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.

Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.

В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.

Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.

А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.

Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.

Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.

Опытом делится: Олеся Качан — гл. бухгалтер ООО «Бизнес Альянс»:

— В договорах указываем: копии документов являются верными, пока нет оригиналов.

Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.

В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.

Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.

Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры — и .

Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.

Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.

И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по Налогового кодекса РФ. Размер санкции — 10 000 или 30 000 руб.

Осторожно!

Признавать расходы на основании одних лишь копий документов рискованно.

Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров.

А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей.

И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.

Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.

Опытом делится: — гл. бухгалтер ООО «Консультант»:

— Чаще всего документы задерживают исполнители услуг. Если оригиналы запаздывают, то мы обмениваемся копиями со своими контрагентами по электронной почте или факсу. А потом, конечно же, ждем от партнеров оригиналы документов.

Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?

Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь — пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?

Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.

Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?

Нет, налоговики и судьи с этим не согласны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008).

Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?

Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.

Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.

Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.

Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.

Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.

Опытом делится: Марина Артюшенкова — гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:

— Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне — он тоже звонит и пишет.

Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.

В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.

Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.

Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.

Екатерина Савина — эксперт журнала «»

Источник: https://delovoymir.biz/kak-naladit-rabotu-chtoby-vovremya-poluchat-ot-kontragentov-dokumenty-i-ne-pereschityvat-nalogi.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector