Электронная сдача отчетности — плюсы и минусы

Сдача электронной отчётности: плюсы и минусы

Электронная сдача отчетности - плюсы и минусы

Теперь многочасовые очереди к инспектору в ИФНС остались в прошлом. Сдача отчетности через электронные сервисы значительно упростила жизнь бухгалтерам, сэкономив им время и нервы.

Сколько раз случались ситуации, когда, отстояв многочасовую очередь и, добравшись до заветного окошка выяснялось, что флешка (а еще раньше – дискета) не читается, печать не поставлена или отчёт выполнен на старом бланке?

Теперь под рукой всегда актуальные формы, не нужно дожидаться, пока директор найдет время подписать отчёт, при наличии ошибок есть возможность их моментально исправить, в случае непредвиденных обстоятельств отправлять документы можно в последний момент. Разберемся во всех плюсах и минусах электронной системы отчетности.

Электронная отчётность: право или обязанность?

Для представителей крупнейшего бизнеса нет выбора: пользоваться электронной отчётностью или нет. Организации с численностью свыше 100 человек должны отправлять в налоговую инспекцию отчёты только по телекоммуникационным каналам связи. В Пенсионный фонд и Фонд социального страхования расчёты по электронке представляют фирмы с численностью свыше 50 человек.

Но возможно, уже с сентября этого года, это значение будет снижено до 25 человек. И последняя категория – налогоплательщики на общей системе налогообложения. С 1 января 2014 года все плательщики НДС (независимо от того, какое количество сотрудников в организации) обязаны отправлять отчёт в электронном виде.

Это правило не распространяется только на налоговых агентов, находящихся на специальных режимах налогообложения.

Полезно: Подробная информация про сдачу электронной отчетности на ppt.ru.

Выбор удостоверяющего центра

Прежде чем начать пользоваться данным сервисом, необходимо заключить договор с удостоверяющим центром и получить ключ электронной цифровой подписи, а иногда и приобрести соответствующее программное обеспечение.

Существует единый перечень удостоверяющих центров, которые имеют право заключать соглашения на передачу данных с фондами, налоговой инспекцией, органами статистики и так далее, выдавать ЭЦП. С этой информацией можно ознакомиться на портале http://iecp.ru/.

Там же подробно описаны основные понятия, связанные с определением ЭЦП, ее использованием, способом получения и заменой. Есть свод законодательных актов, регулирующих электронный документооборот и отчётность.

Полезно: выбрать оператора электронной отчетности можно в специальном разделе нашего портала.

Преимущества сдачи электронной отчётности

Прежде всего, это экономия времени. Помимо отправки отчётов можно произвести сверки по платежам в бюджет, отправить заявления, получить письма от проверяющих органов.

При передаче невозможно допустить технические ошибки: не указан код (отчётного периода, местонахождения, статуса налогоплательщика, ОКТМО и так далее), не указан КБК, нет подписи и так далее. Система автоматически выдаёт ошибку, если нет необходимой информации.

И пока она не будет устранена, работать с формой и отправить ее по назначению не получится.

Еще одним важным преимуществом является всегда актуальная база форм и бланков отчётов. Так как многие бухгалтеры пользуются специальным программным обеспечением для ведения учета (например, программы 1С, Контур и другие), все сервисы электронной отчётности имеют возможность загрузки файлов из этих систем.

Либо пользователь может заполнять формы вручную. Еще один небольшой плюс – экономия на бумаге. Отчеты можно хранить в электронном виде, либо распечатывать их в единственном экземпляре. Вся отчетность, которая отправляется по телекоммуникационным каналам связи, защищена от доступа к ней третьими лицами.

Из недостатков можно отметить только два: траты на покупку ЭЦП и оплату услуг оператора, технические сбои в работе системы. В последнем случае такие проблемы могут стать причиной несданной в срок отчётности.

Поэтому рекомендуется не оставлять отправку отчёта на последний день. Также в случае сбоя документ может «не дойти» до проверяющих органов. Отслеживать весь документооборот нужно в течение дня после сдачи отчётности.

При выявлении ошибок и неисправностей удостоверяющие центры устраняют их в кратчайшие сроки.

Отправка электронной отчётности

Для того чтобы сдать электронную отчётность, компьютер должен быть подключен к интернету.

После того, как выбран удостоверяющий центр, получен ключ ЭЦП и установлено необходимое программное обеспечение, пользователь может начинать работать в системе.

Обычно перед этим сотрудники центров проводят обучение и рассказывают, как работать с электронной отчётностью. Схема действий выглядит следующим образом:

  1. Отчёт сформирован в бухгалтерской программе;
  • Отчёт в формате xml выгружается в каталог на компьютере;
  • В программе по сдаче электронной отчётности указывается путь к файлу с отчётом и далее, в зависимости от системы осуществляется его проверка и отправка;
  • Процесс сдачи отчётности проходит в четыре этапа: получение квитанции о том, что отчёт отправлен, далее, что он получен проверяющим органом, затем пользователь получает квитанцию о приеме и на заключительном этапе извещение о результате обработки;
  • Если отчёт не содержит ошибок, приходит положительный ответ в извещении от проверяющего органа, после чего считается, что отчётность сдана. Если были допущены ошибки, то пользователь получает протокол с их перечнем.
  • Выбрать оператора электронной отчетности можно на нашем портале. Перейти к выбору?

    Источник: http://ppt.ru/news/128098

    Плюсы и минусы электронной отчетности

    В настоящее время отправка электронной отчетности в самые различные контролирующие органы получает все большее распространение.

    Пенсионный фонд, Налоговая инспекция, Госкомстат и Фонд социального страхования, любая отчетность может подаваться в эти государственные органами руководителями и бухгалтерами предприятий, прямо не выходя из офиса, достаточно просто закупить специальные программы и подключить интернет. 

    ПО для отправки отчетности чем-то напоминает менеджеры электронной почты, с одной большой разницей, документы которые входят в отчетность должны быть заверены электронной цифровой подписью.  

    Сдача электронной отчетности имеет как свои плюсы, так и минусы, при этом как отмечают эксперты плюсов намного больше.

    Плюсы  электронной отчетности

    Среди плюсов отправки электронной отчетности можно выделить:

    • Значительная экономия времени.  Отправить электронную отчетность можно прямо своего рабочего компьютера, при этом совершенно не нужно ехать куда-то и тратить целый день в очереди. К тому же нередко налоговая находится в одном конце города, а внебюджетные фонды в другом и приходится тратить даже не один, а несколько дней только для того чтобы отвезти годовую отчетность на проверку лично.   
    • Увеличение срока сдачи отчетности, ведь для  подачи документов в контрольные государственные органы необходимо успеть сделать это в течение рабочего дня, а закончить оформление документов необходимо как минимум на день раньше последнего дня срока.  Отправка электронной отчетности может проводиться до 23.59 последнего дня срока сдачи отчетности. 
    • Любые изменения в формах документов в программах, предназначенных для отправки электронной отчетности, проходят автоматически вместе с загруженными на компьютер обновлениями.
    • Заполняя документы электронной отчетности, как только произошла ошибка, программа сразу уведомляет об этом, к тому же после того налоговая приняла отчет на проверку, приходит подтверждение того что отчетность принята. 

    Минусы электронной отчетности

    Нельзя не отметить  и  минусы электронной отчетности

    • Отправка отчетности через  интернет не бесплатная услуга, за нее нужно платить, в среднем около 14 000 в год
    • Электронная отчетность полностью зависит от наличия интернета, если он есть, то отчетность ушла, а вот если его нет, то сдать не получится

    В целом же можно сказать, что отправка электронной отчетности в государственные органы сильно облегчает жизнь бухгалтерам, экономит время и деньги, которые порой приходится платить за несданную вовремя отчетность. 

    Почему выгодно подключаться к такском через компанию Аист

    Источник: https://Taxcom.su/plysu-i-minysu-elektronnoy-otchotnosti.html

    Электронная отчётность: за и против

    Итак, реалии сегодняшнего дня таковы, что на первом месте в работе любого бухгалтера стоит автоматизация его труда, его усилий. Будь то обыкновенный табличный редактор Excel, или профессиональная бухгалтерская программа на базе 1С: Предприятие. И отчетность – не исключение.  Какие же плюсы и минусы у сдачи отчетности в контролирующие органы в электронном виде?

    Положительные моменты в подаче отчетности в электронном виде

    Никуда не нужно ходить!!!

    Итак, первый плюс. Самый главный, который практически освобождает бухгалтеру как минимум два-три часа для нормальной работы. Вы не стоите несколько часов в очереди к заветному окошечку среди толпы таких же бухгалтеров и ФЛП в тесном и душном коридоре. А иногда и на морозе на улице, поскольку коридор уже занят.

    У меня несколько раз была такая ситуация, что, простояв в очереди несколько часов, когда уже остается один человек впереди, я уже готова подать заветные бумажки инспектору… НО! Передо мной окно закрывается и слышится голос: «17.00. Рабочий день окончен! Приходите завтра!» А завтра очередь уже в 8.00, окно откроется только в 10.

    00, на улице 25 градусов мороза… И, не дай бог,  в отчёте что-то не так заполнишь! Опять всё по-новому.

    Намного легче, сидя в теплом кабинете, попивая горячий чай, заполнить отчёт, нажать кнопку «проверить», а потом – «подписать» и «отправить». Спустя несколько минут получить вторую квитанцию. Даже если и не примут с первого раза, никуда не нужно бежать, достаточно снова отправить исправленный отчёт.

    Второй плюс. Не нужно писать руками. Всё набирается на компьютере, и, самое главное, остается доступно для любых последующих изменений. Повторно сделать отчет становится легче – достаточно скопировать предыдущий и немного подправить.

    Третий плюс – это полное отсутствие общения с инспекторами. Никто не завернёт Ваш отчет из-за того, что ему не понравятся цифры (то ли убытки покажете, то ли НДС к возврату, то ли не оплатили налог до момента сдачи отчета).

    Четвертый плюс: в Аккредитованном центре сертификации ключей Информационно-справочного департамента Миндоходов  при Вашей налоговой службе ключи на два года (а в перспективе – на пять) можно получить абсолютно бесплатно.

    А самое главное: возможность отправки отчетов из любой точки Земного шара (был бы только Интернет). Представляете, Вы в отпуске на Гаваях, нежитесь на солнышке и лёгким взмахом пальцев по клавиатуре отправляете квартальный или месячный отчёт! Красота!

    Минусы подачи отчетности в электронном виде

    Первый минус – необходимость лично появиться либо в Аккредитованный центр сертификации ключей Информационно-справочного департамента Миндоходов  при Вашей налоговой, либо обратиться в любой другой сервисный центр и сгенерировать ключи.

    И, если в налоговой службе Вам ключи выдадут бесплатно, то другие организации за них хотят денег. Если Вы работаете с печатью – то нужно как минимум два ключа – директора и печать. Если есть бухгалтер – ещё один.

    А если Вы плательщик НДС – то и ответственному лицу за НДС-ный учет ключ нужно отдельно.

    Следующий минус – нужна программа, которая позволяет подписать и отправить отчёты. Зачастую, в демо-режиме программы позволяют только подписать и отправить импортированные отчёты, без их распечатки, и получить квитанции.

    Набрать отчет, особенно собрать в пакет и пакетно отправить, можно только в платной версии программ.

    Созданное бесплатное программное обеспечение ДФС (электронный кабинет и единое окно) содержат ошибки или отправляют отчеты только в налоговую инспекцию.

    Ну, и третий, но самый главный, недостаток – необходимость иметь под рукой компьютер, подключенный к Интернету, электронную почту, и электричество в сети (в эпоху аварийно-веерных отключений это очень важно).

    Читайте также:  Ввод нового участника в состав учредителей: пошаговая инструкция

    Итак, теперь выбор за Вами. Внимательно взвесьте все за и против, и решите для себя: Вы так по старинке и будете заполнять отчеты шариковой ручкой и носить в контролирующие органы, или обзаведётесь ключами электронной цифровой подписи и будете отправлять через Интернет.

    Елена Шевгота

    Источник: https://TextMagic.ru/elektronnaya-otchyotnost-za-i-protiv

    Отчётность в электронном виде плюсы и минусы

    Консалтинговая группа «ЮКОМ» заключила договор на передачу отчётности в электронном виде своих клиентов. Сдача отчётности по ТКС в нашей компании стоит всего 100 руб. за 1 отчет

    Представление налоговой и бухгалтерской и иной отчетности через электронные сервисы значительно экономит время бухгалтерам. Достаточно иметь отчет в электронном виде на флэш носителе и отчетность за считанные минуты отправляется в налоговый или иной контролирующий орган.

    В чём же плюсы сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) наших клиентов?

    1. Не нужно лично идти в инспекцию — экономия времени.
    2. В программу выгружаются отчеты и декларации из 1С.
    3. В программу передачи отчетности по ТКС «вшиты» все необходимые контрольные соотношения. Если отчеты или декларации содержат ошибки, программа их просто не отправит, а перечислит ошибки и заставит исправить. Пока отчет не будет удовлетворять регламентам налоговой службы, отчетность программа не отправит. Нашли ошибку, исправили — все контрольные соотношения соблюдены — отчет отправлен. Так же при передаче невозможно допустить технические ошибки: не указан код (отчётного периода, местонахождения, статуса налогоплательщика, ОКТМО и так далее), не указан КБК, нет подписи и так далее. Система автоматически выдаёт ошибку, если нет необходимой информации. И пока она не будет устранена, работать с формой и отправить ее по назначению не получится. Вот такой алгоритм работы в программе.
    4. В программе всегда актуальные формы отчетов.
    5. Если директор в командировке, то бухгалтеру не надо его дожидаться. Для отправки отчетов применяется электронно-цифровая подпись. Например, вся отчетность наших клиентов отправляется с нашей электронно цифровой подписью (далее ЭЦП).
    6. Время сдачи отчетности — указанный в законодательстве день до 24 часов.
    7. Вы получаете подтверждение отправки и принятия налоговым органом, статистикой, ФСС и Пенсионным фондом. Этот документ подтверждает и доказывает сдачу отчета.
    8. Вся отчетность, которая отправляется по телекоммуникационным каналам связи, .защищена от доступа к ней третьими лицами.
    9. Мы отправляем за клиента отчетность и получаем от налогового органа для клиента требования или иные письма. Наши налоговые консультанты готовы помочь клиенту подготовить ответ на любое требование налоговиков.
    10. Мы отправляем не только отчетность, но и письма в налоговый орган, а так же иные документы.

    А теперь рассмотрим минусы:

    1. Технические сбои в работе системы. Именно поэтому не нужно оставлять на последний момент сдачу отчетности.
    2. Клиент пришел один раз и передал через нас свой отчет. Мы ему выдали целый пакет документов: договор на передачу отчетности по ТКС, счет на оплату и акт выполненных работ. В договоре в обязательном порядке мы требуем фиксировать телефоны и адреса электронной почты, на которую мы отправляем полученные для клиента письма и требования. В случае если, клиент проигнорировал наши стандарты и не оставил свои координаты. мы квитанцию о получении налоговых уведомлений и требований отправили в ИФНС во время. А клиент документы в налоговую по этим требованиям не представил. Как следствие налоговики клиенту заблокировали счет. Клиент начинает выяснять причину блокировки счета. И выясняется, что его элементарная небрежность или игнорирование наших требований в заполнении обязательных реквизитов договора подвела самого клиента.

    Источник: http://ukom-group.ru/news/41

    Электронная отчетность. Плюсы и минусы

    В начале 90-х очереди стояли за колбасой. Времена изменились, однако, галдящую толпу людей, выстроившуюся в змеящийся хвост, можно увидеть и теперь.

    Все так же люди нервничают, предупреждают, если надо куда-то отойти, а потом рьяно отстаивают свои права на занятое ранее место. Но тянется очередь не в продуктовый отдел универмага, а к окошку или в кабинет налогового инспектора, устало перебирающего документы.

    А цель собравшихся и терпящих неудобства отнюдь не приобретение редкого деликатеса, а сдача налоговой отчетности.

    В последнее время проблему бесконечных «живых» очередей пытаются и решают с помощью автоматов очередей электронных, которые можно увидеть не только в налоговых органах. Но даже это не позволяет предпринимателям вздохнуть спокойно в периоды сдачи отчетов и деклараций.

    Ведь все равно, чтобы добраться до заветного инспектора, уходит, иной раз, по нескольку часов, столь дорогих (в прямом и переносном смысле) для бизнесменов. Поэтому, такая услуга, как «предоставление налоговой отчетности через интернет» многим кажется весьма привлекательной.

    Ведь, если вдуматься, что может быть проще, чем одним движением пальца, щелчком мышки отправить необходимые сведения в налоговую, и жить дальше с чистой перед законом совестью?

    Но, как говорится: «У медали две стороны», и у заманчивого предложения «интернетной» отчетности имеются свои недостатки. Как и достоинства. Если говорить и о тех и о других подробнее, то получится следующее. К достоинствам можно отнести:

    • экономию сил и времени. Как уже упоминалось выше, электронный документооборот исключает необходимость визитов в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды;
    • удобство заполнения форм. Даже если Вы совершите ошибку в заполнении документов, программа непременно укажет на это. К тому же Вы всегда можете быть уверены, в том, что заполняете именно ту форму, которую нужно;
    • уверенность в том, что отчетность поступила в налоговый орган и принята им. Заполнение электронных форм исключает наличие «роковых» ошибок, грозящих, впоследствии, штрафами и блокировкой счетов;
    • сдать отчетность через интернет можно в любое время суток, а не только в часы работы налогового органа.

    А теперь о недостатках:

    • электронный документооборот целиком и полностью зависит от наличия интернета и при неполадках с ним невозможен;
    • установка программы для сдачи отчетности через интернет – платная. В настоящее время существует немало компаний, предлагающих помощь в данной области. И каждая из них предлагает свои пакеты услуг по собственным тарифам.

    Вот, пожалуй, и все. Удобства электронной сдачи отчетности, конечно, на лицо, но некоторые, все же предпочитают больше доверять проверенным методам. И в этом нет ничего страшного, налоговая с тем же успехом принимает отчетность и на бумажных носителях. Тут уж каждый определяет для себя сам: удобнее, привычнее, надежнее, безопаснее… Дело выбора.

    Источник: https://www.blh.ru/blog/sistema_elektronnoy_otchetnosti.html

    Электронная сдача отчетности: в каком случае обязательна, что нужно, операторы, стоимость, бесплатные способы

    Нормами правовых актов предусматривается обязанность хозяйствующих субъектов отправлять в налоговые органы, в Росстат, во внебюджетные фонды и другим получателям, определенные формы отчетности. Уже определенное время действует электронная сдача отчетности. Причем для некоторых категорий организаций она должна осуществляться в обязательном порядке.

    Способы сдачи отчетности

    Субъекты бизнеса имеют несколько способов подать отчеты получателям, среди них можно назвать следующие:

    1. Непосредственно инспектору лично — самый доступный способ для небольших предприятий и предпринимателей. Необходимо принести в контролирующий орган отчеты на бумаге в двух экземплярах и сдать их инспектору. Если документы представляет представитель, необходимо предъявить также документы, устанавливающие его полномочия. Однако, этот способ имеет ограничения. Для определенных отчетов он не доступен при превышении определенного нормами законодательства числа работающих.
    2. Отправить отчеты письмом через почтовые отделения или курьерскую доставку – в этом случае отчеты на бумаге помещаются в конверт, делается их опись, и письмо заказным способом уходит в контролирующий орган. Так же как и при личном представлении отчетов, для некоторых субъектов этот способ недоступен из-за существующих ограничений.
    3. Сдача отчетности в электронном виде — этот способ направления отчетов контролирующим органам доступен всем, у кого есть доступ к Интернету и электронная цифровая подпись. Для определенных категорий субъектов хозяйствования должен использоваться именно этот вариант.

    В каком случае обязательна электронная сдача отчетности

    Законодательные нормативы закрепляют случаи, когда сдача отчетность через интернет должна осуществляться:

    • Если субъекты бизнеса сдают декларации по НДС — для данного отчета предусмотрена только электронная форма сдачи.
    • Для организаций и ИП, численность работников которых превышает 100 человек. Эти субъекты должны подавать отчеты в налоговые органы только в электронном виде. Правило действует как для вновь созданных компаний с численностью трудящихся более 100 человек, а также для уже существующих, если численность сотрудников за предшествующий год у них более 100 человек.
    • Отчеты в ПФР и ФСС нужно сдавать обязательно в электронном виде, если у субъектов бизнеса среднее количество работников более 25 человек.
    • Электронная отчетность в ИФНС обязательна для расчета по страховым взносам и по НДФЛ, если численность трудящихся в компании более 25 человек.
    • Организации, признаваемые крупнейшими налогоплательщиками.

    бухпроффи

    Внимание! Субъекты хозяйствования должны помнить, что если не соблюдать предусмотренные для них способы сдачи отчетности, их могут привлечь к предусмотренной законодательством ответственности.

    Источник: https://buhproffi.ru/otchetnost/elektronnaya-sdacha-otchetnosti.html

    Бухгалтерская электронная отчётность и её особенности

    Добавлено в закладки: 0

    Бухгалтерская отчётность – это систематизированные и группированные данные, которые наиболее полно раскрывают финансовое положение предприятия. Вести документацию в бухгалтерии обязаны все организации ещё с 2013 года.

    Это относится и к тем предприятиям, которые находятся на упрощённой системе налогообложения.

    Нововведения коснулись тех организаций, чей штат составляет более 100 человек – теперь они обязаны вести всю бухгалтерию в электронном виде.

    Сегодня многие бухгалтера ознакомились и успешно используют в своей деятельности программу 1С, однако для некоторых “электронная отчётность” всё ещё остаётся пугающим термином.

    На самом деле вести документацию в электронном виде гораздо легче для организации, чем это может показаться на первый взгляд.

    Сдача отчётов в электронном виде существенно экономит время, которое могло быть потрачено на разъезды и ожидание в длинных очередях. Все операции теперь выполняются, не выходя из офиса.

    Преимущества подачи электронной отчетности

    Электронная отчётность имеет ещё множество преимуществ:

    1. На составление отчётов теперь потребуется гораздо меньше времени.
    2. Допустить ошибку или неточность теперь невозможно.
    3. Отчётность можно легко сдавать при помощи интернета.
    4. Теперь бухгалтер не окажется в ситуации, когда инспектор отказывается принимать отчёт, если в нем имеются неприемлемые показатели.

    После отправки документов, налогоплательщик получает извещение о получении документации, квитанцию об её приёме и извещение о вводе. Это происходит для того, чтобы подтвердить факт отправки отчётности и принятия её налоговой службой. Специальные операторы в свою очередь имеют лицензию на деятельность и обеспечивают конфиденциальность всех файлов, которые пересылаются в электронном виде.

    Какие документы можно подавать в электронном виде

    Большинство организаций теперь не должны предоставлять промежуточную отчётность, а только годовую. Её нужно отправить в 2 структуры:

    1. Налоговую службу.
    2. Государственный комитет статистики.

    Передача электронной отчётности в первую структуру обязательна. Конечно, это облегчит процесс отправки данных бухгалтером, но в свою очередь и потребует специального разрешения для работы с электронной отчётностью.

    Существуют специальные программы, которые поддерживают возможность формирования отчётности, её импорт из других программ и сдачу её в соответствующие инстанции. Они имеют специальную встроенную проверку, что позволяет исключить наличие ошибок в отчётности. Подписывать документы и отправлять их можно из самой программы.

    Также они могут выполнять функцию наложения электронной цифровой подписи на любой файл (специальная защита документа).

    В настоящее время подавать в электронном виде можно любой документ, будь то бухгалтерский баланс или отчет о финансовых результатах. Эта процедура удобная для индивидуальных предпринимателей, у которых нет бухгалтера. Для сдачи отчетов ему достаточно разбираться в программе 1С и иметь доступ к сети интернет.

    Читайте также:  Платёжное поручение с 1 декабря 2017 года: нововведение

    Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот

    Перед подачей отчётности необходимо выполнить некоторые указания. Для начала нужно получить специальные усиленные сертификаты для электронных ключей.

    Они должны быть у каждого лица, который имеет право ставить свою подпись на документы (руководитель, бухгалтер и пр.). Их приобретение возможно в специальных центрах сертификации ключей.

    Центры должны быть аккредитованными, а о их местонахождении можно узнать в налоговой службе. Эта услуга платная, о стоимости сертификата для одного лица можно узнать в самом центре.

    Затем в налоговой службе необходимо взять текст договора о признании электронных документов. Его также можно скачать с официального сайта.

    Одновременно с этим загружается специальное программное обеспечение, которое поможет формировать отчётность и отправлять её в надлежащие службы.

    Только после этого подписываются два образца договоров, их вместе с сертификатами ключей (можно на различных электронных носителях) необходимо отнести в налоговую службу по месту регистрации. Когда договора будут подписаны, один экземпляр возвращается бухгалтеру.

    Чтобы получить электронный ключ понадобится любой электронный носитель, однако их должно быть столько, сколько на предприятии лиц, нуждающихся в подписи. Электронная цифровая подпись будет получена меньше чем за полчаса, такие ключи будут работать ровно 2 года.

    При её получении необходимо будет ввести специальный пароль для каждой из них. Пароль не должен быть чересчур сложным, ведь если он будет утерян – восстановлению не подлежит (а цифровую подпись придется менять). С собой необходимо иметь такой перечень документов.

    Документы

    1. Копия паспорта и ИНН руководителя компании.
    2. Копия свидетельства о регистрации предприятия.
    3. Копия документа, согласно которому руководитель был назначен на эту должность.
    4. Копия устава, которая должна быть заверена нотариусом.
    5. Копия свидетельства о том, что предприятие является плательщиком налогов.

    6. Договор о предоставлении услуг электронной цифровой подписи.

    Отчёты перед подачей необходимо сформировать в программе 1С, затем они загружаются в специализированную программу и на них накладывается электронная подпись и печать организации. Весь процесс занимает несколько минут.

    Затем отчёт отправляется на заранее указанную электронную почту налоговой службы, после чего должно прийти сообщение о доставке.

    Все квитанции должны сохраняться, а отчёты должны быть сданы своевременно, чтобы не выплачивать штрафы.

    Программное обеспечение

    На официальных сайтах Налоговой службы и органов статистики выложены специальные электронные формы документов. Это значительно упрощает работу бухгалтера или руководителя организации.

    Кроме того в целях стимулирования перехода на электронный документооборот Налоговая инспекция разрабатывает электронные версии документов по учету перемещения товаров, осуществления взаимодействия с другими юридическими лицами в сфере услуг и работ.

    Если не удается самостоятельно разобраться с электронным документооборотом, для этого существуют специальные частные фирмы. Они помогут собрать документы для заключения договора об электронной сдачи отчетности, получить ключи и электронную подпись, подобрать программу для отчетности. Кроме того, бухгалтер может пройти специальные тренинги и учебные курсы по электронному документообороту.

    Программное обеспечение, используемое в целях подготовки отчетности в электронном виде, довольно многообразно. Существуют как платные версии, так и бесплатные (на сайте Налоговой службы). Выбор должен быть основан на функциональных возможностях и цене на программный продукт.

    Передача любых первичных документов, имеющих отношение к финансовым потокам, должна быть оформлена с применением электронной подписи и осуществляться через специальные компании – операторы. Отправленный просто по электронной почте, он не будет иметь юридической силы.

    Таким образом, многие организации оценили удобство предоставления годовых отчетов в электронной форме. Подаваемые через специальные организации, с которыми заключен договор о сотрудничестве, электронные документы имеют значимость и конфиденциальность. Этому способствует и электронная подпись, которая придает им юридическую силу, например, при судебных разбирательствах.

    Источник: https://biznes-prost.ru/podacha-elektronnoj-otchetnosti.html

    Сдача электронной отчетности бесплатно — миф или реальность

    Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

    Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности — максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

    Сразу обозначу область — будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

    Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

    Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

    Полезные ресурсы и материалы:

    Необходимое программное обеспечение

    Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

    1. Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
    2. Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
    3. Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

    Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

    Краткий обзор рынка

    Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь.

    Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

    Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

    На сайте Федеральной налоговой службы РФ приведен список Организаций — операторов Электронного Документооборота.

    Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

    Заполнение и составление отчетности

    Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.).

    Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями.

    Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

    В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

    Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

    Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

    Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

    Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

    Передача отчетности

    Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

    Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

    Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

    Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

    Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

    На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров, в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

    Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца.

    Для экономии можно поставить версию КриптоПро 3.9, а потом установить КриптоПро 4.0 (подробнее о поддерживаемых ОС), выиграв 6 месяцев бесплатной работы.

    Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

    Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

    Upd: Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP.

    Другие способы экономии

    Есть еще один вполне простой способ экономить — всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

    КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй — не хочу!

    Итоги

    При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р.

    Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.).

    Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

    Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

    Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

    Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП.

    Читайте также:  Нужно ли хранить z-отчеты онлайн-кассы

    При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений.

    Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

    Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.

    Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

    • СБиС;
    • Контур.Экстерн;
    • Такском;
    • Астрал;
    • Фельдъегерь.

    Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

    Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

    • Небо;
    • ImBoss;
    • Эльба;
    • Контур.Бухгалтерия;
    • БухСофт-Онлайн.

    Не проще ли купить комплексное решение?

    Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора — взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

    По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

    Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.

    Также стоит иметь ввиду, что маркетологи отлично выполняют свою работу и грамотно навязывают дорогостоящие решения (от 6000 руб. и выше). Несмотря на то, что пользователю требуется сдавать всего два-три отчета.

    Пресловутый человеческий фактор

    За свою практику я встречал много различных бухгалтеров. Среди них были молодые девушки, впадающие в ступор при перемещении ярлыка в другой угол на рабочем столе. Были и пожилые матроны, умеющие чистить Cookies в браузере. Многое зависит от человеческого фактора, который тоже следует учитывать.

    Порой целесообразнее выбрать готовое комплексное решение и перекинуть тугого бухгалтера на плечи официальной технической поддержки спецоператора связи, сэкономив свои нервы и время (это спорный момент).

    Есть категория бухгалтеров, которые видят в спецоператорах некоторый гарант спокойствия или козлов отпущения, на случай неоднозначных ситуаций. Многие спецоператоры предоставляют официальные письма в случае каких-либо технических проблем.

    Заключение

    Как видно, сдать электронную отчетность не заплатив ни рубля — можно. Но временно. Использование официальных бесплатных ресурсов требует определенных денежных затрат. С другой стороны, по рамкам этого бизнеса, 1500 рублей — смехотворная сумма.

    К минусам бесплатных решений можно отнести их фрагментированность, что не является проблемой при небольших объемах отчетности.

    При грамотном подходе со стороны системного администратора и адекватности бухгалтера, бесплатное решение можно настроить не хуже платного.

    Дальнейшее сопровождение обоих вариантов все равно потребует периодического вмешательства со стороны системного администратора (обновление КЭП и корневых сертификатов, исправление xml, настройка криптопровайдеров и прочие сопутствующие проблемы).

    Спасибо, что дочитали до конца. Пишите в комментариях, если есть вопросы или я что-то упустил.

    Upd: Спасибо за ценные комментарии (раз и два) пользователям Niklsmgn и shachneff.

    Источник: https://habr.com/post/300732/

    Выбираем систему для отправки электронной отчетности

    Какую систему выбрать для сдачи отчетности через интернет? Этот вопрос является самым важным для тех, кто решил перейти на «безбумажные» отношения с инспекцией. Для ответа на него бухгалтеру необходимо знать, чем принципиально отличаются существующие системы.

    А бухгалтерам, которые уже сдают декларации в электронном виде, приведенное в нашей статье описание систем поможет быстрее находить выход из сложных ситуаций. Таких, например, как поломка компьютера или отключение интернета в момент подготовки отчетности к отправке.

     

    В данный момент существует более 10 лицензированных систем для формирования и отправки отчетности.

    Однако большинство из них не имеют принципиальных отличий друг от друга — разными в них является только набор сервисов и марка производителя.

    Что же касается принципа работы, то все системы делятся всего на две категории. Это офлайн-системы (их также называют «толстый клиент») и онлайн-системы («тонкий клиент»).

    Офлайн-система

    При использовании офлайн-системы программа устанавливается на компьютер налогоплательщика. Соответственно, формирование отчетности происходит на жестком диске компьютера.

    Когда отчетность сформирована, бухгалтер подписывает ее закрытым ключом своей электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Затем шифрует получившийся файл с помощью открытого ключа ЭЦП «своей» инспекции, и отправляет отчет.

    Подключение к интернету требуется ему только в этот момент — непосредственно перед отправкой.

    Отчет (зашифрованный файл) пересылается по электронной почте на сервер спецоператора связи. Получив отчет, спецоператор по электронной почте высылает налогоплательщику подтверждение — файл, подписанный ЭЦП спецоператора.

    А сам отчет спецоператор высылает на сервер инспекции. То есть отчет проходит два отрезка пути. Первый — от компьютера налогоплательщика до сервера спецоператора. Второй — от сервера спецоператора до сервера инспекции.

    Аналогичным образом — от сервера инспекции через сервер спецоператора до компьютера налогоплательщика — движутся и документы, которая инспекция высылает налогоплательщику.

    Это квитанция, которая подтверждает, что отчетность дошла до сервера инспекции, и квитанция (либо протокол входного контроля) о приеме декларации, в которой указывается, принят отчет или нет, и сообщается о причинах отказа.

    Всего на рынке представлено более 10 офлайн-систем. Наибольшей популярностью (количество абонентов исчисляется сотнями тысяч) пользуются «Такском-Спринтер», «СБиС++», «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн Лайт».

    Плюсы

    1. При использовании для доступа в интернет dial-up соединения («слабый» канал доступа) офлайн-системы более удобны, чем онлайн-система.

    Минусы

    1. Самостоятельная установка обновлений. В офлайн-системах налогоплательщики должны самостоятельно устанавливать новые форматы налоговых деклараций. Если бухгалтер не установит обновления, отчетность не будет принята инспекцией.

    При этом установка обновлений нередко оборачивается нештатными ситуациями, которые делают невозможной отправку отчетности.

    Например, некоторые системы имеют такой недостаток: если во время скачивания обновления произойдет отключение интернета, отправить отчетность будет невозможно.

    Старый формат декларации будет удален с компьютера, а новый не будет установлен. Кроме того, если операционная система (скажем, Windows) налогоплательщика имеет какие-то изъяны (например, установлена нелицензионная система или в пакете не хватает какой-либо программы), то установка обновлений может оказаться невозможной.

    Наконец, проблемы могут возникнуть, когда слишком много бухгалтеров одновременно (например, в последние часы сдачи отчетности) попытаются скачать обновления с сервера. 2. Необходимость хранить архив на отдельных носителях. В офлайн-системах архив отправленных отчетов хранится в компьютере налогоплательщика.

    Соответственно, серьезная поломка компьютера приведет к потере отчетности. Поэтому отправленные декларации и расчеты после отправки необходимо копировать на другие носители. 3. Привязка к компьютеру, где установлена система для отправки.

    Если отчетность отправляется в последний день и во время ее подготовки либо сломается компьютер, либо отключат электричество (интернет), то бухгалтеру, скорее всего, придется срочно бежать на почту и отправлять декларации на бумаге. Причина в том, что программа для отправки установлена на конкретном компьютере.

    Соответственно, при его поломке отправить «электронную» отчетность будет невозможно. А на случай отключения электричества или интернета бухгалтеру понадобится «запасной аэродром». То есть офис или квартира, где в данный момент есть электричество, доступ в интернет и согласие хозяев компьютера на то, чтоб установить на него несколько программ.

    Причем, если при отключении интернета программу для отправки можно скопировать и перевезти на флэшке, то в случае перебоев с электричеством в запасной офис придется везти системный блок (ведь скопировать программу не получится).

    4. Меньшая определенность с фиксацией времени отправки отчета. Дата отправки фиксируется по подтверждению спецоператора связи. Допустим, налогоплательщик сдает отчетность через офлайн-систему «на флажке» (скажем, за несколько часов до истечения срока).

    Когда он отправит отчет по почте, ему придется какое-то время ждать, пока почта доставит отчет до сервера спецоператора и пока подтверждение пройдет обратный путь.

    Если почта по каким-либо причинам задержит отчет, может получиться так, что налогоплательщик уже после полуночи получит подтверждение, датированное более поздним, чем требуется, днем. И времени на то, чтобы исправить ситуацию, у него не будет.

    Онлайн-система

    Такая система в отличие от офлайн-системы подразумевает работу в браузере (например, Internet explorer). Это означает, что устанавливать специальные программы для формирования отчетности на свой компьютер не нужно.

    Используя сертификат своей ЭЦП, налогоплательщик заходит на сервер спецоператора, получает оттуда актуальные форматы и приступает к формированию отчетности.

    В самой распространенной онлайн-системе «Контур-Экстерн» данные можно вводить вручную, а можно прикрепить готовый файл, сформированный в бухгалтерской программе.

    При этом формирование, подписание и шифрование отчета производится на рабочем месте налогоплательщика. Отличие от офлайн-системы заключается в том, что все эти процессы происходят не на жестком диске, а с помощью так называемых временных интернет-файлов.

    (Именно эта особенность онлайн-технологии избавляет налогоплательщика  от необходимости следить за обновлениями и загружать их на жесткий диск своего компьютера). Следует пояснить, что работа в браузере (с временными файлами) не равнозначна работе на сервере спецоператора.

    Грубо говоря, кабель, обеспечивающий подключение к интернету (и, соответственно, соединение с сервером спецопертора), во время формирования, подписания и шифрования можно выдернуть из компьютера, и на работу с отчетностью это никак не повлияет. Соединение с сервером потребуется после подписания и шифрования отчета. Оно необходимо для его отправки.

    Когда соединение с сервером установлено, и бухгалтер нажимает кнопку «Отправить отчет» данные не отправляются по почте, а сразу сохраняются на сервере спецоператора. При этом подписанный налогоплательщиком отчет попадает на сервер спецоператора (и потом хранится там) только в зашифрованном виде.

    Через несколько секунд в окне браузера бухгалтер видит сформированное сервером подтверждение спецоператора, по которому фиксируется время отправки отчета. Затем сервер отправляет отчет в инспекцию. То есть отчет проходит один отрезок пути — от сервера спецоператора до сервера инспекции. Отрезок от компьютера до сервера спецоператора при использовании онлайн-системы отсутствует.

    Далее инспекция высылает налогоплательщику документы о приеме отчетности. Они в зашифрованном виде приходят на сервер спецоператора и сохраняются там. С помощью сертификата своей ЭЦП бухгалтер заходит на сервер и читает квитанции и протоколы.

    Оналйн-система имеет множество преимуществ, и пользоваться ей очень просто и удобно. А вот создать и поддерживать такую систему гораздо сложнее. Поэтому широкое распространение (около 1 миллиона абонентов) пока получила только одна онлайн-система для формирования и отправки отчетности — «Контур-Экстерн».

    Минусы

    1. При использовании для доступа в интернет dial-up соединения («слабый» канал доступа) работа с онлайн-системой может быть некомфортной.

    Плюсы

    1. Не надо устанавливать обновления. Свежие форматы деклараций и расчетов выкладываются специалистами производителя системы. Соответственно, описанных выше проблем, связанных с установкой обновлений, не возникает. Каким бы не был уровень «компьютерной» грамотности бухгалтера, он может быть уверен, что всегда сможет отправить декларацию в актуальном формате. 2.

    Не надо хранить отправленные отчеты. Все отправленные ранее отчеты в зашифрованном виде хранятся на сервере спецоператора. С помощью сертификата своей ЭЦП бухгалтер может получить к ним доступ с любого компьютера. Обратите внимание: чтобы получить доступ к отправленным ранее декларациям, необходимо хранить и те ключи, у которых уже истек срок действия.

    Отчетность, отправленную, скажем, в 2006 году можно прочитать только с помощью закрытого ключа, действовавшего в тот период. При этом ничто не препятствует бухгалтеру копировать хоть зашифрованные, хоть расшифрованные отчеты и хранить их у себя на любых носителях. 3. Бухгалтер не «привязан» к конкретному компьютеру.

    Если в последний день сдачи отчетности сломается компьютер, отключат электричество или доступ в интернет, отчетность можно будет отправить с другого компьютера. Для этого бухгалтеру потребуется только ру-токен (аналог флэшки) или дискета, где хранятся сертификаты ключей. Также необходима программа для шифрования «Крипто Про».

    Имея носитель с перечисленными данными, установив программу «Крипто Про» и прописав сертификат, можно отправлять отчетность. 4. Моментальная фиксация даты представления отчетности. Когда бухгалтер нажимает кнопку «отправить отчет», он не посылает его по почте, а сохраняет на сервере спецоператора.

    Поэтому подтверждение, по которому фиксируется дата отправки, формируется мгновенно. Поэтому в случае отправки декларации «на флажке» бухгалтер уже через несколько секунд после отправки может быть уверен, что он сдал отчетность вовремя.

    5. «Два в одном». Покупая онлайн-систему «Контур-Экстерн», бухгалтер получает офлайн-систему «Контур-Экстерн Лайт».

    Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2009/7/1798

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector