Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами (обязанности)

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами (обязанности)

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Во избежание споров такие обязанности должны быть изложены в должностной инструкции. В чем заключается работа бухгалтера с подотчетными лицами? Всё это подробно рассмотрено в статье.

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Итоги

В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:

  • осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
  • выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
  • соблюдать кассовую дисциплину;
  • отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
  • учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
  • отслеживать задолженность по подотчетникам;
  • контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
  • проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
  • принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
  • составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
  • проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
  • участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
  • передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.

Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.

Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.

Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.

Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.

И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).

В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:

  1. То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
  2. Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
  3. Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:
  • указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/obyazannosti_buhgaltera_po_raschetam_s_podotchetnymi_licami/

Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами

Для того, чтобы компании избежать возможных споров и разногласий, обязанности работников должны быть изложены в должностных инструкциях. В статье рассмотрим, в чем заключаются обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, а также разберем должностную инструкцию.

К обязанностям бухгалтера, работающего с расчетами с подотчетыми сотрудниками относят:

  • осуществление контроля первичной документации (в том числе заявлений, приказов, авансовых отчетов и т.п.);
  • выдача и/или перечисление денежных средств подотчетным лицам (авансы или перерасходы по предоставленным работникам авансовым отчетам);
  • соблюдение кассовой дисциплины;
  • отражение операций с подотчетниками в бухгалтерской системе;
  • учет ТМЦ, а также ОС, приобретенных подотчетными лицами как за наличный расчет, так и посредством оплаты банковской картой;
  • контроль задолженности подотчетных лиц;
  • проверка корректности заполнения подотчетными работниками авансовый отчетов;
  • контроль за сроками предоставления отчетов подотчетными лицами, а также возврата ими неиспользованных денежных средств;
  • прием и проверка документов, подтверждающих расчеты подотчетными лицами и прилагаемые ими к авансовому отчету;
  • составление по требованию руководителя аналитических отчетов по своему участку работы;
  • проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и оформление результатов проведенной инвентаризации;
  • активное участие в составлении плана счетов для работы, разработки форм первичной документации, если типовые формы по ним не предусмотрены;
  • передача отработанных, надлежащим образом оформленных документов в архив.

Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами: должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой свод определенных внутренних правил одной организации по определенной должностной единице. Составление данного документа не представляет особой сложности, однако некоторые руководители игнорируют ее составление, считая, что нужен он только в крупном бизнесе.

Однако, пренебрежение таким документом может привести к неприятным последствия. Предположим, что небольшую компанию на работу приняли бухгалтера. Отдельного бухгалтера по работе с подотчетниками нет, поэтому принятому сотруднику устно объясняют обязанности.

Новый бухгалтер может работать на отлично и добросовестно выполнять, порученные ему устно обязанности. Но возможно, что круг обязанностей он свой не поймет и не потянет.

А это может привести к ошибкам, а, что еще неприятнее – к штрафам после проверок контролирующими органами.

Что указывается в должностной инструкции бухгалтера с подотчетными лицами

При составлении должностной инструкции бухгалтера по работе с подотчетниками следует включить в нее следующее:

  • Подчиняется он в работе главному бухгалтеру.
  • Должностные обязанности (указанные нами выше).
  • Нормативные документы, которыми он должен руководствоваться при работе:
  • Указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» №3210-У от 11.03.2014;

Источник: http://online-buhuchet.ru/buxgalter-po-raschetam-s-podotchetnymi-licami/

Пример должностной инструкции бухгалтера по расчетам с поставщиками

Бухгалтер по расчётам с поставщиками — это сотрудник, основная функция которого очевидна из названия его должности. Далее речь пойдёт о положениях должностной инструкции для этого специалиста.

Стоит иметь в виду, что приведённые далее перечни не носят обязательного характера, отдельные их положения можно изменять или вовсе убирать из документа, составленного на конкретном предприятии.

Допускается и внесение новых пунктов, не противоречащих законам.

Раздел, описывающий основные положения инструкции для бухгалтера по расчётам с поставщиками и по первичной документации, может включать следующие пункты:

  • бухгалтер на данный пост назначается приказом, который издаёт генеральный директор и освобождается аналогичным образом;
  • представление о его назначении либо увольнении подаёт главный бухгалтер компании;
  • этому же должностному лицу данный сотрудник и подчиняется;
  • также указываются требования к этому бухгалтеру и необходимые ему знания, о них речь пойдёт ниже в соответствующем разделе данной статьи;
  • предписывается, что на период, в течение которого этот сотрудник отсутствует, на его должность назначается лицо для временного исполнения его обязанностей, при этом оно получает все права в отношении расчётов с поставщиками и несёт по ним надлежащую ответственность.

Также приводится список нормативных источников, которыми обязан руководствоваться специалист. Он включает:

  • различные законодательные акты, приказы, предписания и распоряжения:
  • материалы методического и нормативного характера, в которых содержатся нормы устройства бухгалтерского учёта на предприятии в отношении собственности компании, её обязательств, а также правила оформления документов отчётности;
  • нормативные акты предприятия локального характера, включая правила трудового распорядка;
  • приказами и предписаниями генерального директора компании и главного бухгалтера как непосредственного руководителя;
  • самой инструкцией.

Обязанности и задачи

Далее приведён перечень обязанностей и задач бухгалтера по расчётам с поставщиками.

На различных предприятиях его могут копировать, так и сокращать, исключая из него пункты, содержание которых неактуально для данной компании.

Бухгалтер по расчётам с поставщикам и по первичной документации:

  • осуществляет прежде всего непосредственно расчёты с поставщиками;
  • помимо этого принимает участие в деятельности, целью которой является исполнение на предприятии дисциплины в финансовых вопросах и разумное использование средств;
  • принимает у составивших и сам составляет документы, причисляемые к первичным, удостоверяющие события, относящиеся к хозяйственной жизни компании;
  • обнаруживает ситуации, в которых ответственные сотрудники допустили нарушения графика оборота внутри компании документов или нарущения норм, регулирующих передачу документов учёта, относимых к первичным;
  • систематизирует данные документы, оформленные в течение продолжающегося отчётного периода на основе принятого на предприятии подхода к их учёту;
  • на базе первичных документов составляет сводные для общего учёта;
  • подготавливает отправку в архив документов учёта, относимых к первичным, выполняет их копии, включая документы, которые подлежат изъятию согласно нормативным актам Российской Федерации;
  • снабжает предприятие сведениями, предназначенными для проведения инвентаризационного изучения его капитала и обязательств на основе действующих в нём ном проведения учёта;
  • заносит на счета бухгалтерского учёта все операции по оплате товаров поставщиков;
  • осуществляет контроль за соблюдением обязательств по отношению к поставщикам в надлежащий срок;
  • заносит записи в книгу продаж и книгу покупок;
  • производит проверку и регистрацию счетов, предназначенных к оплате, выполняет проверку их соответствия контрактам и отправляет их руководителям структурных подразделений организации для одобрения;
  • сопоставляет результаты расчётов с аналогичными результатами, получившимися у поставщиков;
  • подытоживает факты экономической и хозяйственной деятельности предприятия;
  • производит подсчёт остатков по счетам и итогов при аналитическом и синтетическом учёте;
  • собирает информацию с целью оформления главной книги и оборотно-сальдовой ведомости;
  • составляет пояснения, собирает требуемые документы для целей организации внутреннего контроля, аудита силами подразделений внутри предприятия и внешних организаций, а также при налоговой проверке либо ревизии документов;
  • передаёт регистры бухгалтерского учёта сотрудникам ведомств, уполномоченных производить их изъятие в соответствии с российскими законами;
  • занимается систематизацией регистров бухучёта, относящихся к отчётному периоду, а также производит их комплектацию.
  • отправляет в архив подлежащие этому регистры бухучёта;
  • создаёт копии регистров бухучёта по запросу имеющих право на их получение ведомств;
  • вносит в документы описание обнаруженных различий между сведениями, занесёнными в регистры бухучёта и реальным состоянием дел;
  • снабжает отражающими действительность сведениями и сопоставимыми сведениями, относящимися к учёту продукции, руководителей предприятия и иных лиц, имеющих на это право, в частности, инвесторов, кредиторов и сотрудников аудиторской компании и прочих;
  • представляет предложения относительно подробностей используемых для бухгалтерского учёта статей;
  • принимает участие в выработке первичных документов для тех видов операций, для которые не существует типовых документов;
  • также принимает участие в разработке документов, предназначенных для внутрифирменной отчётности;
  • принимает участие в инвентаризациях;
  • собирает сведения в сфере бухгалтерского учёта, которая была поручена ему;
  • обеспечивает сбережение документов бухгалтерии;
  • осуществляет отправку документов в архив;
  • создаёт базу данных, включающую бухгалтерскую информацию, которая относится к сфере его ответственности, ведёт эту базу и занимается её сохранением;
  • изменяет информацию нормативного и справочного характера, которую применяют при проведении операций с данными.
Читайте также:  Смена паспортных данных учредителя, директора ооо

Каждую неделю бухгалтеру по расчётам с поставщиками требуется сдавать:

  • оборотно-сальдовые ведомости за предшествующую неделю следует предоставить до полудня среды следующей недели;
  • книгу продаж и покупок за предшествующую неделю необходимо предоставить до полудня пятницы следующей недели.

Каждый месяц бухгалтеру требуется сдавать:

  • оборотно-сальдовые ведомости за предшествующий месяц — до 12 числа следующего;
  • книгу продаж и покупок за предшествующий месяц — до 16 числа последующего.

К бухгалтеру по расчётам с поставщиками по первичной документации выдвигаются следующие требования:

  • образование высшее либо средне профессиональное по направлению экономика;
  • продолжительность работы по специальности как минимум три года.

Сотрудник, претендующий на данную должность, обязан обладать знаниями по следующим предметам:

  • законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учёте, налоговое законодательство, нормативно правовые акты в сфере пенсий, соцстраха и медицинского страхования;
  • гражданское, таможенное и трудовое законодательство;
  • отечественная правоприменительная практика в области бухгалтерского учёта и разработки документов учёта, относящихся к первичным;
  • внутренние документы предприятия, в которых описывается:
    • порядок операций с учётными документами, относимыми к первичным;
    • порядок оценки объектов бухгалтерского учёта;
    • аспекты оплаты работы сотрудников;
    • детали, относящиеся к группировке данных, присутствующих в учётных документах первичного характера;
  • способы и приемы бухгалтерского учёта на предприятии;
  • план счетов и их корреспонденцию;
  • устройство оборота документов на различных участках бухгалтерского учёта;
  • порядок операций при работе с финансовыми средствами;
  • порядок расчёта с контрагентами.

За что отвечает сотрудник?

Бухгалтер по расчёту с поставщиками отвечает:

  • за недолжное исполнение порученных ему обязанностей, описанных в настоящей инструкции;
  • за иные нарушения. в том числе административного, уголовного, трудового и гражданского законодательства, в частности связанные с нанесением материального урона организации.

В данном видео интересные и полезные советы Ирины Хакамады о том, как стать действительно успешным бухгалтером и как построить карьеру на этом поприще.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/buxgalter-po-raschetam.html

Учет расчетов с подотчетными лицами — что это такое, счет 71, бухучете, актив и пассив в 2018 году

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты ↑

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

  1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
  2. Список лиц, которые могут получать деньги.
  3. Размер подотчетной суммы.
  4. Сроки возврата денег.
  5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
  6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
  7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
  8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Бухгалтерский учет Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации
Подотчетные лица Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства
Учет расчетов Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами
Синтетический учет Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков
Счет 71 Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода
Аудитор Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Кто осуществляет расчет

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ↑

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться служебной запиской, с отображением следующих данных:

  • цель расхода;
  • сроки;
  • сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Читайте также:  Оформление электронного больничного листа: как подтверждается получение, оплата
Дт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником» Кт 50 «Касса»
Дт 44 «Издержки на продажу» Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с ответственным лицом»

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Дт 71 «Расчеты с ответственным работником» Кт 50 «Касса»
Дт 25 «Общепроизводственные издержки» Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Дт 94 «Недостачи и…» Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по зарплате» Кт 94 «Недостачи и потери…»

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Дт 0 208XX 560 Наращивание дебиторской задолженности
Кт 0 20134 610 Выданы деньги из кассы предприятия
Кт 0 20135 610 Выбытие финансовой документации из кассы
Кт 0 20111 610 Списание денег со счета в казначействе
Кт 0 20121 610 Выбытие денег в банк
Кт 1 30405 XXX Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Дт 1 21003 560 Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Дт 0 20123 510 Поступление денег в банк
Кт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Вторая:

Дт 1 21003 560 Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 20123 610 Выбытие денег в банк

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

Дт 1 208XX 560 Увеличение дебиторки ответственного работника
Кт 1 21003 660 Уменьшение задолженности при осуществлении операций с фин. органом по наличным деньгам

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

Дт 0 10500 340 Увеличение цены материальных запасов
Дт 0 10600 000 Оплата нефинансовых активов
Дт 0 30200 000 Расчеты по взятым обязательствам
Дт 0 40120 000 Издержки текущего года
Дт 0 30403 830 Сокращение кредиторской задолженности по удержаниям из зарплаты
Дт 0 10900 000 Издержки на изготовление товарной массы
Кт 0 208XX 660 Снижение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

При возврате денег запись делается так:

Дт 0 20134 510 Поступление денег в кассу
Кт 0 208XX 660 Сокращение дебиторской задолженности подотчетных работников
Дт 0 20111 510 Поступление денег со счета в казначейства
Дт 0 20121 510 Поступление денег в банке
Дт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом
Кт 0 208XX 660 Сокращение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Документальное оформление расчетов

Документы по учету расчетов можно поделить на три вида. Первичная документация оформляется в бухгалтерии на основании служебной записки.

Второй вид документов работник подготавливает самостоятельно в процессе реализации производственной задачи. Сюда относятся:

После выполнения поставленной задачи оформляется итоговая документация. Работник должен подготовить авансовый отчет относительно израсходованной суммы денег и сдать его в бухгалтерию.

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

  1. Распоряжение об учетной политике.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Журналы регистрации.
  4. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
  5. Сметы представительских издержек.
  6. Заявления о выдаче денег.
  7. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Часто задаваемые вопросы ↑

При проведении учета расчетов с подотчетными работниками могут возникнуть следующие вопросы:

  1. Какие существуют особенности расчетов в бюджетных учреждениях.
  2. Может ли кассир выступать в качестве подотчетного лица.
  3. Основные проблемы при инвентаризации.
  4. Что делать при выдаче аккредитива.
  5. Как поступать при выявлении фальшивых документов.

Нюансы в бюджетных учреждениях

Общий порядок учета расчетов с подотчетными работниками в бюджетных учреждениях такой же, как для коммерческих организаций.

Видео: подотчет, на сколько можно выдать подотчетному лицу на наличные расходы

Однако Минфин рекомендует государственным предприятиям максимально сократить обращение наличных денег и перечислять их на банковские карты сотрудников.

Заявление на выдачу подотчетных денег пишется в произвольной форме (см. подзаголовок «Нормативное регулирование»). Деньги могут выдаваться на следующие цели:

  • заработная плата;
  • коммунальные услуги;
  • покупка материалов, основных средств;
  • закупка горюче-смазочных материалов;
  • издержки, связанные с командировкой.

Может ли кассир быть подотчетным лицом

Типовая форма документа находится в приложении №2. Поэтому при формировании списка работников, которые будут выполнять функции подотчетных лиц за основу можно взять перечень должностей, предусмотренных постановлением.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

  1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
  2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
  3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
  4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
  5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
  6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
  7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

Дт 0 201 06 510 «Поступление денег на аккредитивный счет» Кт 0 201 06 610 «Выбытие денег с аккредитивного счета»

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • код формы;
  • дата составления;
  • название организации, выдавшей документ;
  • суть операции;
  • наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
  • подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.

Источник: http://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Должностная инструкция бухгалтера по расчетам

Профессия бухгалтера сегодня, видимо, самая распространенная в мире: в наши дни без него не обходится ни одно предприятие.

Функции бухгалтера очень разнообразны. Это и учет материальных и нематериальных ценностей, и начисление зарплаты, и определение себестоимости продукции, и учет налогов, и расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Бухгалтер, как правило, имеет вполне определенную специализацию, хотя ориентируется во всех видах бухгалтерского учета. Профессия эта характерна нешироким кругом общения – бухгалтер больше имеет дело с документами.

У людей несведущих часто создается впечатление, что бухгалтер – небедный человек, поскольку «находится «рядом с деньгами».

На самом же деле главная задача бухгалтера – правильное оформление движения материальных ценностей, решение о которых принимает руководитель организации.

Работа бухгалтера контролируется его непосредственным руководителем – главным бухгалтером. Работа же всей бухгалтерии – руководством предприятия, а также указами и постановлениями Министерства финансов и налоговыми органами.

Несовершенство (а нередко прямое противоречие) отдельных статей законодательства требует от современного бухгалтера не только знаний его в мельчайших подробностях, но также умения ориентироваться в бухгалтерском учете таким образом, чтобы избежать серьезных штрафных санкций или налоговых обязательств предприятия.

Читайте также:  Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в 2018

Бухгалтер по расчетам: требования к должности

Одним из бухгалтеров-специалистов, входящих в состав расчетной группы, является бухгалтер по расчетам. Он назначается на должность руководителем организации. Представление на назначение делается главным бухгалтером.

Претендент на должность должен иметь высшее экономическое образование и работать по специальности не менее двух лет.

Бухгалтер по расчетам должен быть хорошо знаком с принципами ведения бухгалтерского учета, законодательством, нормативными актами и другими документами, регламентирующими работу бухгалтера.

Кроме этого, он должен знать структуру своей организации, ее профиль, финансовое состояние и перспективы развития.

Обязанности бухгалтера по расчетам

Обязанности этого специалиста вытекают из наименования должности. На нем лежит ответственности за все виды бухгалтерских расчетов, выполняемых в рамках деятельности бухгалтерии организации.

В частности, бухгалтер по расчетам принимает, анализирует и контролирует учет табелей рабочего времени и готовит табели к счетной обработке.

В его обязанности входит также контроль правильного оформления больничных листов, справок из лечебных учреждений о праве на временную нетрудоспособность и отсутствие на месте работы, а также готовит их к оформлению отчетности.

Бухгалтер по расчету начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам организации по ведомостям и контролирует расходование фонда оплаты труда. Он также начисляет страховые взносы, обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и правильность их оформления.

В расчетах с подотчетными лицами бухгалтер по расчетам контролирует соблюдение расчетно-кассовой дисциплины. Он собирает и готовит данные и документы, которые используются для составления балансов и других отчетов о доходах и расходах.

Совместно с другими специалистами бухгалтер по расчетам разрабатывает и внедряет эффективную плановую и учетную документацию, современные формы и методы учета бухгалтерского учета на основе самых современных средств и технологий. Он помогает сотрудникам организации в вопросах учета, контроля и отчетности, а также финансово-экономического анализа.

Бухгалтер по расчетам повышает уровень квалификации участием в семинарах и курсах по бухучету. По поручению своего непосредственного руководителя или его заместителя он может выполнять работы, которые непосредственно могут не относиться к его обязанностям.

В пределах полномочий бухгалтер по расчетам подписывает организационные, распорядительные, финансовые и платежные документы.

© BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/documents/3355/

Учет расчетов с подотчетными лицами

Большая часть денежных расчетов экономических субъектов осуществляется в безналичном порядке — посредством списания денежных средств со счетов, открытых в кредитных организациях, с аккредитивов и чековых книжек. Тем не менее иногда появляется необходимость осуществления расчетов наличными деньгами.

Как правило, наличными деньгами осуществляется оплата материальных запасов при их приобретении в розничной сети и оплата командировочных расходов. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными деньгами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам.

В организациях, имеющих структурные подразделения, весьма широко используется форма расчетов с работниками по заработной плате и прочим выплатам через подотчетных лиц (так называемых раздатчиков).

Также расчеты наличными деньгами через подотчетных лиц практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности.

Кассовые операции — расчеты наличными деньгами — необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах.

Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях — и некоторых видов внеоборотных активов (производственного и хозяйственного инвентаря, вычислительной и оргтехники, отдельных групп объектов нематериальных активов).

С другой стороны, широкое использование наличных денег для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а при определенных условиях — и для ухода от налогов (в частности, при реализации «серых схем» расчетов с работниками, привлекаемыми для выполнения работ или оказания услуг в приносящей доход деятельности). Поэтому расчеты наличными денежными средствами, как правило, являются объектом повышенного внимания при проведении контрольных мероприятий, в том числе налоговыми органами.

Основные требования к организации наличного денежного обращения установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/uchet-raschety-podotchetnye-lica

Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Расчеты с подотчетными лицами

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

  1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
  2. купить канцтовары и конверты;
  3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
  4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
  5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности.

Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д.

Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

  1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
  2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
  3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
  4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
  5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
  6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
  7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Читайте также!  Книга покупок и продаж — как правильно оформить?

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
  • Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
  • План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
  • Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Источник: http://vesbiz.ru/buxuchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector