Выдача денег под отчет: основания, оформление, документы

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Выдача денег под отчет: основания, оформление, документы

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: проверьте наличие задолженности

Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

Шаг 2: получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: — сумма наличных денежных средств; — срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 3: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): — главный бухгалтер; — бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 4: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 5: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

— истечения срока, на который выдавались деньги; — возвращения из командировки;

— выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Выдача наличных денег под отчет: сотруднику, директору, учредителю, представителю другой организации

Главная » Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Как производится выдача наличных денег под отчет

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

  • деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;
  • на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер, к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;
  • деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя. При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор. В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;
  • деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;
  • выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет. На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).
Читайте также:  Узнать задолженность по земельному налогу: по инн, по кадастровому номеру, фамилии

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Можно ли выдать деньги под отчет

Директору

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

Видео — расчеты с подотчетными лицами:

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о  необходимости их получения.

Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Учредителю

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет. Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

  • придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
  • снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
  • кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Предпринимателю

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

Это же поддерживает и п.2 Указания  Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

  • деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
  • расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
  • платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Подобная ситуация возникает тогда, когда действует, например, договор подряда между подрядчиком, в качестве которого выступает юридическое лицо, и заказчиком, которым может быть и предприниматель, и организация. И вот сотрудник подрядчика требует денег на закупку, например, материалов. Как выдать эти деньги? Под отчет? Или в качестве аванса по договору подряда?

Прежде всего, стоит вспомнить, что п.5 Указания №3210-У Банка России оговаривает возможность получения денег под отчет только работниками юридического лица или предпринимателя, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

При этом, исходя из анализа положения указанного пункта 5, следует, что гражданско-правовой договор должен быть напрямую заключен с физическим лицом.

Поэтому выдача средств сотруднику подрядчика, в качестве которого выступает юридическое лицо, не является выдачей средств под отчет, поскольку договор подряда заключен именно с компанией.

И как же тогда выдать указанному сотруднику деньги на закупку материалов?

В этом случае деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, при наличии у данного сотрудника доверенности от компании-подрядчика на получение денег и с указанием в расходном кассовом ордере, например: «выдача средств на закупку материалов на основании п.6 Договора подряда №234 от 10.06.16 г.».

Кроме того, во избежание неприятностей с контролирующими органами и с самим подрядчиком следует предварительно письменно оговорить условия приобретения материалов, т.е. за чей счет и кто это должен делать. Очень часто в подобных ситуациях к договору подряда оформляется договор поручения, по которому подрядчик за счет заказчика приобретает всё необходимое для работы.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/komu-mozhno-vydat.html

Выдача денег под отчет: инструкция

Прежде чем выдавать деньги, нужно проверить лицо, которое претендует на их получение. Действующее законодательство (пп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.

Читайте также:  Срок сдачи декларации по усн в 2018: для ип, организаций, порядок заполнения декларации

2014 № 3210-У) запрещает выдавать средства под отчет тем сотрудникам, у которых имеется задолженность по ранее полученной сумме, если срок отчета по ней уже наступил. Поэтому сначала проверьте, есть ли у претендента уже выданная под отчет сумма, и если есть — наступил ли срок отчета по ней.

Когда выполняются оба условия, деньги под отчет выдавать нельзя. Сотрудник должен сначала отчитаться по ранее выданным средствам.

Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю. Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые средства выдавать нельзя. И хотя какой-либо ответственности за данное нарушение не установлено (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.07.

2010 № Ф03-4472/2010), лучше не доводить дело до судебных споров. К тому же велика вероятность признания этой суммы доходом сотрудника.

Тогда к организации могут возникнуть претензии со стороны налогового ведомства по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение ответственность уже предусмотрена: штраф по ст. 123 НК РФ.

Соответственно, в организации необходимо вести реестр подотчетников, в котором будет фиксироваться факт выдачи средств, срок отчета и факт сдачи этого отчета. И кассир (или иное лицо, ответственное за выдачу подотчетных средств) должен иметь к этому реестру доступ и своевременно его актуализировать.

Получаем заявление

После того как претендент прошел проверку, он должен подать заявление о выдаче денег под отчет. Унифицированной формы нет, но есть требования к содержанию такого заявления (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У). Итак, в нем нужно указать:

  • размер суммы, которая будет выдаваться под отчет (числом и расшифровать прописью);
  • срок, на который выдаются деньги;
  • дату составления.

Заявление должно быть завизировано руководителем организации либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности подписывать такие заявления от имени организации.

Разработайте стандартную форму заявления и снабдите исполнителя информацией об образцах подписи руководителя и/или других уполномоченных лиц. Тогда кассиру достаточно будет просто удостовериться, что все поля этого заявления заполнены правильно, а подпись соответствует образцу.

Обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физлицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор (п. 5, пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

Оформляем расходник

Когда от работника получено правильно оформленное заявление, можно переходить непосредственно к выдаче денег. Для этого сначала оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме № КО-2. Этот документ подписывается главным бухгалтером организации либо иным уполномоченным на подписание кассовых документов лицом.

Такое полномочие может быть оформлено приказом или доверенностью, выданной руководителем организации (пп. 4.2, 4.3 п. 4, п. 6 Указания № 3210-У). В том числе таким уполномоченным может быть и кассир или старший кассир.

Причем в приказе или доверенности можно установить лимиты, в пределах которых данные лица уполномочены самостоятельно подписывать РКО.

Снабдите исполнителя программным обеспечением, которое позволяет правильно заполнять РКО, или бумажными формами и инструкцией по заполнению каждого поля, а также информацией о том, кто, в каком порядке и на какие суммы подписывает данный документ.

Выдача денег

Когда РКО оформлен, подготовьте деньги и пригласите подотчетника для их получения. Работник подписывает РКО, а кассир в присутствии получателя денег полистно их пересчитывает и передает получателю. После этого кассир заполняет самую последнюю строку РКО: «Выдал кассир», проставляя в ней свою подпись и ФИО (пп. 6.2 п. 6 Указаний № 3210-У).

Скачайте:

Источник: https://kontur.ru/articles/4533

Порядок составления заявления и приказа о выдаче средств под отчет

Как выдать деньги сотрудникам под отчет?

Каждая организация непременно производит расчеты с работниками, контрагентами и государственными учреждениями. Для этого обязательно составляются многочисленные различные документы, выступающие подтверждением понесенных расходов. Поэтому деньги не могут выдаваться просто так, для чего составляется отчет.

Понятие выдачи денег под отчет

Авансовые отчеты являются важными элементами в любых кассовых операциях организаций.

Важно! Если будут отсутствовать данные документы, то это может стать причиной возникновения проблем с инспекцией, поэтому существует вероятность, что будет доначислен НДФЛ, а также руководство компании будет нести административную ответственность, представленную в виде штрафа.

Для снижения риска начисления штрафов и пеней, каждая организация должна соблюдать правила выдачи денег. Для этого непременно выдаются они на основании заранее составленного заявления, а также в конкретный срок формируется отчет.

Под отчет деньги допускается предоставлять для разных целей, но наиболее часто это требуется для:

  • приобретения ТМЦ. Тут вы можете узнать, как правильно составить доверенность на получение ТМЦ;
  • оплаты расходов работников, которые были направлены в командировку;
  • произведения различных расчетов по контрактам.

Важно! Во время выдачи средств непременно надо ориентироваться на указания Банка России №3210, которые называются «О ведении кассовых операций».

В данном документе указывается, что передаются деньги с составлением отчета на разные цели:

  • хозяйственные нужды организации;
  • затраты, которые несет отделение фирмы или ее филиал.

Если деньги будут выдаваться без правильного составления отчета, то это будет существенным нарушением со стороны компании, поэтому налоговые органы могут применить к ней разные меры наказания.

Как в программе в 1С сделать расчеты с подотчетными лицами вы можете посмотреть в этом видео:

Законодательное регулирование, сроки составления отчета

Во время выдачи денег учитываются сроки их предоставления. В законодательстве отсутствуют точные сроки, когда должны предоставляться подотчетные суммы, поэтому данное решение принимается исключительно руководством организации. Оно оформляется с помощью специального расходного кассового ордера.

Непременно определяются сроки, когда подотчетное лицо отчитывается относительно затраченных средств. Для этого дается три дня, которые начинаются после конца командировки или иного процесса, для которого предназначались деньги.

Размер выдаваемой суммы может быть разным. Этот момент непременно прописывается в кассовой книге, которая должна иметься на любом предприятии, где для расчетов используются наличные средства.

Важно! Нельзя пользоваться подотчетными деньгами для иных целей, чем те, которые указываются в кассовом ордере, оформляемом для их выдачи.

Размер выдаваемой суммы устанавливается непосредственно работодателем, который определяет, какое количество денег надо выделить, чтобы покрыть все расходы.

Для передачи подотчетных средств непременно требуется правильное документальное оформление. К основным документам, создаваемым в такой ситуации, относится:

  • служебная записка, составляемая руководством фирмы, которое выступает в качестве инициатора того или иного поручения, причем в этом документе прописывается инициатор и исполнитель;
  • доверенность, формирующаяся по форме М-2 или М-2а;
  • приказ, создаваемый руководителем фирмы, в котором указываются поручения, причем важно прописать не только исполнителя, но и размер авансовой суммы, которая передается ему под отчет;
  • расходные кассовые ордера считаются достаточно необычной документацией, которая может существенно отличаться в разных ситуациях, так как информация в них зависит от поручений, так как деньги могут выдаваться для отправки гражданина в командировку, для выполнения служебного задания или иных целей, что непременно указывается в этих бумагах.

Если формируется служебная записка, то надо пользоваться произвольной формой, так как отсутствует какой-либо строго установленный образец данного документа. Он очень часто формируется на крупных и средних предприятиях. Информация в нем зависит от разных факторов, поэтому может значительно отличаться в разных ситуациях.

Обычно отражается цель выдачи средств, но допускается даже вписывать адрес продавца и точные расходы. Важно! Приказ составляется на базе служебной записки.

Приказ может формироваться в произвольной форме, причем в него вносятся разные указания конкретным сотрудникам, выполняющим поручения с получением подотчетных денег.

Приказ о выдаче денежных средств под отчет.

Правила составления заявления и приказа

Заявление на получение подотчетных денег содержит информацию:

  • название фирмы;
  • ФИО директора;
  • наименование самого документа;
  • содержание, в котором указывается о необходимости получения сотрудником денег в конкретном размере на определенные цели;
  • подпись и ФИО заявителя.

Внизу вносятся определенные сведения бухгалтером компании, после чего расписывается директор и ставится дата формирования заявления.

Приказ необходим для выдачи денег, так как именно на основании него производится передача средств работнику фирму. В нем указывается цель передачи средств, сотрудник, который их получает, сроки, на которые предоставляются деньги, а также иные важные сведения о данном процессе.

Весь процесс выдачи средств под отчет делится на последовательные этапы:

  • работник составляет заявление, которое пишется на имя работодателя;
  • выпускается приказ, в котором указывается, какая сумма выдается, а также на какой срок она предоставляется;
  • выпускается кассовый ордер. Что такое приходный кассовый ордер и как его составить — читайте здесь;
  • заявителю передаются деньги;
  • в нужные сроки сотрудник фирмы формирует и отдает по месту работы авансовый отчет, в котором прописано, на какие цели были потрачены деньги.
Читайте также:  Журнал учета движения путевых листов

Важно! В законе отсутствует информация о максимальном размере подотчетной суммы, поэтому каждая организация может выдавать любое количество средств работникам, но наличностью выдается максимально 100 тыс. руб.

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/vydacha-pod-otchet.html

Что значит выдать деньги сотруднику подотчет: регламент, ошибки и бухгалтерские проводки

Нередко граждане сталкиваются с понятием «выдача денег под отчет».

Далеко не каждый из них знает, что это такое и как оно определяется.

Ознакомиться с процедурой выдачи денег под отчет стоит каждому бухгалтеру и другим физическим лицам.

Что значит выдать деньги под отчет, какая может быть в этом потребность

Подотчетными деньками являются финансовые средства, выданные сотруднику на осуществление расходов, которые направлены на деятельность организации или предпринимателя.

Ими могут быть хозяйственные и командировочные затраты.

Выдача денег под отчет совершается посредством составления расходного кассового ордера.

Это делается на основании письменного заявления (рис. справа), созданного в произвольной форме подотчетным лицом.

Работодателям необходимо помнить о том, что производить процедуру рассматриваемого вида запрещено в том случае, если работником не были выполнены ранее оговоренные обязательства по осуществлению операций.

Это означает, что сотрудник должен отчитаться по ранее предоставленным финансовым средствам и только после этого сможет расходовать новые на операционно-хозяйственные и  командировочные операции.

Стоит отметить, что заявления сотрудников и руководителя составляются с использованием разных форм.

Чем регламентируется выдача, срок и размер суммы

Наличные деньги могут выдаваться под отчет сотрудникам в следующих целях:

  • приобретение товарно-материальных ценностей;
  • совершение расходов в период нахождения в командировке;
  • осуществление расчетов по договорам, заключенных от имени предприятия.

Основным документом, который регламентирует выдачу денег под отчет и устанавливает правила проведения этой процедуры, является  это указание Банка России, в котором указывается порядок осуществления кассовых операций юр. лицами.

Также данный порядок распространяется на частных предпринимателей. В соответствии с данным указанием предпринимателям необходимо придерживаться следующего порядка проведения процедуры:

  1. проверка наличия задолженности у работника;
  2. получение заявления;
  3. оформление расходного кассового ордера;
  4. передача ордера в кассу;
  5. проверка кассовой книги.

Если организация не имеет сотрудника, который отвечает за проведение кассовых операций, данной процедурой должен заниматься непосредственно руководитель.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель самостоятельно принимает решение в отношении сроков и суммы средств, выдаваемых в под отчет.

Эта часть осуществления процедуры ограничивается российским законодательством. Сумма выдаваемых средств не должна превышать 100 тыс. рублей.

Также стоит учитывать, что сроки и сумма должны прописываться в заявлении подотчетного лица и подтверждаются подписью руководителя.

Наличные средства должны быть израсходованы в течение установленного срока или возвращены предприятию в течение трех дней по его истечению.

Если сроки не установлены, процедуру нужно проводить в течение трех дней после получения денег под отчет.

Какие нужны документы

Получение денег в под отчет сотрудником осуществляется посредством подачи ним соответствующего заявления на имя руководителя.

Законодательно не установлена специальная форма заявления, поэтому оно создается в произвольной форме.

В обязательном порядке в тексте необходимо отразить следующую информацию:

  • сумма денежных средств;
  • срок предоставления денег;
  • дата составления заявления;
  • подпись руководителя или другого уполномоченного лица.

В соответствии с подпунктом 6.3 Указания Банка России руководитель обязан согласовывать условия выдачи наличных денежных средств сотрудникам и подтвердить свое согласие подписью.

Запрещено выдавать деньги работникам организации без соответствующего заявления. Исключением из правила являются ситуации, когда компания располагает корпоративной банковской картой.

После подписания заявления, руководителю потребуется оформить расходный кассовый ордер. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 устанавливается форма ордера КО-2.

В соответствии с подпунктом 4.2 п. 4 Указания оформление кассового ордена доступно:

  • главному бухгалтеру организации;
  • иным должностным лицам, имеющим полномочия на проведения подобной процедуры, что указанно в распорядительных документах;
  • физическим лицам, которые по договору с предприятием оказывают услуги по ведению бухгалтерского учета;
  • руководителю, если другие уполномоченные лица отсутствуют.

В соответствии с подпунктом 4.3 п. 4 Указания Банка России кассовый ордер должен подписываться одним из вышеуказанных лиц.

Порядок выдачи денег и отчетность

Кассир предприятия должен произвести проверку полученного ордера. При отсутствии ошибок сотруднику выдается установленная сумма денежных средств после предъявления ним документа, удостоверяющего личность.

Процедура завершается подписью кассового ордера кассиром и работников.

Кассир также должен выполнить запись в кассовой книге по оформленному ранее ордеру. В соответствии с подпунктом 4.6 п. 4 Указания, необходимо произвести сверку документов.

Лицо, проводящее данную процедуру, должно поставить подпись в качестве подтверждения достоверности данных.

При отсутствии кассира в организации, его обязанности вправе выполнять руководитель.

Работник, получивший финансовые средства под отчет обязуется представить авансовый отчет. Он должен составляться в течение трех дней  после:

  • истечения срока, указанного в заявлении;
  • возвращения из командировки;
  • если не удалось сдать его своевременно в результате болезни или отпуска, то после выхода на работу.

К отчету работнику необходимо приложить документы, которые свидетельствуют целесообразность расходования финансов. Ими могут быть, например товарные кассовые чеки.

Предъявить отчет следует уполномоченным сотрудникам организации или ее директору.

Лицо, получившее отчет от сотрудника, должно выполнить проверку целевого расходования средств, наличие и правильность составление документов, соблюдения сроков и подсчет сумм.

Затем авансовый отчет должен утверждаться руководителем.

По окончанию процедуры выполняется списание подотчетных сумм денег.

Нюансы в случае выдачи директору

После изменения правил получения денег под отчет, процедура существенно упростилась. Однако директору предприятия также следует оформлять заявление при необходимости выполнения хозяйственных и других операций.

Это объясняется тем, что компания обладает аналогичным трудовым договором как с руководителем, так и с работниками.

Заявление от имени директора имеет некоторые отличия, однако оно также составляется в произвольной форме. В нем руководитель обращается непосредственно к компании.

В некоторых случаях директора не указывают цели взятия средств под отчет, однако этого не следует делать во избежание проблем. Также следует указать срок и сумму денег.

Формулировки отличаются от стандартного заявления: это выглядит так, будто руководитель одобряет выдачу средств самому себе. В конце директор ставит дату и подпись, которая будет разрешающей.

Распространенные ошибки в процедуре

В процессе выдачи средств под отчет нередко допускаются серьезные ошибки. Наиболее распространенные из них:

  • Отсутствие заявления. Это приводит к конфликтным ситуациям, так как получение и расходование не подтверждается документально.
  • Наличие неизрасходованных средств. Деньги, которые не были потрачены, должны своевременно возвращаться предприятию.
  • Наличие долгов у сотрудника по предыдущим сделкам. Как было сказано ранее, выдавать деньги сотруднику повторно до выполнения обязательств, предусмотренных ранее, запрещено.
  • Отсутствие авансового отчета. Приводит к возникновению споров, так как доказать факт расходования средств или их возврата невозможно. Достаточно часто данный документ просто теряется.
  • Несвоевременное выполнение процедуры и превышение лимита. Дабы избежать данной ошибки следует четко прописать все ее условия в учетной политике организации.
  • Отсутствие первичных документов. Деятельность предприятия любого вида должна подтверждаться соответствующими первичными документами. При их отсутствии доказать целесообразность расходования денежных средств невозможно.
  • Наличие лишь чека в качестве подтверждающего документа. Сотрудник должен иметь документы, свидетельствующие о наличии связи между приобретаемыми товарами и услугами и потребностями компании в совершении данных сделок.
  • Отсутствие кассового ордера. Он должен оформляться бухгалтером, что требует соответствующего указания в трудовом договоре, заключаемым между ним и организацией.
  • Начисление НДФЛ. Денежная сумма будет облагаться НДФЛ, если работник не возвратил ее, соответственно получив от этого выгоду.
  • Вес валютного законодательства. Выдача средств в иностранной валюте запрещена законодательством. Исключение являются случаи, когда сотрудник отправляется в командировку за границу.

Необходимые бухгалтерские проводки

Выдача денежных средств сотруднику под отчет оформляется с помощью проводки Д71-К50 с указанием операции «Работнику выданы деньги под отчет».

Рассматриваемая категория денежных средств не облагается дополнительно страховыми взносами и НДФЛ.

Ознакомившись с тем, как производится выдача денег сотрудникам под отчет, руководители и бухгалтеры предприятия будут готовы к проведению данной процедуры. Не менее полезно знать, какие ошибки могут быть допущены при этом, что позволит избежать их.

Предлагаем вашему вниманию познавательное видео на тему статьи о том, какие типичные ошибки случаются в учете расчетов с подотчтетными лицами.

Источник: http://ZnayDelo.ru/buhgalteriya/vydacha-deneg-pod-otchet.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector